Nhóm chính sách định hướng quan hệ với nhà cung cấp

Bài viết này nằm trong loạt nội dung thảo luận về việc xây dựng chính sách mua hàng trong doanh nghiệp.

Nhóm chính sách này bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau liên quan đến nhà cung cấp:

Thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp

Nguyên tắc định hướng quan hệ với nhà cung cấp thường được trình bày trong một chính sách, nhấn mạnh rằng mối quan hệ giữa người mua và người bán là yếu tố quan trọng để kinh doanh thành công. Hơn hết, mối quan hệ này cần được xây dựng trên nền tảng tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Chính sách này thường nêu một số nguyên tắc hỗ trợ việc xây dựng quan hệ tích cực với nhà cung cấp, bao gồm:

• • Đối xử công bằng và trung thực với nhà cung cấp.
  • Hỗ trợ và phát triển các nhà cung cấp có nỗ lực để cải thiện chất lượng, giao hàng, chi phí hoặc các tiêu chí hiệu quả khác.
  • Thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp.
  • Khuyến khích nhà cung cấp đưa ra các ý tưởng đổi mới và chia sẻ lợi ích từ các ý tưởng đó.
  • Phát triển các kênh liên lạc cởi mở với nhà cung cấp.
  • Thông báo cho nhà cung cấp lý do họ không được nhận hợp đồng mua hàng.
  • Thiết lập một quy trình công bằng để nhà cung cấp biết cách đạt được hợp đồng mua hàng từ doanh nghiệp.

Đánh giá năng lực và lựa chọn nhà cung cấp

Chính sách cần cung cấp hướng dẫn về các tiêu chí hiệu quả được sử dụng để đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng hoặc đánh giá nhà cung cấp hiện tại đối với mặt hàng chưa từng hoặc không thường xuyên cung cấp. Ban điều hành yêu cầu việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ được thực hiện sau khi Bộ phận mua hàng đã rà soát đầy đủ tất cả tiêu chí.

Một số tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp bao gồm:

• • Sự cạnh tranh về giá cả
  • Chất lượng sản phẩm
  • Hiệu quả giao hàng
  • Tình hình tài chính
  • Năng lực kỹ thuật trong thiết kế và sản xuất
  • Khả năng quản lý chuỗi cung ứng riêng
  • Năng lực quản lý
  • Khả năng hợp tác với khách hàng
  • Tiềm năng đổi mới

Chính sách này cũng có thể nêu quan điểm của Ban điều hành về việc chấp nhận một nhà cung cấp duy nhất ̣(single) hay nhiều nhà cung cấp (multiple), hay ký kết các hợp đồng mua hàng dài hạn. Ngoài ra, chính sách có thể là định hướng cho việc phối hợp giữa Bộ phận mua hàng và các bộ phận khác để đánh giá các tiêu chí kỹ thuật hoặc tài chính trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp.

Nguyên tắc và hướng dẫn trong việc trao hợp đồng mua hàng

Quy trình lựa chọn và trao hợp đồng mua hàng là trọng tâm của hoạt động mua hàng hiệu quả. Chính sách này đề cập đến một số vấn đề quan trọng như:

• • Giới hạn thẩm quyền trong việc trao hợp đồng có giá trị vượt mức nhất định: Hợp đồng giá trị càng lớn thì cấp cao hơn mới được quyết định.
  • Các điều kiện mà đấu thầu cạnh tranh được sử dụng hoặc không.
  • Các quy định sử dụng hình thức đấu thầu cạnh tranh.
  • Quy trình phân tích các hồ sơ đấu thầu kín.
  • Các điều kiện khiến hợp đồng được giao cho nhà cung cấp không có giá thầu thấp nhất.
  • Các điều kiện dẫn đến việc tổ chức đấu thầu lại.
  • Các hướng dẫn liên quan đến việc đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp.

Mặc dù hiện nay đang có xu hướng giảm phụ thuộc vào đấu thầu cạnh tranh và chuyển sang đàm phán các thỏa thuận dài hạn, nhưng nhiều hợp đồng vẫn được trao thông qua quy trình đấu thầu. Các mặt hàng thông dụng, có thể được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, thường được mua thông qua hình thức đấu thầu cạnh tranh. Việc Bộ phận mua hàng có một bộ hướng dẫn tiêu chuẩn cho việc trao hợp đồng mua hàng là rất quan trọng. Những hướng dẫn này đảm bảo rằng việc trao hợp đồng được thực hiện dựa trên các nguyên tắc công bằng, minh bạch.

Phương án xử lý trong trường hợp bị gián đoạn nguồn cung do phía nhà cung cấp

Quan điểm của Ban điều hành về các gián đoạn nguồn cung cũng như các phương án xử lý khả thi cung cấp định hướng trong các tình huống như:

• • Gián đoạn nguồn cung bất ngờ từ phía nhà cung cấp;
  • Lao động đình công;
  • Nhà cung cấp bị đình chỉ giấy phép hoạt động;
  • Sự cố bất khả kháng: hỏa hoạn, thiên tai,… gây gián đoạn bất ngờ hoạt động của nhà cung cấp mà chưa có biện pháp xử lý sự cố.

Một vấn đề mà chính sách này có thể giải quyết là việc đưa các máy móc, thiết bị thuộc sở hữu doanh nghiệp khỏi nhà cung cấp một cách hợp pháp trong thời gian đình công, không thể hoạt động do sự cố,… để doanh nghiệp có thể thiết lập nguồn cung thay thế trong thời gian gián đoạn. Chính sách cần quy định chi tiết vấn đề này và đưa nó vào hợp đồng với nhà cung cấp, cho phép tạm ngưng các hợp đồng mua hàng hoặc đơn đặt hàng còn hiệu lực với nhà cung cấp.

Các chính sách khác liên quan đến quan hệ giữa người mua và người bán

Tiếp nhận ý tưởng từ nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần thận trọng với trách nhiệm pháp lý có thể phát sinh từ việc tiếp nhận và sử dụng các ý tưởng, thiết kế hoặc đề xuất do nhà cung cấp gửi, dù không được yêu cầu (unsolicited ideas), khi họ có ý định hợp tác với doanh nghiệp. Chính sách phải nêu rõ rằng doanh nghiệp chỉ chấp nhận các đề xuất không được yêu cầu (unsolicited proposals) từ các nhà cung cấp trên cơ sở không bảo mật và không có nghĩa vụ hay trách nhiệm pháp lý nào đối với nhà cung cấp. Theo đó, nhà cung cấp được yêu cầu ký vào biên bản miễn trừ trách nhiệm, nhằm giúp doanh nghiệp tránh khỏi các trách nhiệm pháp lý liên quan trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng ý tưởng đó mà không ký hợp đồng rõ ràng, có thể bị kiện vì vi phạm bản quyền, chiếm dụng tài sản trí tuệ,…

Nghĩa vụ tài chính khi nhà cung cấp tham gia thiết kế sản phẩm sớm

Chính sách cần làm rõ quan điểm của Ban điều hành về các nghĩa vụ tài chính đối với những nhà cung cấp tham gia sớm vào quá trình thiết kế sản phẩm. Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp góp ý, đề xuất cải tiến, đưa ra các ý tưởng giảm chi phí ngay từ giai đoạn đầu của quy trình thiết kế sản phẩm mới. Chính sách sẽ cung cấp hướng dẫn về mức độ cam kết tài chính đối với nhà cung cấp, đặc biệt là trong những trường hợp các ý tưởng của họ không được lựa chọn, giúp tránh mâu thuẫn hoặc hiểu nhầm giữa hai bên.

Hợp tác phát triển sản phẩm mới

Trong trường hợp Bộ phận mua hàng muốn tích hợp nhà cung cấp vào quá trình phát triển sản phẩm mới, doanh nghiệp nên thiết lập một bộ sổ tay chính sách (policy manual) được xây dựng bởi các bộ phận kỹ thuật, marketing, sản xuất và mua hàng. Bộ sổ tay chính sách này cần chỉ rõ các bước trong quy trình phát triển sản phẩm mới và các triggers trong quy trình, xác định khi nào và bằng cách nào nhà cung cấp sẽ được tích hợp vào quá trình này. Đồng thời, quy định loại thỏa thuận bảo mật (nondisclosure agreement) được sử dụng, chia sẻ bằng sáng chế, cũng như các chính sách khác liên quan đến việc phát triển sản phẩm chung.