Bộ phận Mua hàng làm gì trong doanh nghiệp

Bộ phận mua hàng làm gì? Bạn đã biết chưa?

Bắt đầu từ vai trò không chỉ là “người đặt đơn” mà còn là “trái tim điều phối” của chuỗi cung ứng, bộ phận mua hàng đóng vai trò sống còn trong việc đảm bảo rằng dòng chảy nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ thông suốt. Tuy nhiên, ngoài việc quản lý các hoạt động trong quy trình mua hàng – từ xác định nhu cầu, lập yêu cầu mua đến đàm phán, đặt hàng và thanh toán – bộ phận mua hàng còn thực hiện các công việc chiến lược như phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp, đánh giá và cải tiến hiệu suất thông qua các chỉ số KPI, quản trị rủi ro và tối ưu hóa chi phí tổng thể, góp phần tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Xây dựng và Triển khai Chiến lược Mua hàng

• • Định hướng chiến lược: Phối hợp với Ban điều hành và các phòng ban liên quan (Sản xuất, Tài chính, Kho vận) để xác định mục tiêu mua hàng (ví dụ: tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng, rút ngắn thời gian cung ứng).
  • Phân khúc nhà cung cấp: Xác định các nhóm nhà cung cấp chiến lược, nhà cung cấp chuẩn và nhà cung cấp phụ trợ, từ đó xây dựng chính sách khác nhau về hợp tác, đàm phán và đánh giá.
  • Lập kế hoạch dài hạn: Phân bổ ngân sách, năng lực và công cụ (ERP, e-sourcing) để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Lập Kế hoạch và Dự báo Nhu cầu

• • Thu thập nhu cầu nội bộ: Phối hợp với các phòng ban (Sản xuất, R&D, Bảo trì…) để tổng hợp khối lượng và thời gian cần vật tư, nguyên liệu.
  • Dự báo & tối ưu tồn kho: Ứng dụng các phương pháp dự báo (Moving Average, EOQ, ROP…) nhằm cân bằng giữa chi phí tồn kho và mức độ dịch vụ.
  • Lập kế hoạch mua hàng

Tìm kiếm, Đánh giá và Chọn lựa Nhà Cung cấp

• • Sourcing: Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp qua internet, hội chợ, “Request for Information” (RFI)…
  • Đánh giá năng lực nhà cung cấp: Thẩm định khả năng sản xuất, chất lượng, tài chính, chứng chỉ (ISO, CE…) và uy tín trên thị trường.
  • Lựa chọn & xếp hạng: Ký hồ sơ năng lực, dùng ma trận đánh giá để xếp hạng và duy trì danh sách “Approved Vendors”.

Đàm phán và Ký kết Hợp đồng (Negotiation & Contracting)

• • Đàm phán điều kiện: Đàm phán điều kiện mua (giá cả, phương thức thanh toán, dịch vụ hậu mãi…) để có được thoả thuận tốt nhất. Kỹ năng đàm phán chiến lược có thể mang lại tiết kiệm đáng kể, góp phần duy trì lợi thế cạnh tranh.
  • Soạn thảo & ký kết: Chuẩn hóa hợp đồng mua bán (PO, SLA, NDA) đảm bảo đầy đủ quy định pháp lý, tuân thủ chính sách nội bộ và giảm thiểu rủi ro.

Quản lý Đơn Đặt hàng và Theo dõi Giao hàng (Order Management)

• • Phát hành PO: Sử dụng hệ thống ERP/e-Procurement để tạo, gửi và lưu trữ PO.
  • Theo dõi tiến độ: Kiểm soát ngày sản xuất, vận chuyển, thông quan, cập nhật thời gian hàng sẽ đến kho để chủ động điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kho bãi, đảm bảo cung ứng đúng thời hạn. Điều này duy trì luồng hoạt động sản xuất/kinh doanh liên tục.
  • Xử lý sự cố: Phát hiện chậm giao, thiếu hàng, sai chủng loại và đưa ra biện pháp (đàm phán bù, tìm nguồn thay thế).

Tiếp nhận, Kiểm tra Chất lượng và Thanh toán

• • Kiểm soát đầu vào: Phối hợp với QA/QC kiểm tra số lượng, chủng loại, thông số kỹ thuật, chất lượng hàng nhập theo tiêu chuẩn đã định.
  • Xác nhận hoàn tất: Ký biên bản nghiệm thu, đính kèm chứng từ (COC, COA, Packing List) để làm căn cứ thanh toán.
  • Thanh toán: Chuyển chứng từ cho Kế toán, theo dõi công nợ, quản lý chi phí theo PO.

Quản lý Quan hệ và Phát triển Nhà Cung cấp (Vendor Management)

• • Giao tiếp định kỳ: Họp review KPI (OTD – On Time Delivery, PPV – Price Performance Variance…), thu thập phản hồi hai chiều.
  • Chương trình phát triển: Hỗ trợ nhà cung cấp cải tiến chất lượng, năng lực sản xuất (vendor development), khuyến khích đổi mới công nghệ.
  • Chính sách khuyến khích: Thưởng – phạt, đặt mức doanh thu tối thiểu, chương trình hợp tác lâu dài.

Kiểm soát Chi phí và Tối ưu Hiệu quả

• • Quản lý chi phí (Cost Management): Phân tích chi phí, xem xét tổng chi phí sở hữu (TCO) thay vì chỉ giá mua ban đầu.
  • Đàm phán lại & tái đánh giá: Liên tục rà soát điều kiện hợp đồng, tìm cơ hội tiết giảm (hợp đồng khung, mua chung, đấu thầu).
  • Áp dụng cải tiến: Công cụ Kaizen, Lean Procurement, số hoá quy trình (RPA, AI) để rút ngắn lead time và giảm chi phí hành chính.

Quản trị Rủi ro và Tuân thủ (Compliance & Risk Management)

• • Nhận diện rủi ro: Đứt gãy chuỗi cung ứng (thiên tai, dịch bệnh), biến động tỷ giá, thay đổi chính sách thuế.
  • Kế hoạch dự phòng: Đa dạng hóa nguồn cung, xây dựng stock safety, BCP (Business Continuity Plan).
  • Tuân thủ: Đảm bảo mọi hoạt động mua hàng tuân thủ quy định pháp luật (Luật Đấu thầu, Luật Thương mại), chính sách nội bộ (Ethics, Anti-corruption), trách nhiệm xã hội (CSR, ESG).

Báo cáo, Phân tích và Cải tiến Liên tục

• • Báo cáo KPI định kỳ: Giá mua trung bình, tiết kiệm chi phí, tỷ lệ giao đúng hạn, hiệu suất nhà cung cấp.
  • Phân tích dữ liệu: Sử dụng BI (Power BI, Tableau) để phát hiện xu hướng, cảnh báo sớm vấn đề.
  • Cải tiến quy trình: Thu thập phản hồi nội bộ, tổ chức workshop, huấn luyện đội ngũ để nâng cao năng lực mua hàng.

Mối quan hệ với các bộ phận khác

Để hiểu sâu hơn Bộ phận mua hàng làm gì, chúng ta cũng cần xem xét mối quan hệ với các phòng ban liên quan. Bộ phận mua hàng hợp tác chặt chẽ với các phòng ban nội bộ để đảm bảo kế hoạch cung ứng đồng bộ:

• • Với sản xuất để nắm bắt kế hoạch sản lượng và nhu cầu nguyên liệu;
  • Với kho vận để theo dõi nhận hàng và điều phối lưu trữ;
  • Với tài chính/kế toán để xét duyệt ngân sách, thanh toán hóa đơn và kiểm soát chi phí;
  • Với kỹ thuật/chất lượng để đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa/dịch vụ.
  • Đồng thời, mua hàng cũng thường làm việc với marketing (hoạch định sản phẩm mới) và kinh doanh quốc tế (đàm phán, hải quan) nếu có.

Việc giao tiếp liên tục với các bộ phận giúp mua hàng hiểu rõ yêu cầu đặc thù và hỗ trợ kịp thời, từ đó tối ưu tồn kho và giảm thời gian chờ. 

KẾT LUẬN

Vậy là ta đã cùng tìm hiểu câu trả lời cho câu hỏi Bộ phận mua hàng làm gì?

 Thông qua các hoạt động sourcing, đàm phán, quản lý quan hệ nhà cung cấp và kiểm soát chi phí toàn diện, bộ phận mua hàng góp phần ổn định dòng vật tư, giảm thiểu lãng phí và thúc đẩy đổi mới sản phẩm. Sự liên kết chặt chẽ giữa mua hàng với các phòng ban khác cũng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược, tăng tính linh hoạt của chuỗi cung ứng và gia tăng giá trị kinh tế lâu dài.

(Đọc thêm về vai trò của bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp tại đây)