Nhóm chính sách Quy định Hành vi của Nhân viên mua hàng

Bài viết này nằm trong loạt nội dung thảo luận về việc xây dựng chính sách mua hàng trong doanh nghiệp.

Nhóm chính sách này thể hiện cam kết của Ban điều hành – đảm bảo nhân viên mua hàng hành xử một cách đạo đức, trung thực, và chuyên nghiệp, đặc biệt trong những tình huống “nhạy cảm” hoặc không rõ ràng về mặt pháp lý nhưng tiềm ẩn yếu tố phi đạo đức.

Do đó, Bộ phận mua hàng cần xây dựng các chính sách để định hướng ứng xử trong những “vùng xám” này. Vì nhân viên mua hàng đại diện cho tổ chức trong các giao dịch thương mại, nên họ phải tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất theo chính sách của Ban điều hành và quy định của pháp luật.

Chính sách về Đạo đức (Ethics Policy)

Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, đều có chính sách được văn bản hóa thể hiện cam kết của Ban điều hành với hành vi mua hàng đạo đức.

Chính sách về chống Mua bán Đối ứng (Reciprocity Policy)

Thường có một chính sách chính thức thể hiện sự phản đối của Ban điều hành đối với các thỏa thuận mua bán đối ứng. Quan hệ đối ứng xảy ra khi nhà cung cấp bị gây áp lực/ép phải mua hàng hóa hoặc dịch vụ của bên mua hàng như một điều kiện để nhận được hợp đồng.

Chính sách này thường nêu rõ lập trường phản đối của Ban điều hành và liệt kê các hành vi cần tránh. Nhân viên mua hàng không được thực hiện các hành vi sau dưới bất kỳ hình thức nào:

• • Người mua hàng ưu tiên các nhà cung cấp đã từng mua hàng từ tổ chức của mình.
  • Người mua kỳ vọng nhà cung cấp phải mua hàng hóa/dịch vụ của doanh nghiệp mình như một điều kiện để đạt được hợp đồng.
  • Người mua hàng đánh giá cao hơn các báo giá cạnh tranh đến từ các nhà cung cấp đã mua sản phẩm của doanh nghiệp mình.

Đây là một lĩnh vực cần có chính sách rõ ràng từ Ban điều hành cấp cao, vì đây là chủ đề dễ gây tranh cãi. Tuy nhiên, một khi chính sách đã được ban hành, việc kiểm soát hành vi đối ứng sẽ trở nên tương đối đơn giản.

Liên hệ và Gặp gỡ Nhà Cung Cấp (Contacts and Visits to Suppliers)

Cần có quy định rõ ràng liên quan đến việc ai được phép liên hệ hoặc gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng. Chính sách này không chỉ áp dụng với nhân sự mua hàng mà còn với các phòng ban khác có thể có nhu cầu tiếp xúc với nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng cần kiểm soát việc liên hệ hoặc gặp gỡ khi không được cho phép/ủy quyền hoặc quá mức, vì điều này có thể gây phiền hà không cần thiết cho nhà cung cấp và làm gia tăng rủi ro phát sinh hành vi mua hàng không minh bạch.

Việc nhân sự không thuộc Bộ phận mua hàng tự ý liên hệ hoặc gặp gỡ nhà cung cấp có thể làm suy yếu thẩm quyền chính thức của Bộ phận mua hàng với tư cách là đầu mối thương mại chính. Do đó, cần tránh các tình huống mà trong đó nhà cung cấp có thể hiểu sai các phát ngôn hoặc quan điểm của nhân sự không thuộc Bộ phận mua hàng là những cam kết chính thức.

Nhân viên cũ làm việc cho Nhà Cung Cấp (Former Employees Representing Suppliers)

Đôi khi, một nhân sự rời doanh nghiệp và chuyển sang làm việc cho nhà cung cấp. Đây là điều đáng lưu ý vì nhân viên cũ có thể biết và có nguy cơ làm lộ thông tin mật (kế hoạch kinh doanh, chiến lược, giá cả…), tạo ra một lợi thế không công bằng cho nhà cung cấp đó.

Trong thực tế, có 2 phương án phổ biến để xử lý vấn đề này:

• • Xây dựng chính sách cấm thực hiện giao dịch thương mại với những nhà cung cấp sử dụng nhân viên cũ từng có quyền tiếp cận thông tin mật. Thời gian cấm này có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào vị trí và hoàn cảnh cụ thể.
  • Bổ sung điều khoản cấm nhân viên làm việc cho đối thủ cạnh tranh hoặc nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định sau khi nghỉ việc trong hợp đồng lao động. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro từ việc nhân viên cũ sử dụng lợi thế thông tin từ công việc cũ.

Báo cáo các Giao dịch Bất thường với Nhà Cung Cấp (Reporting of Irregular Business Dealings with Suppliers)

Chính sách này thiết lập cơ chế khuyến khích để nhân viên mua hàng hoặc nhân viên khác báo cáo các hành vi bất thường. Ví dụ bao gồm: nhận hối lộ từ nhà cung cấp, thiên vị người quen, chấp nhận báo giá trễ, sở hữu cổ phần trong doanh nghiệp nhà cung cấp, và các hành vi không thuộc hoạt động kinh doanh bình thường.

Chính sách cần nêu rõ:

• • Bộ phận nào là nơi tiếp nhận báo cáo vi phạm
  • Các biện pháp bảo vệ người tố giác
  • Yêu cầu phải báo cáo ngay khi có nghi ngờ

Chính sách này mang thông điệp rõ ràng rằng Ban điều hành không dung thứ cho các hành vi giao dịch không minh bạch của nhân viên.

KẾT LUẬN

Nhóm chính sách quy định hành vi của nhân viên mua hàng giúp:

• • Hướng dẫn ứng xử chuyên nghiệp, đặc biệt trong các tình huống dễ phát sinh tiêu cực.
  • Bảo vệ uy tín tổ chức trong hoạt động thương mại.
  • Ngăn ngừa rủi ro pháp lý và đạo đức, nhất là trong môi trường quốc tế, nơi một số hành vi sai phạm (như hối lộ) vẫn phổ biến.

Việc thực thi nghiêm túc các chính sách này thể hiện cam kết xây dựng một môi trường mua hàng công bằng, minh bạch và bền vững.