Nhóm chính sách về Xác định Vai trò của Bộ phận mua hàng

Bài viết này nằm trong loạt nội dung thảo luận về việc xây dựng chính sách mua hàng trong doanh nghiệp.

Nhóm chính sách này thiết lập phạm vi quyền hạn của Bộ phận mua hàng, mô tả các mục tiêu định hướng hoạt động mua hàng và xác định trách nhiệm của các cấp mua hàng khác nhau. Đây thường là những tuyên bố chính sách mang tính tổng quát, từ đó phát triển các chính sách cụ thể hơn.

Phạm vi quyền hạn của Bộ phận mua hàng

Nhân sự mua hàng ở tất cả các cấp cần nhận thức rõ về quyền hạn của bộ phận mua hàng khi là đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp và tiến hành giao dịch kinh doanh. Do đó, quyền hạn của Bộ phận mua hàng thường do Ban điều hành cấp cao (executive committee) phê duyệt và ban hành.

Chính sách được ban hành này làm rõ các nội dung sau:

• • Phạm vi quyền hạn tổng thể của Bộ phận mua hàng được ủy quyền bởi Ban điều hành, mô tả chức năng của Bộ phận mua hàng và những giới hạn về quyền hạn và chức năng của Bộ phận mua hàng.
  • Quyền hạn của Bộ phận mua hàng trong việc ủy quyền hoặc phân công một số nhiệm vụ cho các phòng ban hoặc bộ phận khác trong doanh nghiệp;
  • Những lĩnh vực mà Mua hàng có hoặc không có quyền. Ví dụ: có thể không chịu trách nhiệm mua các tài sản như bất động sản, bảo hiểm y tế, hoặc những lĩnh vực mà bộ phận thu mua không có chuyên môn trực tiếp. Tuy nhiên, hiện nay Bộ phận mua hàng ngày càng tham gia nhiều hơn vào các khoản chi tiêu gián tiếp (indirect spend).

Việc quy định rõ ràng quyền hạn sẽ giúp đảm bảo sự tuân thủ giữa các bộ phận trong tổ chức với chính sách Mua hàng.

Mục tiêu của hoạt động mua hàng

Bộ phận mua hàng thường có thẩm quyền quyết định đối với một số phạm vi chi tiêu nhất định, được quy định trong một chính sách mô tả các mục tiêu hoặc nguyên tắc chung định hướng cho quá trình mua hàng.

Dưới đây là ví dụ về các mục tiêu/quan điểm mua hàng của một doanh nghiệp:

• • Chọn nhà cung cấp phù hợp các yêu cầu mua hàng và hiệu suất
  • Mua nguyên vật liệu và dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng
  • Khuyến khích quan hệ tốt với nhà cung cấp, thúc đẩy sự đóng góp từ phía họ
  • Đối xử công bằng và có trách nhiệm với tất cả các nhà cung cấp
  • Hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp
  • Tạo giá trị cho cộng đồng và mối quan hệ với nhân viên thông qua hoạt động mua hàng
  • Hỗ trợ các mục tiêu và chính sách chung của doanh nghiệp
  • Phát triển đội ngũ chuyên nghiệp, duy trì đội ngũ nhân sự có năng lực trong lĩnh vực mua hàng.

Mặc dù các mục tiêu hoặc nguyên tắc trên có vẻ mang tính khái quát, nhưng lại rất quan trọng vì thể hiện cam kết của ban lãnh đạo về sự chuyên nghiệp trong hoạt động mua hàng. Đồng thời, những nguyên tắc này là nền tảng để xây dựng các chính sách cụ thể hỗ trợ trực tiếp cho các hoạt động mua hàng.

Trách nhiệm của Bộ phận mua hàng cấp tập đoàn (Corporate Purchasing Office)

Việc hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của Bộ phận mua hàng trung tâm hoặc cấp tập đoàn (nếu có) cũng rất cần thiết. Chính sách này nêu rõ mối quan hệ giữa Bộ phận mua hàng cấp tập đoàn với các Bộ phận mua hàng tại cấp nhỏ hơn: đơn vị kinh doanh hoặc nhà máy. Bộ phận mua hàng cấp tập đoàn thường đảm nhiệm vai trò nhân sự hỗ trợ, chỉ đạo và điều phối các nguồn lực trong hoạt động mua hàng.

Chính sách này có thể cung cấp định hướng cho vai trò của Bộ phận mua hàng cấp tập đoàn trong:

• • Thực thi chính sách từ Ban điều hành
  • Soạn thảo và ban hành các chính sách và quy trình mua hàng theo từng nhóm hàng (category) để hỗ trợ hoạt động mua hàng hiệu quả và nhất quán cho toàn hệ thống
  • Phối hợp xây dựng chiến lược giữa các Bộ phận mua hàng và phòng ban khác trong doanh nghiệp nhằm tận dụng sức mạnh mua hàng quy mô lớn
  • Đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng bằng cách xây dựng và theo dõi các chỉ số KPI
  • Hỗ trợ chuyên môn cho các Bộ phận mua hàng. Ví dụ: phân tích dữ liệu, thông tin thị trường cung ứng, hoặc xây dựng trung tâm điều phối (“control tower”)
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác nhằm điều phối hiệu quả vai trò mua hàng trong toàn tổ chức.

KẾT LUẬN

Nhóm chính sách xác định vai trò của Mua hàng giúp doanh nghiệp:

• • Rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của Bộ phận mua hàng.
  • Đảm bảo sự phối hợp giữa các cấp và các bộ phận trong công ty.
  • Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn hoạt động chuyên nghiệp.
  • Là cơ sở để xây dựng và triển khai các chính sách cụ thể hỗ trợ hoạt động mua hàng hiệu quả hơn.