3 mấu chốt của Kỹ năng đàm phán trong mua hàng

Một chuyên viên mua hàng không thể không biết đàm phán. Sự khác biệt quyền lợi và nghĩa vụ của đôi bên khi thực hiện giao dịch chính là nguyên nhân chính dẫn đến đàm phán. Nó cần thiết, vậy kỹ năng đàm phán trong mua hàng chúng ta nên có là gì? Và tại sao không phải ai cũng có thể giỏi đàm phán?

Hãy cùng Purchasing Work VN xem qua 3 mấu chốt quan trọng của kỹ năng đàm phán trong mua hàng doanh nghiệp bạn nhé!

1st KEY – CHUẨN BỊ CHO MÌNH MỘT KẾ HOẠCH

Sai lầm thường thấy nhất khi đàm phán là nghĩ rằng năng lực miệng lưỡi có thể đảm bảo thành công của cuộc đàm phán. Song hành với đó, người ta thường xem nhẹ sự chuẩn bị. Nhưng ngược lại, lời khuyên đầu tiên của các bậc thầy luôn luôn là Hãy chuẩn bị trước khi đàm phán. Chuẩn bị cũng là một kỹ năng trong đàm phán mua hàng. Chuẩn bị có thể đơn giản hoặc chi tiết tùy vào mức độ quan trọng của cuộc đàm phán nhưng tối thiểu luôn bao gồm những chỉ mục sau. PWV khuyến nghị bạn hãy lập chúng theo trình tự không bỏ sót.

Mục tiêu và kết quả của cuộc đàm phán

Với chỉ mục này, hãy đảm bảo lựa chọn của bạn là khả thi và hợp lí. Bạn nên xem xét chúng dựa theo tình hình thực tế, không nên đặt kì vọng theo suy nghĩ chủ quan của bản thân. Nếu đặt một mục tiêu và kết quả quá xa vời với thực tại, bạn sẽ không thể đạt được kết quả gì cho cuộc đàm phán của mình. Hãy cân nhắc thêm về các yếu tố tùy thuộc vào từng đối tác và sản phẩm họ cung cấp. Có thể kể đến như mức độ phổ thông của sản phẩm, mức giá tham khảo, mối quan hệ với nhà cung cấp, thời gian cung cấp yêu cầu,…

Đừng quên, hãy luôn tạo tối thiểu 2 mục tiêu và kết quả cho cuộc đàm phán khi bạn không nắm chắc các yếu tố quan trọng. Bạn luôn phải sẵn sàng cho một kịch bản không như mình mong muốn, để không trở thành bên lúng túng trong cuộc đấu trí này.

Lý do và lý luận chứng minh tính phù hợp của yêu cầu của bạn

Việc của bạn bây giờ là làm thế nào để hiện thực hóa mục tiêu và kết quả đã đặt ra trong áp lực từ đầu kia đàm phán. Đây cũng chính là phần khá phức tạp. Nếu bạn đủ thông minh, chi tiết và cẩn thận để hình dung được mọi câu hỏi, phản bác, ý kiến từ phía nhà cung cấp thì đúng là một điều tốt. Từ đó bạn sẽ có thể lên sẵn kịch bản những lập luận của mình.

Nhưng nếu không thể, bạn vẫn cần đảm bảo là lý do đã được tìm hiểu kĩ càng, có lý luận xác đáng, dựa trên sự hợp lí và đảm bảo lợi ích cho hai bên. Một trường hợp thường gặp gây bất lợi là lý do bạn đưa ra bị sai về mặt kiến thức, hiểu biết hoặc thậm chí là lỗi cơ bản như tính toán, lỗi đọc hiểu,… Những điều này luôn cần hạn chế tối thiểu. Nếu mắc những lỗi này, rất khó để bạn trở lại vị thế ban đầu trong cuộc đàm phán.

Các kịch bản phản ứng của nhà cung cấp

Thông qua hiểu biết về thái độ, phong cách, quy trình làm việc của đối tác dể đưa ra các phản ứng của nhà cung cấp. Nội dung này với những người có kinh nghiệm lâu năm thường sẽ có lợi thế hơn. Nhưng cũng đừng lo lắng nếu bạn còn trẻ và chưa có nhiều kinh nghiệm. Điều mấu chốt là khi đã lên một sự chuẩn bị đủ tốt, hãy cố gắng giữ tâm thế bình tĩnh trong mọi khả năng xảy ra. Sau đó, bạn mới có thể vận dụng những gì mình đã chuẩn bị thật chính xác.

Hình ảnh minh họa. Đàm phán đừng chỉ bằng sự thân thiện nụ cười và hi vọng đối phương sẽ cảm động vì nó.

2nd KEY -THỰC HIỆN ĐÀM PHÁN VỚI TÂM THẾ SẴN SÀNG

Người làm mua hàng sẽ luôn gặp phải tình huống mà mình cảm thấy đã bị động ngay từ khi bắt đầu đàm phán. Kể cả bạn có chuẩn bị kĩ càng thế nào, lường trước được nhiều kịch bản xảy ra nhưng một khi tâm thế của bạn chưa sẵn sàng (biểu hiện bằng việc mất tự tin) thì khả năng bạn sẽ tự đưa mình vào vị thế “dưới” trong cuộc đàm phán.

Vậy làm thế nào để kiểm soát sự tự tin và kiên định trong khi đàm phán?

Thật khó để có một hướng dẫn hay phương pháp cụ thể nào, vì vấn đề này nằm ở cá nhân mỗi người. Nhưng có một vài gợi ý nhỏ sau đây

• Chọn cách xưng hô và ngữ điệu: Chúng ta hay xưng hô theo tuổi tác nhưng đôi khi sẽ tạo ra rào cản vai vế, hãy chú ý đến điều này. Ngữ điệu cần dứt khoát, mạnh mẽ, ở vị thế đàm phán lợi ích chứ không phải xin xỏ
• Điều tiết nhịp độ của cuộc đàm phán: Không cuốn theo cảm xúc, tốc độ, thái độ của đối phương. Khi họ muốn nhanh để hối thúc ta đưa ra quyết định, hãy chậm lại. Khi họ chần chừ hay lảng tránh, hãy thúc giục họ tập trung,…
• Kết nối một số điểm chung: Việc này làm xóa nhòa cảm giác mất tự nhiên, dễ gây sự ngai ngùng, lúng túng. Điều này đôi khi cũng sẽ giúp đối phương dễ chấp nhận một số yêu cầu của bạn.

Hình ảnh minh họa. Kỹ năng đàm phán trong mua hàng là chìa khóa giúp bạn thăng tiến nhanh chóng

3rd KEY- ĐƯA RA KẾT LUẬN RÕ RÀNG VÀ ĐỒNG THUẬN

Một trường hợp không hề hiếm gặp là đôi bên “mập mờ” trong kết luận của cuộc đàm phán. Sau đó dùng lí do hiểu nhầm để thoái thác kết quả đàm phán. Đặc biệt xảy ra thường xuyên với các cuộc đàm phán sử dụng nhiều ngôn ngữ.

Kinh nghiệm làm việc tại một tập đoàn đa quốc gia cho tôi đươc tham gia những cuộc họp có đến 3,4 ngôn ngữ và các phiên dịch dịch nối tiếp nhau. Kết quả là thường xuyên có những câu hỏi kiểu như: Tôi hiểu thế này có đúng không? Hãy làm rõ lại nội dung này? Điều đáng lo hơn là việc hiểu sai hoặc chưa hiểu nhưng không đặt câu hỏi xác nhận.

Hãy lưu ý việc xác nhận kết quả đàm phán bằng văn bản, email hoặc report ngay sau khi đàm phán kết thúc. Trong đó, trình bày rõ ràng rành mạch những nội dung đã được thống nhất. Và đừng quên yêu cầu đối tác xác nhận.

Trên đây là 3 mấu chốt của kỹ năng đàm phán trong mua hàng PWV trải qua kinh nghiệm của mình đưa ra cho bạn đọc. Thật khó để ngày một, ngày hai chúng ta trở thành những người đàm phán chuyên nghiệp. Nhưng trong xu thế cạnh tranh, nếu chúng ta không đủ bản lĩnh, chúng ta sẽ lại là những người chịu thiệt. Hãy biến những cuộc đàm phán thành lợi thế của mình!

(Đọc thêm về nghệ thuật đàm phán với cuốn sách kinh điển Never Split the Difference)