5W1H về PR trong mua hàng

Yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition – PR) đóng vai trò là bước khởi đầu quan trọng giúp chuyển hóa nhu cầu nội bộ thành hành động mua hàng hiệu quả. Sự xuất hiện của PR trong mua hàng đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa quy trình ra quyết định trong doanh nghiệp.

Hãy cùng Purchasing Work VN tìm hiểu tất tần tật mọi thứ về PR dưới góc nhìn 5W1H nhé!

1. WHAT – Yêu cầu mua hàng (PR) là gì?

Là một tài liệu nội bộ trong doanh nghiệp, được lập bởi các bộ phận có nhu cầu mua vật tư hoặc dịch vụ, để đề nghị bộ phận mua hàng tiến hành quy trình mua sắm.

Tránh nhầm lẫn giữa PR và PO (Purchase Order)

→ PR không phải là đơn đặt hàng (PO) mà là bước khởi đầu để xem xét, duyệt và tiến hành đặt hàng.

Nội dung chính của một PR trong mua hàng

Hình ảnh minh họa. Mẫu PR mua hàng giấy (thường ít xuất hiện hiện nay)

Hình ảnh minh họa. Mẫu PR điện tử trên phần mềm (sử dụng phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp)

Diễn giải các thành phần được đánh số trên các Mẫu PR:

1. Thông tin về vật tư yêu cầu mua: mã sản phẩm, tên viết tắt hoặc tên đầy đủ của sản phẩm, loại sản phẩm, màu sắc sản phẩm, những yêu cầu khác (nếu cần). Đối với trường hợp vật tư đã mã hóa (từng mua) → chọn mã. Nếu mới → mô tả chi tiết.
2. Số lượng (nêu rõ đơn vị tính): Tính theo nhu cầu sản xuất hoặc tiêu dùng nội bộ.
3. Thời gian cần vật tư yêu cầu (Date Requỉed): được sử dụng để tính ngược thời gian giao hàng (Backward lead time) → Đảm bảo vật tư được giao vừa đúng lúc sử dụng (Just-In-Time), không trễ nhưng cũng không quá sớm gây tồn kho.
4. Ngày lập yêu cầu mua hàng (Order date): được sử dụng để theo dõi và truy xuất vòng đời yêu cầu mua hàng kể từ ngày lập → điểm gốc để kiểm tra hiệu suất vận hành và tính toán độ trễ trong chuỗi cung ứng nội bộ (yêu cầu được lập → phê duyệt → đặt hàng → giao hàng → thanh toán).
5. Chữ ký xác nhận của cấp trên hoặc bộ phận liên quan.

Ngoài ra, còn có:

• Cá nhân và Đơn vị đề xuất (Requester): Ai tạo PR? Phòng nào?
• Mục đích sử dụng: Liên quan sản phẩm nào? Dự án nào? Chi phí thuộc cost center nào?
• Ưu tiên (nếu có): Bình thường, gấp, khẩn cấp…
• Giá (nếu có)
• Nhà cung cấp được gợi ý (nếu có)
• File đính kèm (nếu có): Bản vẽ kỹ thuật, hình ảnh minh họa, chi tiết yêu cầu…

2. WHY – Tại sao cần phải có PR?

PR có các vai trò chính sau:

• Tránh lãng phí hoặc trùng lắp: Giảm thiểu mua hàng không cần thiết hoặc đã có sẵn trong kho.
• Kích hoạt quá trình mua hàng: Không có PR thì sẽ không có PO → PR là điều kiện để tạo đơn hàng hợp lệ trong hệ thống.
• Kiểm soát nhu cầu và ngân sách: Giúp phòng Mua hàng và phòng Tài chính kiểm soát ngân sách trước khi cam kết chi phí.
• Chuẩn hóa thông tin vật tư/dịch vụ: Tránh mơ hồ – PR yêu cầu ghi rõ mã vật tư, đơn vị, số lượng, thời gian sử dụng…
• Đảm bảo tuân thủ quy trình nội bộ: PR là tài liệu bắt buộc giúp theo dõi, truy vết và kiểm soát, phân rõ trách nhiệm từng cá nhân/bộ phận.

3. WHEN – Khi nào cần tạo PR?

Chúng ta có thể dựa vào một số tình huống đơn giản sau để biết khi nào thì cần tạo PR:

• Bộ phận sản xuất cần vật tư để chạy đơn hàng → Có
• Bộ phận IT cần mua phần mềm diệt virus hàng năm → Có
• Tình huống khẩn cấp (hỏng máy đột xuất) → Có (PR gấp)
• Mua lặt vặt (trà, nước, bút) có định mức cố định → Có thể không nếu mua định kỳ theo quota

Tuy nhiên cần lưu ý là: PR nên được tạo trước ngày cần vật tư đủ thời gian lead time, tránh mua vội → mua sai hoặc giá cao.

4. WHERE – PR được tạo và xử lý ở đâu?

• Nơi tạo PR: Tại bộ phận phát sinh nhu cầu như sản xuất, kế hoạch, bảo trì, kỹ thuật, hành chính…
• Nơi xử lý PR:
• Phòng Mua hàng nhận PR → chuyển thành PO hoặc RFQ.
• Hệ thống ERP là nơi quản lý vòng đời PR: SAP MM, Oracle SCM, Microsoft Dynamics,…
• Luồng xử lý PR (trong ERP):Requester → Phê duyệt cấp trên → Bộ phận mua hàng → Nhà cung cấp

5. WHO – Ai liên quan đến PR trong mua hàng?

Vai trò và trách nhiệm của những cá nhân/bộ phận liên quan khi PR được lập và chuyển:

• Người yêu cầu/đề xuất (Requester): Tạo PR, mô tả nhu cầu, cung cấp thông tin kỹ thuật.
• Trưởng bộ phận/Manager của bộ phận yêu cầu: Phê duyệt PR: hợp lý hay không, có nằm trong ngân sách?
• Phòng Mua hàng: Xử lý PR (tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp) → liên hệ nhà cung cấp, tạo PO.
• Phòng Tài chính: Kiểm tra ngân sách/phê duyệt thêm nếu vượt hạn mức.
• ERP Admin (nếu có): Quản lý mã vật tư, đảm bảo PR hợp lệ trong hệ thống

Hình ảnh minh họa. Ai sẽ liên quan đến PR trong mua hàng, người ký duyệt, người xử lý, người lưu trữ,..?

6. HOW – Quy trình xử lý PR trong mua hàng diễn ra thế nào?

Dưới đây là quy trình chuẩn trong doanh nghiệp (kể cả trường hợp doanh nghiệp không sử dụng ERP):

1. Tạo PR: Người yêu cầu tạo trên hệ thống (chọn mã vật tư, ghi rõ những thông tin quan trọng đảm bảo mua đúng vật tư yêu cầu).
2. Phê duyệt PR: Trưởng bộ phận kiểm tra và duyệt về nhu cầu; Bộ phận kế toán kiểm tra ngân sách (nếu cần); Cấp quản lý có thẩm quyền xem xét độ ưu tiên (nếu cần).
3. Kiểm tra tồn kho: Nếu kho còn hàng, có thể điều chuyển nội bộ (không cần mua).
4. Chuyển sang RFQ hoặc PO : Nếu hợp lệ, phòng mua sẽ tiến hành Yêu cầu báo giá (RFQ) hoặc tạo Đơn đặt hàng (PO).
5. Theo dõi & báo cáo: Mỗi PR có số riêng, track được trạng thái cập nhật (pending, approved, converted…) theo thời gian thực.

Gợi ý giải quyết một số tình huống hay gặp trong thực tế

PR được xem là “bước 0” trong Mua hàng – nếu làm sai sẽ dẫn tới sai sót toàn bộ quy trình. Do đó, nhân viên bộ phận Mua hàng nên nắm vững cách xử lý PR trong những tình huống:

• PR không đủ thông tin: Trả lại cho người yêu cầu/đề xuất để bổ sung, làm rõ (loop back).
• PR trùng vật tư đã tồn: Khi tạo PR trên phần mềm có thể cảnh báo hoặc người yêu cầu/đề xuất phối hợp bộ phận Kho để kiểm tra lại kho.
• PR “gấp” nhưng thiếu lý do: Cần xác minh tính cấp thiết, tránh lạm dụng “gắn mác gấp” gây rối quy trình; theo dõi tần suất để đề xuất bộ phận liên quan thay đổi cách xác định nhu cầu cho phù hợp.
• PR cho dịch vụ: Thường cần mô tả rõ hạng mục công việc, thời gian thực hiện, đầu ra, đơn vị cung cấp,…
• PR nên gắn với tự động hóa, phê duyệt linh hoạt và đồng bộ dữ liệu kho & kế hoạch sản xuất để tối ưu chuỗi cung ứng.

PR là chiếc cầu nối giữa nhu cầu nội bộ và quá trình mua hàng chuyên nghiệp. Việc thiết kế, phê duyệt và kiểm soát PR đúng cách là cách nhanh nhất tăng hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

(Đọc thêm về Purchasing Requisition với IBM tại link sau)