5W1H về Purchase Order: Tất-Tần-Tật cho người làm mua hàng

Trong thực tế doanh nghiệp, một lệnh mua (PO) đúng chuẩn có thể quyết định việc giao hàng đúng hạn, đối chiếu thanh toán suôn sẻ và giảm rủi ro hợp đồng. Hãy tưởng tượng: một nhà máy ngừng hoạt động vì thiếu linh kiện chỉ vì thiếu một PO hợp lệ – chi phí gián đoạn có thể rất lớn.

Trong bài viết này bạn sẽ nhận được: định nghĩa rõ ràng về PO, ai cần dùng PO, khi nào và ở đâu PO phát huy tác dụng, vì sao nó quan trọng và cách triển khai (kể cả dạng điện tử).

What: PO là gì & bản chất của nó?

PO (Purchase Order / Lệnh Mua hàng) là chứng từ chính thức do người mua phát hành, xác nhận nhu cầu mua sắm – số lượng, chủng loại, giá cả, thời gian và điều kiện giao/nhận – và có thể là một tài liệu ràng buộc pháp lý khi nhà cung cấp chấp nhận.

Bản chất pháp lý

• • PO thường được coi là lời đề nghị hợp đồng (contractual offer); khi nhà cung cấp chấp nhận, PO trở thành hợp đồng có giá trị pháp lý (legally binding document).
  • Tùy thuộc vào hoàn cảnh, một PO có thể là một lời đề nghị (offer), sự chấp nhận (acceptance), hoặc một đề nghị đối ứng (counter-offer); sau khi được chấp nhận, PO trở thành một hợp đồng cuối cùng.

Nội dung chính cần có trên PO

• • Số PO, ngày phát hành, thông tin người mua & người bán.
  • Mô tả hàng hóa/dịch vụ, mã vật tư, quy cách kỹ thuật.
  • Số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều khoản giao hàng (Incoterms nếu cần).
  • Địa chỉ giao hàng (ship-to), ngày giao, điều khoản thanh toán, điều khoản bảo hành, quyền kiểm tra và từ chối của người mua, điều khoản giải quyết tranh chấp (arbitration clause), quy định về rủi ro mất mát (risk of loss).
  • Chữ ký hoặc xác nhận theo quy trình.

Who: Ai tham gia và vai trò của họ?

Trên hệ thống ERP, một tệp chứa bản sao đơn đặt hàng sẽ được gửi đến hộp thư máy tính của từng bộ phận (permissions theo role).

• • Bộ phận Mua hàng (Purchasing): soạn và phát hành PO sau khi lựa chọn nhà cung cấp.
  • Nhà cung cấp (Supplier): nhận PO bản gốc, xác nhận/cập nhật tình trạng hoặc gửi back-order cho người mua.
  • Bộ phận Kế toán (Accounts Payable): dựa vào PO để lập và đối chiếu với hóa đơn, phiếu nhập kho, quyết toán thanh toán.
  • Bộ phận Yêu cầu (Requesting Dept): theo dõi số PO để kiểm tra tình trạng.
  • Bộ phận Kho nhận hàng: đối chiếu PO khi nhận vật tư thực tế nhận được, đồng thời có thể sử dụng các PO chưa hoàn thành để dự báo khối lượng công việc tiếp nhận hàng trong tương lai.
  • Vận tải (Logistics/Traffic): tổ chức giao nhận theo yêu cầu trên PO.
  • Bộ phận Quản lý/Kiểm soát nội bộ: Giám sát chặt chẽ quy trình phát hành, phê duyệt và lưu trữ PO.

Where & When: PO được tạo ra, dùng ở đâu và khi nào?

• • Vị trí trong quy trình: PO được tạo ra trong Giai đoạn 4: Chuẩn bị Phê duyệt, Hợp đồng và Đơn đặt hàng (Approval, Contract, and Purchase Order Preparation). Giai đoạn này nằm sau khi xác định nhu cầu (requisition) và lựa chọn nhà cung cấp.
  • Khi nào phát hành: sau khi kết thúc đàm phán/đấu thầu và nhà cung cấp được chọn – hoặc ngay khi có yêu cầu với mặt hàng tiêu chuẩn.
  • Kéo dài đến khi nào: PO còn hiệu lực cho tới khi hàng được nhận, kiểm định và thanh toán/đóng đơn hàng (hoặc hết hạn nếu BPO).

Why: Tại sao PO quan trọng?

• • Ràng buộc pháp lý & bằng chứng giao dịch – giảm hiểu lầm giữa hai bên.
  • Kiểm soát nội bộ – đối chiếu vật nhận vs. PO giúp tránh thanh toán sai.
  • Quản lý tiền mặt & kế hoạch tài chính – Kế toán (Accounts Payable) biết các khoản phải trả trong tương lai (thông qua việc xác nhận đủ ngân sách, tránh việc chi tiêu vượt mức).
  • Hiệu quả & tự động hóa – e-procurement giảm giấy tờ, lỗi, thời gian xử lý và chi phí hành chính.
  • Quản lý chuỗi cung ứng – PO giúp theo dõi open orders và dự báo tồn kho.

How: PO được thực hiện như thế nào & các loại PO

Quy trình (cho e-procurement)

1. 1. Phát sinh nhu cầu (requisition) → phê duyệt yêu cầu (nếu giá trị đơn hàng vượt ngưỡng tự phê duyệt do chính sách định sẵn thì cần PO có chữ ký cấp quản lý).
   2. Hệ thống tạo và phát hành PO tự động dựa trên thỏa thuận khung đã đàm phán trước.
   3. Gửi PO điện tử đến nhà cung cấp.
   4. Nhà cung cấp gửi xác nhận (acknowledgment) cho người mua.
   5. Khi hàng đến, bộ phận Receiving tạo biên bản nhận hàng (receiving notice).
   6. Hệ thống đối chiếu PO – Receiving – Invoice (3-way match) → thanh toán.
   7. Lưu trữ & phân tích: Lưu cả bản cứng và bản mềm theo quy định lưu trữ, là cơ sở dữ liệu để phân tích hiệu quả mua hàng, phân tích chênh lệch giá, thời gian giao hàng…

Các loại PO chính

• • Purchase Order (PO) thông thường: Được sử dụng cho các giao dịch mua hàng ban đầu hoặc mua một lần (one-time purchase/spot buy).
  • Blanket Purchase Order (BPO / Đơn đặt hàng tổng thể): Là đơn hàng mở, thường có hiệu lực trong một năm, bao gồm việc mua lặp lại một mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng. BPO loại bỏ nhu cầu phát hành PO mỗi khi cần vật liệu, thay vào đó chỉ cần một phiếu xuất kho/mua hàng (material purchase release).
  • Material Purchase Release: Được sử dụng để đặt các mặt hàng đã được thỏa thuận trong BPO, chỉ định số lượng, giá đơn vị, ngày nhận, địa chỉ giao hàng, và phương thức vận chuyển. Phiếu này phục vụ như một thông báo về mặt hàng cần thiết cho nhà cung cấp.

Checklist nhanh khi soạn PO

• • Có số PO & ngày phát hành? ✅
  • Mô tả hàng/ mã vật tư & quy cách kỹ thuật rõ ràng? ✅
  • Điều khoản giao hàng & địa chỉ ship-to chính xác? ✅
  • Điều kiện thanh toán & mã cost center đã gán? ✅
  • Đã có xác nhận của nhà cung cấp (nếu yêu cầu)? ✅

Kết luận

PO không chỉ là “một tờ giấy” đơn thuần – đó là công cụ pháp lý, kiểm soát và quản lý chuỗi cung ứng. Một hệ thống PO chuẩn (và nếu có thể là e-procurement) sẽ giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí hành chính và giúp đội ngũ mua hàng, nhận hàng, kế toán vận hành nhịp nhàng hơn.