Thu mua trong Chuỗi cung ứng

Chúng ta hiểu rằng, chuỗi cung ứng được cấu thành từ nhiều thành tố. Trong đó, mỗi khâu đóng góp vai trò khác nhau. Trong bài viết này,  chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về sự tham gia của thu mua vào một chuỗi cung ứng thực tế thông qua một ví dụ cụ thể từ công ty sản xuất thiết bị sen vòi vệ sinh

Chuỗi Cung Ứng Tại Công Ty Sản Xuất Sen Vòi

Giả sử, dựa vào kế hoạch bán hàng, nhà máy thiết lập mục tiêu sản xuất 1.000.000 chiếc năm 2023. Các bộ phận trong công ty sẽ phải phối hợp để đáp ứng kế hoạch sản xuất này. Trong đó, hoạt động thu mua đóng vai trò trong việc đảm bảo mọi người có đủ tài nguyên cần thiết sử dụng. Hãy cùng tôi điểm qua sơ lược các nhu cầu khác nhau hoạt động trong chuỗi cung ứng này.

Bộ phận sản xuất sẽ tính toán số lượng nguyên vật liệu cần thiết. Ví dụ nguyên vật liệu chính (đồng, kẽm,…) và phụ (hóa chất, phụ gia,…). Dựa theo công thức tính để tạo ra được 1 triệu thành phẩm cần bao nhiêu nguyên liệu. Và chúng phải có mặt vào các khoảng thời gian nào. Ngoài ra, họ cũng cần tính toán các vật tư tiêu hao, thứ sẽ không không thể thiếu. Có thể kể đến vật tư mài, đánh bóng, dao cắt gọt,… Và sau khi có một con số đủ tin cậy, họ chuyển đến cho bộ phận thu mua, nơi sẽ đáp ứng họ.

Bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra máy móc cần sử dụng. Họ cần lên kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, hoặc lắp đặt thiết bị mới. Họ cũng sẽ cần vật tư và cả dịch vụ bên ngoài thông qua hoạt động thu mua.

Bộ phận hành chính cần đảm bảo cho các hoạt động vận hành của công ty. Ví dụ như bữa cơm cho công nhân viên, vật tư văn phòng, xe đưa đón,…. Đương nhiên, họ không thể tự làm ra chúng, họ cần bộ phận thu mua.

Bộ phận Logistics cần tính toán số lượng xe, kho bãi, xe nâng phục vụ cho quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Những thiết bị hoặc dịch vụ này cũng cần được tìm kiếm nhà cung cấp tốt.

Bộ phận quản lý chất lượng lên kế hoạch sử dụng thiết bị kiểm tra, bảo trì và hiệu chuẩn. Tương tự, bộ phận mua cũng sẽ có trách nhiệm tìm cho họ đơn vị bên ngoài cung cấp.

Chúng tôi chỉ điểm qua một số ví dụ. Hầu hết các bộ phận trong chuỗi đều cần mua tối thiểu một hàng hóa hay dịch vụ nào đó. Họ thông qua phòng mua để sở hữu những tài nguyên không sẵn có. Phòng thu mua sẽ đảm nhận nhiệm vụ tìm kiếm và mua sắm những tài nguyên này. Nó sẽ giúp đảm bảo kế hoạch sản xuất được thực hiện suôn sẻ. Nên nói vai trò thu mua trong chuỗi cung ứng giống như trái tim bơm máu cũng không quá.

Hình ảnh minh họa. Hoạt động Logistics cũng cần sử dụng những tài nguyên cung cấp từ bên ngoài (pallet, xe nâng, thùng carton,..)

Vai Trò “Hỗ trợ” Của Phòng Thu mua trong chuỗi cung ứng

Không chỉ tìm nhà cung cấp, bộ phận mua còn tham gia vào quá trình vận hành của công ty. Ví dụ, khi có vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất, phòng mua sẽ cần tham gia giải quyết.

Một tình huống điển hình có thể xảy ra khi một loạt sản phẩm thân vòi đúc ra bị nứt. Sau khi truy xuất nguồn gốc, phòng mua phát hiện rằng nguyên nhân là do lô nguyên liệu có vấn đề. Có thể là nhà cung cấp đã thay đổi grade nguyên liệu mà không thông báo. Thông tin mà phòng mua cung cấp sẽ là cơ sở để điều tra và khắc phục vấn đề.

Do đó, phòng mua không chỉ có trách nhiệm bàn giao hàng hóa hay dịch vụ theo yêu cầu. Họ còn tham gia vào hỗ trợ xử lí vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng tài nguyên đó. Đây chính là một phần không thể thiếu trong việc đảm bảo hiệu quả của chuỗi cung ứng.

Tầm Quan Trọng Của Thu mua trong Chuỗi Cung Ứng

Một công ty, dù ở giai đoạn khó khăn hay thịnh vượng, đều có thể đánh giá sức khỏe của mình qua quy mô và hiệu quả của phòng mua hàng. Nếu quy mô mua hàng lớn, điều đó cho thấy doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ. Ngược lại, nếu thu hẹp lại, có thể là dấu hiệu của việc doanh nghiệp phải thắt chặt chi phí.

Nếu không có phòng mua hàng, công ty có thể vẫn hoạt động nhưng khó có thể duy trì hiệu quả lâu dài. Đặc biệt, đối với những công ty chỉ cần ít tài nguyên đầu vào, các bộ phận khác có thể thay thế vai trò của phòng mua hàng. Tuy nhiên, việc quản lý mua hàng không phải là một công việc đơn giản. Làm sao để việc mua hàng vừa hiệu quả, vừa đáp ứng yêu cầu và tiết kiệm chi phí cho công ty? Ngay cả những công ty lâu đời cũng luôn phải đối mặt với các vấn đề và cải tiến liên tục.

(Tìm hiểu kĩ hơn để phân biệt Thu mua và Chuỗi cung ứng với bài viết The Difference Between Procurement and Supply Chain Management)