5W1H về RFQ trong mua hàng

Yêu cầu Báo giá – Request for Quotation (RFQ) là bước chuẩn bị bắt buộc sau khi nhu cầu đã được phê duyệt, nhằm thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp trước khi tạo đơn đặt hàng (PO). RFQ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tối ưu chi phí và lựa chọn đối tác cung ứng phù hợp nhất.

Hãy cùng Purchasing Work VN tìm hiểu tất tần tật mọi thứ về RFQ dưới góc nhìn 5W1H nhé!

1. WHAT – RFQ là gì?

Yêu cầu Báo giá – Request for Quotation (RFQ) là một tài liệu chính thức gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng, yêu cầu họ báo giá cho một danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể, kèm theo các điều kiện thương mại chi tiết.

Nội dung của một RFQ tiêu chuẩn

1. 1. Thông tin chung: số RFQ, ngày phát hành, người phụ trách.
   2. Chi tiết vật tư/dịch vụ yêu cầu báo giá: mô tả kỹ thuật, mã hàng, số lượng
   3. Yêu cầu về chất lượng & tiêu chuẩn: ISO, chứng nhận, kiểm định…
   4. Yêu cầu giao hàng: địa điểm, Incoterms, thời gian giao hàng cụ thể
   5. Điều khoản thanh toán: Net 30, Net 60, LC, chuyển khoản…
   6. Điều khoản về bảo hành
   7. Thời hạn/cách thức phản hồi RFQ: Hạn chót để nhà cung cấp gửi báo giá theo hình thức phù hợp qua email hoặc qua đường bưu điện tới Bộ phận Mua hàng của doanh nghiệp.
   8. Các tài liệu đính kèm (nếu có)

Cần phân biệt RFQ vs. RFP

RFQ khác với RFP (Request for Proposal) ở chỗ RFQ tập trung vào giá và điều khoản với các gói rõ ràng, trong khi RFP thường dành cho các giải pháp phức tạp, bao gồm thiết kế, triển khai…

→ Nó là một công cụ quan trọng trong quy trình mua hàng – bước cầu nối giữa nhu cầu nội bộ và thị trường cung ứng, đóng vai trò nền tảng cho quyết định lựa chọn nhà cung cấp và quản trị chi phí hiệu quả.

2. WHY – Tại sao cần RFQ?

3. WHEN – Khi nào phát hành RFQ?

Trong quy trình mua hàng, Bộ phận Mua hàng phải lập và phát hành Yêu cầu báo giá gửi cho nhiều nhà cung cấp sau khi đã xác định rõ nhu cầu (PR được duyệt với danh mục vật tư dịch vụ đã xác định chính xác) và trước khi ký PO (cơ sở để tạo PO – RFQ là bước chuẩn bị bắt buộc) trong các trường hợp sau:

• • Cho các gói mua mang tính lặp lại hoặc giá trị lớn: RFQ giúp tối ưu hóa chi phí cho đơn mua lớn hoặc định kỳ.
  • Khi tìm kiếm nhà cung cấp mới: Không có sẵn nhà cung cấp trong Danh sách nhà cung cấp của doanh nghiệp cung ứng vật tư yêu cầu hoặc có nhà cung cấp nhưng lại không đáp ứng được các yêu cầu liên quan.
  • Khi chuẩn bị cho mua hàng chiến lược, cần lựa chọn kỹ lưỡng
  • Theo yêu cầu từ chính sách nội bộ của doanh nghiệp
  • Khi cần tái đàm phán giá: Dùng RFQ để thu thập báo giá mới, so sánh với giá hiện hành từ nhà cung cấp hiện tại, kiểm soát TCO.

Các trường hợp có ví dụ thực tế bên dưới sẽ minh họa khi nào thì CẦN phát hành RFQ và khi nào thì KHÔNG CẦN phát hành RFQ:

4. WHERE – RFQ diễn ra ở đâu?

• • Hệ thống e-Sourcing hoặc ERP: Các module sourcing (SAP SRM, Oracle SCM, Coupa, Ariba…) cho phép phát hành RFQ online, nhận báo giá tự động và so sánh.
  • Bộ phận Mua hàng (Procurement Department) chịu trách nhiệm biên soạn, gửi và thu thập RFQ.
  • Phòng Kỹ thuật/QA tham gia phê duyệt nội dung kỹ thuật trước khi gửi RFQ.

5. WHO – Ai tham gia vào RFQ?

6. HOW – Quy trình RFQ thực hiện thế nào?

Để tạo một Yêu cầu báo giá hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. 1. Chuẩn bị nội dung RFQ
      • Tổng hợp từ PR: sản phẩm hoặc dịch vụ cần báo giá, số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, ngày cần.
      • Xác định rõ Incoterms, điều khoản thanh toán, yêu cầu bảo hành, chứng chỉ.
      • Soạn thảo Yêu cầu báo giá: Trình bày đầy đủ các thông tin quan trọng, sử dụng ngôn ngữ chính xác, ngắn gọn và dễ hiểu, đồng thời áp dụng thuật ngữ chuyên ngành khi cần thiết, tránh tiết lộ các thông tin quan trọng có thể ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp.
   2. Lựa chọn danh sách nhà cung cấp
      • Xác định phương thức đấu thầu (mở – chào thầu công khai hoặc kín – gửi thư chào thầu tới nhà cung cấp tiềm năng).
      • Dựa trên danh sách hiện có (Approved Vendor List), độ tin cậy, khả năng đáp ứng.
      • Với hàng hóa đặc thù, có thể tìm thêm nhà cung cấp mới (Market Scan).
   3. Phát hành RFQ
      • Gửi qua hệ thống e-Sourcing hoặc email, đặt hạn chót (ví dụ 7–14 ngày).
      • Yêu cầu supplier điền form, đính kèm chứng chỉ, catalogue.
   4. Thu thập và so sánh báo giá
      • Nguyên tắc phổ biến: Bộ phận mua hàng nên thu thập ít nhất 3 báo giá để so sánh.
      • Dùng Supplier Comparison Matrix: cột giá, phí vận chuyển, chiết khấu, thời gian giao, điều kiện thanh toán.
      • Tính Total Cost of Ownership (TCO): giá mua + chi phí vận chuyển, bảo trì, lưu kho…
   5. Đàm phán lần cuối
      • Đàm phán giảm giá, tăng ưu đãi thanh toán, điều chỉnh SLA.
      • Ghi nhận mọi thay đổi vào biên bản đàm phán và RFQ final.
   6. Chọn nhà cung cấp & lập PO
      • Dựa vào bảng so sánh, KPI đánh giá: giá, chất lượng, thời gian, lịch sử performance.
      • Phòng Mua hàng tạo PO gửi chính thức đến nhà cung cấp đã chọn.
   7. Lưu trữ và đánh giá sau cùng
      • Lưu RFQ, báo giá, biên bản đàm phán.
      • Sau giao hàng, đánh giá lại accuracy (đúng spec, đúng tiến độ) để cập nhật Supplier Scorecard.

KẾT LUẬN: RFQ không chỉ là bước “xin giá” mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, chuẩn hóa điều khoản, giảm thiểu rủi ro và xây dựng mối quan hệ minh bạch với nhà cung cấp.