Xây dựng chính sách mua hàng

Trong bối cảnh môi trường hoạt động của doanh nghiệp không ngừng thay đổi, đặc biệt là sự đổi mới công nghệ và hoạt động mua hàng, việc theo sát và thích ứng là điều cần thiết. Nhân sự mua hàng, do đó, cần được chỉ dẫn cụ thể về cách những thay đổi này ảnh hưởng đến công việc của họ. Việc rà soát và cập nhật các chính sách liên quan từ đó trở lên hết sức quan trọng.

Chính sách đóng vai trò như nền tảng hành động cho Bộ phận mua hàng, đồng thời là hệ thống cung cấp các hướng dẫn cách xử lý phù hợp khi phát sinh các tình huống mới. Đa phần các tổ chức đều có một bộ chính sách nhằm thể hiện rõ và cụ thể hóa các quan điểm và chỉ thị từ Ban điều hành về các khía cạnh hoạt động. Những quan điểm, chỉ thị này không chỉ định hướng mà còn đặt ra giới hạn nhất định đối với hành vi cá nhân trong tổ chức.

Bài viết này là phần mở đầu trong loạt nội dung thảo luận về vai trò của chính sách mua hàng trong môi trường kinh doanh hiện đại, mang đến cái nhìn tổng quan, đề cập đến khái niệm chính sách, các yếu tố tạo nên một chính sách hiệu quả, những lợi ích và hạn chế của việc xây dựng chính sách, và phân nhóm chính sách mua hàng.

Tổng quan về chính sách

Chính sách là tập hợp tất cả các chỉ thị và hướng dẫn – dù được trình bày rõ ràng hoặc ngầm định – nhằm xác định  mục tiêu cũng như kết quả mà tổ chức hướng đến, đồng thời những phương thức phù hợp để đạt được các mục tiêu đó.

Về bản chất, chính sách bao gồm các mục đích, nguyên tắc và quy tắc hành động định hình cách tổ chức vận hành. Dù phần lớn chính sách thường được văn bản hóa, song vẫn tồn tại những chính sách không chính thức, “bất thành văn”. Các chính sách này thường được hình thành theo thời gian và cuối cùng dần dần trở thành một phần của văn hóa tổ chức.

Ưu và nhược điểm của chính sách

Việc tổ chức có cả chính sách chính thức và chính sách ngầm định giúp làm rõ mục tiêu quản lý và truyền đạt quan điểm và định hướng của Ban điều hành đến toàn bộ nhân viên. Điều này tạo ra một khuôn khổ ra quyết định và hành động thống nhất trong doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng trong việc tuân thủ các chính sách mua hàng.

Tuy nhiên, xây dựng chính sách cũng có một số hạn chế:

• • Khó truyền đạt hiệu quả trong các tổ chức lớn.
  • Nhân viên có thể ỷ lại vào chính sách thay vì quản lý chủ động. Các tuyên bố chính sách có thể chỉ là quan điểm hoặc lập trường của Ban điều hành về một vấn đề nào đó, mang tính định hướng, còn khá “mơ hồ” và không phải là tập hợp các hướng dẫn chi tiết về cách mà quyết định được đưa ra.
  • Nếu có quá nhiều chính sách và thủ tục rườm rà, tổ chức dễ bị thiếu linh hoạt, hạn chế đổi mới sáng tạo.

Điều gì làm nên một chính sách hiệu quả?

Để chính sách trở nên hiệu lực, hiệu quả, cần có một số đặc điểm sau:

• • Định hướng hành động, không nên quá bao quát, dẫn đến mơ hồ, cũng như quá cụ thể: Chính sách nên đủ rõ để hướng hành vi đúng mục tiêu doanh nghiệp, nhưng không quá chi tiết khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát từng bước.
  • Thiết thực và ngắn gọn: Tập trung vào các vấn đề quan trọng, trình bày ngắn gọn để dễ tiếp thu.
  • Rõ ràng, không mơ hồ: Tránh dùng từ ngữ dễ gây hiểu lầm. Nếu chính sách không rõ, nhân viên sẽ hiểu sai, xen nhẹ hoặc bỏ qua nó.
  • Kịp thời và cập nhật: Chính sách cần được rà soát thường xuyên (1–2 năm/lần) để phù hợp với tình hình thực tế. Chính sách lỗi thời có thể gây ra các quyết định sai lằm.
  • Được thực thi và truyền đạt hiệu quả: Ngoài việc văn bản hóa, chính sách cần được truyền đạt rõ ràng, đi kèm đào tạo lại nếu cần để đảm bảo mọi người hiểu và thực hiện đúng.

Phân nhóm chính sách mua hàng

Bộ phận mua hàng, thường thay mặt Ban điều hành, xây dựng chính sách nhằm cung cấp định hướng và hỗ trợ cho nhân sự Bộ phận mua hàng và hoạt động mua hàng. Mặc dù tồn tại rất nhiều chính sách mua hàng khác nhau nhưng phần lớn đều thuộc một trong các nhóm chính sau:

• • Nhóm chính sách xác lập vai trò của Bộ phận mua hàng
  • Nhóm chính sách quy định hành vi của nhân sự mua hàng
  • Nhóm chính sách hỗ trợ doanh nghiệp thiểu số
  • Nhóm chính sách về trách nhiệm xã hội doanh nghiệp
  • Nhóm chính sách định hướng quan hệ với nhà cung cấp
  • Nhóm chính sách liên quan đến vận hành hoạt động mua hàng

Các bài viết sau sẽ trình bày chi tiết các nhóm chính này (nhưng không gồm tất cả các chính sách mua hàng có thể có). Tùy vào yêu cầu vận hành riêng biệt, các doanh nghiệp sẽ xây dựng những chính sách phù hợp với đặc thù hoạt động của mình.