Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng (Phần 1)

Nhà kinh tế học Peter Drucker- “Nếu bạn không thể đo lường nó thì bạn không thể quản lý hoặc cải thiện nó.” Nghĩa là việc xây dựng một hệ thống đo lường hiệu quả mua hàng là điều vô cùng cần thiết. Giải pháp cho vấn đề này chính là sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng (Procurement Performance Indicators).

Bài viết này là phần mở đầu trong chuỗi nội dung về các chỉ số nói trên, với mục tiêu cung cấp một góc nhìn định lượng nhằm hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu (Data-Driven Decision-Making). Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận diện đúng những điểm nghẽn trong quy trình mua hàng và cải thiện các yếu tố then chốt một cách chính xác, hiệu quả nhất.

Kiểm soát mua hàng (Procurement Controlling) được triển khai thông qua hệ thống các chỉ số được tính toán dựa trên dữ liệu thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như kế toán, logistics và nhà cung cấp. Thông thường, quy trình đánh giá hiệu quả mua hàng thông qua các chỉ số bao gồm các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Định nghĩa các KPI phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Lý tưởng nhất, KPI nên ở dạng tỷ lệ hoặc phần trăm để dễ dàng so sánh.
• Bước 2: Xác định ngưỡng mục tiêu (target value) cho từng KPI, sử dụng các mức phân loại như cao, trung bình và thấp để đánh giá hiệu quả một cách trực quan.
• Bước 3: Tính toán giá trị KPI hiện tại và đối chiếu với các ngưỡng mục tiêu đã xác định.
• Bước 4: So sánh KPI theo thời gian (ví dụ: theo năm – YoY, theo tháng – MoM), với đối thủ cạnh tranh/trung bình toàn ngành (nếu có dữ liệu), và giữa các đơn vị/phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp.
• Bước 5: Theo dõi và trực quan hóa KPI bằng các dashboard BI tương tác, theo thời gian thực.

Các bước này có thể được triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau như theo danh mục sản phẩm (category management), nhà cung cấp (supplier management) hoặc vị trí địa lý (location management). Điều này cho phép doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động mua hàng theo từng danh mục sản phẩm, từng nhà cung cấp/đối tác cung ứng hoặc từng thị trường địa phương cụ thể. Đồng thời, việc phân tích này cũng hỗ trợ việc so sánh hiệu suất giữa các phòng ban – yếu tố thường ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định phân bổ ngân sách và khen thưởng nội bộ.

Hình ảnh minh họa. Hiệu quả mua hàng là thước đo cho những người quản lý nổi bật nhất nhưng cần cơ sở cụ thể

Trong hoạt động kiểm soát mua hàng, việc đánh giá hiệu quả thường dựa trên nguyên tắc của Balanced Scorecard – nghĩa là không chỉ nhìn vào khía cạnh tài chính, mà còn xem xét một cách toàn diện qua nhiều chiều khác nhau.

Cụ thể, các góc nhìn quan trọng bao gồm: chi phí (cost), chất lượng (quality), thời gian (time), nhà cung cấp (supplier), rủi ro (risk), tổ chức (organization) và tính bền vững (sustainability).

Bảng dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng quan trọng tương ứng với từng góc nhìn. Phần lớn các chỉ số này được biểu diễn dưới dạng tỷ lệ (ratios) để thuận tiện cho việc theo dõi, so sánh và phân tích.

Purchasing Work VN cũng xin lưu ý với bạn đọc rằng, việc áp dụng toàn bộ các chỉ số này là một điều rất khó. Chúng tôi khuyến khích các bạn đánh giá thực tế quy mô doanh nghiệp để lựa chọn những chỉ số cần thiết nhất. 

Tóm lại, để quản lý hiệu quả hoạt động mua hàng, doanh nghiệp không chỉ cần phân loại và làm rõ dữ liệu chi tiêu, mà còn cần một hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả toàn diện, có thể đo lường và so sánh được. Việc áp dụng các chỉ số theo nhiều góc nhìn – chi phí, chất lượng, thời gian, nhà cung cấp, rủi ro, tổ chức và tính bền vững – sẽ giúp nhà quản lý nhận diện đúng điểm nghẽn, từ đó đưa ra quyết định cải tiến quy trình mua hàng một cách chính xác, hiệu quả và có cơ sở dữ liệu rõ ràng.

(Đọc thêm về quản trị mua hàng doanh nghiệp theo mô hình hiện đại tại link)