Ma trận đánh giá báo giá (RFQ Comparison Matrix)

Ma trận đánh giá báo giá (RFQ Comparison Matrix) là bảng so sánh song song các báo giá (Quotation) từ nhiều nhà cung cấp, giúp hiển thị đồng thời các thông số kinh tế và thương mại để doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và ra quyết định.

→ Công cụ không thể thiếu giúp so sánh, phân tích và lựa chọn nhà cung cấp một cách minh bạch, có hệ thống và logic trong quy trình mua hàng.

Cấu trúc & thành phần

Về cơ bản, một RFQ Comparison Matrix sẽ bao gồm các thông tin sau:

Vai trò của RFQ Comparison Matrix

• • Minh bạch: Tập trung thông tin giá, điều khoản, thời gian giao, bảo hành… của tất cả nhà cung cấp lên một “bảng điểm” duy nhất.
  • So sánh nhanh: Nhìn được ngay ưu – nhược điểm tương đối của từng báo giá.
  • Hỗ trợ đàm phán: Giúp người mua chỉ ra chỗ chênh lệch, yêu cầu cải thiện điều khoản.
  • Ra quyết định khoa học: Dựa trên tiêu chí và trọng số rõ ràng, đảm bảo công bằng và tránh cảm tính.

Các bước thực hiện

1. 1. Xác định tiêu chí phù hợp với mục tiêu mua (ví dụ: với nguyên liệu chiến lược sẽ ưu tiên chất lượng hơn giá). Có thể kết hợp TCO khi cần đánh giá tổng chi phí sở hữu dài hạn – bổ sung một cột TCO để so sánh song song với RFQ giúp cân nhắc chi phí vận hành, bảo trì…
   2. Gán trọng số cho từng tiêu chí (total weight = 100%).
   3. Thu thập số liệu từ báo giá (Quotation): đơn giá, phí vận chuyển, thời gian giao, điều khoản thanh toán…
   4. Chuyển số liệu thành điểm (Score): Cần minh bạch phương pháp chấm điểm với cả nội bộ và nhà cung cấp để tránh tranh cãi. (ví dụ: nhà cung cấp có thời gian nhanh nhất → 10 điểm, lâu nhất → 1 điểm).
   5. Tính điểm trọng số: mỗi tiêu chí điểm (score) × trọng số (weight)
   6. Cộng tổng để ra “Weighted Score” cuối cùng, từ đó xếp hạng nhà cung cấp. Thực tế với sự thay đổi của điều kiện thị trường, doanh nghiệp cần cập nhật định kỳ – tái đánh giá ngay cả khi đã ký hợp đồng.

Ví dụ minh họa

Giả sử so sánh 3 nhà cung cấp cho một linh kiện:

→ Nhà cung cấp B có 95.0 điểm cao nhất → lựa chọn ưu tiên.

KẾT LUẬN:

RFQ Comparison Matrix là bước khởi đầu quan trọng trong lựa chọn nhà cung cấp. Khi được xây dựng và sử dụng đúng, nó không chỉ giúp so sánh giá rõ ràng, mà còn đảm bảo quyết định mua hàng công bằng, khách quan và phù hợp chiến lược của doanh nghiệp.