Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng (Phần 5/5)

Để đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng từ góc độ tổ chức, nhiều chỉ số định lượng đã được xây dựng nhằm đo lường mức độ kiểm soát chi tiêu, năng lực vận hành và mức độ tuân thủ quy trình. Ngoài ra, khi yếu tố phát triển bền vững ngày càng được xem trọng, các chỉ số ESG cũng bắt đầu được tích hợp vào hệ thống đánh giá thu mua. Bài viết này sẽ tổng hợp các chỉ số quan trọng từ hai góc độ: tổ chức và phát triển bền vững, giúp doanh nghiệp có góc nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động thu mua hiện tại.

Xem thêm bài viết về Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng: 

• • Phần 1/5. Tổng quan Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng
  • Phần 2/5. Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng từ góc độ chi phí (Cost Perspective)
  • Phần 3/5. Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng từ góc độ chất lượng (Quality Perspective) và thời gian giao hàng (Lead Time Perspective)
  • Phần 4/5. Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng từgóc độ nhà cung cấp (Supplier Perspective) và rủi ro (Risk Perspective)

Góc độ tổ chức (Organizational Perspective)

Một trong những chỉ số cốt lõi là Tỷ lệ chi tiêu được kiểm soát (Spend under Management). Chỉ số này đo lường phần chi tiêu mà bộ phận thu mua kiểm soát thông qua các hoạt động tiêu chuẩn như ký kết hợp đồng nhà cung cấp. Công thức tính như sau:

Spend under Management = (Chi tiêu được kiểm soát và quy chuẩn hóa / Tổng chi tiêu) × 100%

Tỷ lệ thấp cho thấy quy trình thu mua chưa được chuẩn hóa, nguy cơ mua hàng không qua hệ thống cao, đồng thời mở ra tiềm năng cải thiện thông qua phân tích dữ liệu chi tiêu.

Liên quan đến chỉ số trên là Tỷ lệ mua hàng tự phát (Maverick Buying Rate) – đo lường khối lượng mua hàng diễn ra ngoài quy trình chính thức:

Maverick Buying Rate = (Giá trị mua ngoài quy trình / Tổng giá trị mua hàng)

Tỷ lệ này cao thường xuất phát từ việc thiếu hiểu biết về quy trình nội bộ hoặc do tỷ lệ mua hàng gián tiếp quá lớn. Trên thực tế, tỷ lệ mua tự phát thường dao động từ 25% trở lên, cho thấy còn nhiều tiềm năng hợp nhất đơn hàng và tối ưu hóa.

Một chỉ số khác phản ánh chất lượng lập kế hoạch là Tỷ lệ mua khẩn cấp (Emergency Purchase Ratio) – đo lường số lượng đơn hàng phát sinh trong tình huống khẩn cấp:

Emergency Purchase Ratio = (Số đơn hàng khẩn cấp / Tổng số đơn hàng) × 100%

Các đơn hàng dạng này thường tốn kém hơn do cần giao hàng gấp hoặc không kịp qua quy trình đàm phán chuẩn.

Hai chỉ số khác tập trung vào năng lực cá nhân trong tổ chức là Khối lượng mua hàng bình quân nhân sự (Personal Purchase Volume) và Số lượng đơn hàng bình quân nhân sự (Personal Purchase Orders) mỗi tháng. Nếu các chỉ số này quá cao, có thể xảy ra tình trạng quá tải cho nhận sự bộ phận mua hàng và công ty bị phụ thuộc vào số ít nhân sự giải quyết cho một khối lượng công việc lớn; ngược lại, nếu quá thấp, có thể cho thấy thiếu hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.

Tỷ lệ hợp đồng (Contracting Rate) phản ánh tỷ trọng chi tiêu theo hợp đồng ngắn hạn (dưới 1 năm), trung hạn (dưới 3 năm) và dài hạn (trên 3 năm). Chỉ số này liên quan trực tiếp đến Chi tiêu theo hợp đồng (Spend under Contract) và đôi khi được gọi là mức độ bao phủ hợp đồng hoặc độ trung thành hợp đồng.

Độ trễ trong phản hồi (Communication Time Lag) là chỉ số đo thời gian phản hồi trung bình từ phía nhà cung cấp, đơn vị tính thường là giờ. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phản ứng nhanh của chuỗi cung ứng.

Ngân sách đào tạo bình quân nhân sự (Training Budget per Employee) đo lường mức đầu tư cho đào tạo năng lực thu mua, bao gồm cả các khóa học liên quan đến phân tích dữ liệu hoặc phần mềm chuyên dụng. Mức ngân sách này cũng phản ánh cam kết của tổ chức trong việc nâng cao chất lượng nhân sự thu mua.

Tỷ lệ tuân thủ (Compliance Rate) là một chỉ số pháp lý quan trọng, thường được đo bằng tỷ lệ hóa đơn bị tranh chấp so với tổng số hóa đơn:

Compliance Rate = (Số hóa đơn có vấn đề, phản ánh, tranh chấp / Tổng số hóa đơn) × 100%

Trong một số trường hợp, chỉ số này cũng có thể được đo bằng mức chênh lệch giữa giá đã thanh toán và báo giá ban đầu.

Góc độ phát triển bền vững (Sustainability Perspective)

Việc xác định các chỉ số đánh giá bền vững trong hoạt động thu mua thường gặp khó khăn do (i) khái niệm bền vững còn rộng và chưa có chuẩn đo lường rõ ràng, và (ii) mỗi nhà cung cấp lại có cách hiểu và áp dụng khác nhau. Dù vậy, một số chỉ số ESG tiêu biểu có thể được áp dụng như:

• Quãng đường vận chuyển của nhà cung cấp (Supplier Transportation Distance) – giả định rằng hệ thống cung ứng tại địa phương sẽ giảm phát thải CO₂ so với nhập khẩu từ xa.
• Dấu chân carbon của nhà cung cấp (Supplier Carbon Footprint) – đo lường lượng khí thải CO₂e trong phạm vi chuỗi cung ứng (upstream).
• Tỷ lệ chứng nhận bền vững (Supplier Sustainability Certification Rate) – phản ánh tỷ lệ nhà cung cấp được đánh giá/chứng nhận về tiêu chí bền vững.
• Tỷ lệ nhà cung cấp có quy tắc ứng xử phù hợp (Code of Conduct Alignment) – đo tỷ lệ nhà cung cấp áp dụng bộ quy tắc đạo đức phù hợp với quy chuẩn của doanh nghiệp.
• Tỷ lệ vật liệu đóng gói tái chế (Recycled Packaging Ratio) – thể hiện phần trăm vật liệu đóng gói tái chế trên tổng giá trị mua vật liệu bao bì.

KẾT LUẬN

Việc xây dựng và theo dõi bộ chỉ số hiệu quả mua hàng từ góc độ tổ chức không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình nội bộ mà còn tăng cường kiểm soát rủi ro, đảm bảo tuân thủ và tiến tới phát triển bền vững. Từ các chỉ số định lượng như tỷ lệ mua tự phát hay mức chi tiêu được kiểm soát, đến các chỉ số ESG như dấu chân carbon hoặc vật liệu tái chế – tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành một hệ sinh thái thu mua chuyên nghiệp, minh bạch và có trách nhiệm. Để đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần không chỉ đo lường chính xác mà còn hành động dựa trên các chỉ số này trong toàn bộ quá trình ra quyết định và vận hành.