Xây dựng Quy trình mua hàng thế nào?

Quy trình mua hàng truyền thống (hay quy trình hiện tại phần nhiều doanh nghiệp đang sử dụng), đem lại khả năng tối ưu chi phí, chuẩn hóa chất lượng của hàng hóa, dịch vụ đầu vào và minh bạch và kiểm soát tốt. Tuy nhiên, song song với lợi ích, nó cũng bộc lộ không ít hạn chế. Bài viết này sẽ phác họa quy trình đó, đồng thời phân tích những ưu và nhược điểm mà doanh nghiệp cần cân nhắc. Từ đó, Purchasing Work VN hi vọng bạn có thể tự xây dựng Quy trình mua hàng của doanh nghiệp mình hoàn thiện hơn.

Hình ảnh minh họa. Xây dựng quy trình mua hàng cần đảm bảo sự liên kết các bước chặt chẽ với nhau

8 bước quy trình mua hàng truyền thống

Bước 1. Xác định nhu cầu

• Inputs: Dự báo sản xuất (MPS/MRP), kế hoạch bán hàng (Sales Forecast), tồn kho hiện tại.
• Hoạt động chính:
  • Phòng ban như Sản xuất, Kế hoạch,… gửi Yêu cầu vật tư – Materials Requisition (MR) đến Kho để xuất. Trường hợp không có sẵn, Kho lập Yêu cầu mua hàng – Purchase Requisition (PR) chuyển phòng Mua hàng, mô tả rõ mã vật tư, chủng loại, số lượng, chất lượng yêu cầu và thời gian cần.
  • Xác định ưu tiên (gấp/khẩn, thường) để phân luồng xử lý nhanh cho các đơn gấp.
• Outputs: PR đã tạo và gửi đi; thông báo đến các bên liên quan về nhu cầu sắp tới.

Bước 2. Lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp

• Inputs: Bộ tiêu chí (Quality, Cost, Delivery…), danh sách nhà cung cấp hiện có.
• Hoạt động chính:
  • Phân loại nhà cung cấp theo category (direct vs. indirect materials).
  • Thu thập thông tin: hồ sơ năng lực, chứng chỉ chất lượng (ISO, HACCP…), báo cáo tài chính, chính sách CSR…
  • Điền Supplier Scorecard để chấm điểm: giá, chất lượng mẫu, khả năng giao hàng đúng hạn, năng lực sản xuất…
• Outputs: Danh sách shortlisted suppliers; xếp hạng ưu tiên cho bước RFQ/RFP.

Bước 3. Yêu cầu báo giá (RFQ) hoặc đề xuất (RFP)

• Inputs: PR đã phê duyệt, danh sách nhà cung cấp tiềm năng.
• Hoạt động chính:
  • Soạn RFQ/RFP: mô tả chi tiết sản phẩm, khối lượng, thời gian giao, điều kiện thương mại (Incoterms, thanh toán).
  • Gửi đồng thời cho ≥3 nhà cung cấp; đặt deadline nhận báo giá.
  • Tổng hợp và so sánh báo giá: đơn giá, chi phí vận chuyển, chiết khấu, điều khoản thanh toán, bảo hành…
• Outputs: Báo cáo so sánh RFQ/RFP, đề xuất lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.

Bước 4. Đàm phán và ký kết hợp đồng mua hàng

• Inputs: Báo cáo RFQ/RFP, kết quả đàm phán sơ bộ.
• Hoạt động chính:
  • Thương thảo các điều khoản hợp đồng: giá, khung thời gian giao, penalty clauses, điều kiện thanh toán, SLA, điều kiện bảo hành – bảo trì.
  • Rà soát với Pháp chế/Legal để đảm bảo tuân thủ luật và chính sách nội bộ.
  • Ký Hợp đồng mua hàng – Purchase Contract hoặc Hợp đồng khung – Framework Agreement (nếu cam kết dài hạn).
• Outputs: Hợp đồng mua hàng đã ký.

Bước 5. Đặt hàng

• Inputs: Hợp đồng chuyến/Hợp đồng khung, PR đã duyệt.
• Hoạt động chính:
  • Lập Đơn đặt hàng – Purchase Order (PO) dựa trên hợp đồng: cụ thể mã hợp đồng, PO number, thông tin công ty, bank details.
  • PO đã được người có thẩm quyền phê duyệt gửi email và chờ Confirmation từ nhà cung cấp.
  • Lưu trữ PO và xác nhận, theo dõi lịch giao hàng.
• Outputs: PO đã gửi và thông báo đến các bên liên quan, Order confirmation của supplier.

Bước 6. Theo dõi đơn hàng và giao nhận hàng hóa

• Inputs: PO, lịch giao hàng đã thỏa thuận.
• Hoạt động chính:
  • Giám sát tiến độ sản xuất/giao hàng qua email cập nhật của supplier.
  • Khi hàng đến gần ngày giao, phối hợp Logistics/Kho vận để chuẩn bị bãi, phương tiện, giấy tờ hải quan (nếu nhập khẩu).
  • Xử lý kịp thời các vấn đề chậm trễ: tìm biện pháp thay thế, đôn đốc supplier, kích hoạt fast-track nếu cần.
• Outputs: Lịch trình giao nhận cập nhật, nhật ký giao hàng (delivery log).

Bước 7. Kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa

• Inputs: Phiếu nhập hàng – Goods Receipt Note (GRN), lô hàng thực tế.
• Hoạt động chính:
  • Kho vận nhập kho tạm, lập GR và phát lệnh chuyển mẫu cho QA.
  • QA kiểm nghiệm theo kế hoạch kiểm (sampling plan): kiểm tra kích thước, trọng lượng, tính năng, thông số kỹ thuật, VSATTP (nếu thực phẩm).
  • Ghi nhận kết quả: Pass → nhập kho chính thức; Fail → trả hàng (Return to Vendor).
• Outputs: Biên bản nghiệm thu, cập nhật trạng thái kho, phiếu trả hàng (nếu có).

Bước 8. Thanh toán và lưu trữ hồ sơ mua hàng

• Inputs: Invoice của supplier, chứng từ GR, PO.
• Hoạt động chính:
  • Xử lý exception (chênh lệch số lượng/giá) nếu có, liên hệ với supplier để giải quyết.
  • Theo dõi công nợ theo điều khoản (Net 30/45/60 days), ghi nhận Nợ phải trả.
  • Lập hồ sơ thanh toán và phòng Tài chính thực hiện 3-way match (PO–GR–Invoice).
  • Lưu trữ toàn bộ hồ sơ: PR, PO, hợp đồng, GRN, biên bản QA, invoice, DO, payment voucher để phục vụ kiểm toán và báo cáo.
• Outputs: Thanh toán hoàn tất nếu hồ sơ thanh toán hợp lệ, hồ sơ tài liệu lưu trữ đầy đủ, tính toán TCO.

Với mỗi bước, doanh nghiệp có thể áp dụng thêm công cụ tự động hóa (e-Procurement, workflow approval, supplier portal) để rút ngắn cycle-time, giảm sai sót và tăng minh bạch.

Hình ảnh minh họa. Xây dựng quy trình mua hàng thường là công việc phức tạp với nhiều doanh nghiệp

Ưu/Nhược điểm khi xây dựng quy trình mua hàng

Chúng ta đều nghĩ Xây dựng quy trình mua hàng là một điều hoàn toàn tốt, nhưng thực tế thì không hẳn. Nhưng trước hết hãy cũng view qua một số ưu điểm nhé

Ưu điểm

Tối ưu chi phí

• • Lựa chọn được nhà cung cấp có giá cạnh tranh, tận dụng sức mạnh đàm phán với khối lượng lớn.
  • Áp dụng phân tích Total Cost of Ownership (TCO) giúp nhìn thấy chi phí ẩn (vận chuyển, bảo hành, tồn kho).

Đảm bảo chất lượng & tính chuẩn hóa

• • Thiết lập tiêu chuẩn kỹ thuật, kiểm soát chặt chẽ qua các bước yêu cầu báo giá (RFQ), đánh giá mẫu và nghiệm thu.
  • Dữ liệu vật tư (Material Master) và nhà cung cấp (Vendor Master) được chuẩn hóa, giảm nhầm lẫn, sai sót.

Minh bạch và kiểm soát tốt

• • Quy trình có workflow rõ ràng (PR → PO → GR → Invoice → Payment), mọi bước có dấu vết audit trail.
  • KPI (ví dụ: PR→PO Cycle Time, On-time Delivery, Invoice Exception Rate) được đo lường, theo dõi.

Giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng

• • Xây dựng danh mục nhà cung cấp dự phòng, safety stock, hợp đồng SLA và penalty clauses.
  • Cơ chế phê duyệt giúp tránh mua hàng không cần thiết, gian lận hoặc vi phạm ngân sách.

Tăng tính hợp tác liên phòng ban

• • Quá trình cross-functional buộc Kế hoạch, Sản xuất, QA, Tài chính, Kho vận… cùng phối hợp, đẩy mạnh giao tiếp và tối ưu chung mục tiêu.

Nhược điểm

Thủ tục & quy trình phức tạp

• • Nếu chưa ứng dụng tự động hóa, phải qua nhiều bước phê duyệt thủ công, dễ bị chậm trễ và sai sót do con người.
  • Quy trình dài (PR→Approval→PO→GR→3-way Match) có thể làm tăng cycle-time đặt hàng.

Chi phí đầu tư hệ thống và duy trì

• • Triển khai ERP/P2P tốn kém chi phí bản quyền, triển khai, đào tạo và bảo trì.
  • Cần duy trì master data sạch, phải có đội ngũ IT/ERP hỗ trợ liên tục.

Khả năng linh hoạt kém

• • Quy trình nghiêm ngặt đôi khi cứng nhắc, khó xử lý các tình huống khẩn cấp (mua gấp, thay đổi thông số kỹ thuật đột ngột).
  • Cấu trúc workflow phức tạp có thể gây “bottleneck” (”thắt cổ trai”) nếu cấp phê duyệt không sẵn sàng.

Phụ thuộc vào nhà cung cấp

• • Nếu không đa dạng hóa danh mục, dễ gặp rủi ro gián đoạn khi nhà cung cấp chính gặp vấn đề (đứt gãy sản xuất, biến động chính sách).
  • Đàm phán kém linh hoạt do ràng buộc hợp đồng dài hạn hoặc khối lượng cam kết.

Khó đánh giá và cải tiến liên tục

• • Thiếu dữ liệu phân tích sâu, nếu chỉ đánh giá theo cảm tính dễ dẫn đến lựa chọn sai nhà cung cấp.
  • Quá trình thu thập và phân tích KPI đòi hỏi nguồn lực và công cụ phân tích, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng đầu tư.

Tổng kết lại, xây dựng quy trình mua hàng truyền thống với những bước đi rõ ràng và cấu trúc kiểm soát chặt chẽ vẫn là lựa chọn phù hợp với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao hơn trong môi trường kinh doanh liên tục biến đổi, việc nhận diện rõ ưu – nhược điểm sẽ là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra những điều chỉnh phù hợp, hướng đến sự linh hoạt và tối ưu hơn trong tương lai.

(Đọc thêm về xây dựng quy trình mua hàng tại link sau)