Công việc nhân viên mua hàng làm gì?

Nhân viên mua hàng làm công việc gì?- Chắc hẳn mọi người sẽ thắc mắc nhân viên mua hàng sẽ thực hiện công việc cụ thể gì? Những công việc này có giống nhau giữa các công ty không? Làm sao để biết năng lực và tính cách của mình có phù hợp ?

Để giải đáp những câu hỏi trên, cùng tim hiểu các chia sẻ thực tế của mình nhé

1. Phân loại công việc của nhân viên mua hàng

Nhân viên mua hàng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc trong quy trình mua sắm và các nhiệm vụ liên quan khác. Chúng ta có thể phân loại các nhiệm vụ này theo các tiêu chí sau:

Theo phạm vi công việc

Tùy thuộc vào từng của công ty, nhân viên mua hàng có thể đảm nhiệm một khâu hoặc tất cả trong quy trình mua hàng. Có thể kể đến việc lập kế hoạch mua hàng, xác định loại hàng hóa cần mua. Sau đó lựa chọn nhà cung cấp, phân tích và so sánh các nhà cung cấp, đàm phán giá cả. Cuối cùng lập hợp đồng, đơn đặt hàng, nhận hàng hóa và thanh toán.

Ở các công ty lớn, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất, một nhân viên mua hàng có thể chỉ phụ trách một phần công việc cụ thể trong quy trình, như quản lý giá (pricing), đặt hàng (ordering),…. Trong khi đó, tại các công ty vừa và nhỏ, nhân viên mua hàng thường đảm nhận toàn bộ quy trình trên.

Ngoài ra, với mua hàng nhập khẩu, nhân viên mua hàng có thể phải thực hiện các nghiệp vụ Logistics.  Bao gồm lựa chọn phương án vận chuyển, khai báo hải quan và xử lý các thủ tục nhập khẩu.

Theo chiều sâu công việc

Bộ phận mua hàng thường đảm nhận phần lớn công việc mua sắm của doanh nghiệp. Từ việc mua văn phòng phẩm, dịch vụ ăn uống, đến việc cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị phục vụ sản xuất. Tuy nhiên, ở mỗi công ty, tùy thuộc vào quy mô và chiến lược, lại có sự khác nhau. Nhân viên mua hàng có thể chuyên trách một mảng nhất định hoặc phụ trách nhiều mảng cùng lúc. Ví dụ, một nhân viên giỏi về kỹ thuật có thể chỉ mua sắm thiết bị cho nhà xưởng. Trong khi một nhân viên có kiến thức về ngôn ngữ có thể phụ trách các đơn hàng nhập khẩu.

Hình ảnh minh họa. Nhân viên mua hàng làm gì phụ thuộc nhiều vào sự chuyên môn hóa của một công ty

2.  Nhân viên mua hàng làm gì? Chi tiết nghiệp vụ

Vậy là ta cũng đã hiểu không phải tại bất kỳ nơi đâu, công việc của một nhân viên mua hàng cũng giống nhau. Để trả lời cho thắc mắc Nhân viên mua hàng làm công việc gì? ngay dưới đây chúng tôi sẽ cố gắng liệt kê một cách đầy đủ nhất cho bạn cùng theo dõi.

Lập kế hoạch mua hàng

Khi nhận được yêu cầu mua hàng, bước đầu tiên cần thực hiện là lập một kế hoạch chi tiết về quy trình mua sắm. Dù là hạng mục đơn giản, việc lập kế hoạch là rất quan trọng. Đặc biệt càng cần thiết với những yêu cầu mua hàng khó. Bản kế hoạch không cần quá chi tiết nhưng phải đầy đủ các bước thực hiện. Trong đó, xem xét các yếu tố tác động và tính toán khoảng thời gian và thời điểm thực hiện.

Xác định loại hàng hóa/dịch vụ cần mua

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên mua hàng là xác định chính xác loại hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua. Nếu yêu cầu không rõ ràng, nhân viên mua hàng cần tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp cho người yêu cầu. Bất kỳ sai sót trong việc xác định loại hàng hóa có thể dẫn đến việc mua sai sản phẩm, gây thiệt hại cho công ty. Bạn có thể tìm kiếm thông tin trên internet, tham khảo ý kiến đồng nghiệp hoặc từ nhà cung cấp. Quan trọng nhất là phải có sự xác nhận cuối cùng từ bộ phận sử dụng.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Để đạt được kết quả tối ưu, nhân viên mua hàng cần lựa chọn ít nhất hai nhà cung cấp phù hợp để có thể so sánh. Nhà cung cấp phù hợp là đơn vị có thể cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, chủng loại, thời gian giao hàng, giá cả, và các yếu tố phụ như bảo hành và thanh toán. Trong một số trường hợp, chỉ có một nhà cung cấp đủ năng lực hoặc không có nhà cung cấp nào phù hợp. Lúc này nhân viên mua hàng cần áp dụng các biện pháp khác theo quy trình của công ty.

So sánh giữa các nhà cung cấp

Sau khi lựa chọn được các nhà cung cấp phù hợp, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành so sánh chúng. Dựa trên các yếu tố chính như chất lượng, thời gian giao hàng và giá cả để cân nhắc. Mục tiêu là chọn ra nhà cung cấp tốt nhất đáp ứng đầy đủ yêu cầu của công ty.

Đàm phán, thương lượng giá và các điều khoản khác

Nếu nhà cung cấp tốt nhất không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành đàm phán. Đàm phán có thể tập trung vào các yếu tố như giá cả, chất lượng hoặc điều khoản thanh toán. Việc giảm chi phí luôn là yếu tố quan trọng trong công việc của nhân viên mua hàng. Vì vậy việc đàm phán nhằm tiết kiệm chi phí cho công ty là điều cần thiết.

Xác nhận đặt hàng

Khi lựa chọn được nhà cung cấp, nhân viên mua hàng cần xác nhận việc đặt hàng. Có thể thông qua các phương tiện như hợp đồng, đơn đặt hàng, email xác nhận hoặc các khoản đặt cọc. Việc xác nhận này cần đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với quy trình công ty.

Hình ảnh minh họa. Nhân viên mua hàng làm những công việc gì trong hệ thống của doanh nghiệp?

Giao nhận, bàn giao hàng hóa/dịch vụ

Bạn sẽ cần theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa đến doanh nghiệp của bạn. Với các hàng hóa nhập khẩu, vận chuyển và giao nhận này sẽ trở nên phức tạp hơn nhiều. Bạn cần có kiến thức và nghiệp vụ liên quan đến hoạt động Ngoại Thương. Trong đó, điều căn bản nhất nhất là hiểu về Incoterm. Đôi khi, công việc này sẽ do một bộ phận Xuất nhập khẩu chuyển biệt làm. Nhưng trong một số công ty nhỏ, nhân viên mua hàng sẽ thực hiện cả nghiệp vụ này.

Sau khi hoàn thành quá trình vận chuyển, hàng hóa được giao đến. Nhân viên mua hàng tiếp nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp và chuyển giao cho bộ phận yêu cầu. Tại bước này, nhân viên mua hàng cần kiểm tra kỹ chất lượng, số lượng và các thông số kỹ thuật của hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đáp ứng đúng yêu cầu ban đầu.

Thanh toán

Thanh toán có thể diễn ra tại bất kỳ bước nào trong quy trình, sau khi xác nhận đặt hàng. Nhân viên mua hàng có trách nhiệm thu thập đầy đủ chứng từ, và thực hiện thanh toán đúng hạn. Nhân viên mua hàng cũng cần theo dõi quá trình thanh toán để đảm bảo nhà cung cấp nhận được khoản thanh toán đúng như cam kết.

Các công việc khác

Ngoài các công việc trên, nhân viên mua hàng còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác. Bao gồm đánh giá nhà cung cấp định kỳ, tư vấn hàng hóa, và hỗ trợ các hoạt động liên quan. Một số công ty, nhân viên mua hàng sẽ có thêm cả trách nhiệm liên quan đến quản lý kho. Tuy nhiên, do đó không hẳn là trọng tâm, nên PWV sẽ không trình bày trong bài viết này.

Vậy thông qua bài chia sẻ, bạn hiểu “Nhân viên mua hàng làm gì?” rồi chứ. Có thể nói, mua hàng không hẳn là công việc đòi hỏi trình độ và kỹ năng cao. Nhưng đó sẽ là công việc vô cùng đa nhiệm. Điều đó cũng lí giải cho nhận định đây là một công việc văn phòng vô cùng áp lực. Vì vậy, nếu bạn đã sẵn sàng dấn thân, hay chuẩn bị thật tốt!

(Tham khảo thêm chia sẻ thực tế về công việc của một nhân viên mua hàng qua video sau đây nhé)