ISO 20400: Tiêu chuẩn Vàng cho Mua sắm Bền vững – Hướng dẫn Toàn diện cho Doanh nghiệp

Bạn có biết rằng hoạt động mua sắm chiếm tới 50–80% tổng chi phí vận hành của hầu hết tổ chức, và đây cũng chính là nguồn phát sinh tác động môi trường – xã hội lớn nhất trong chuỗi giá trị?

Chính vì vậy, tiêu chuẩn ISO 20400:2017 – Sustainable Procurement Guidance ra đời như một kim chỉ nam toàn cầu, giúp các doanh nghiệp, tổ chức công và tư tích hợp tư duy bền vững vào mọi quyết định mua hàng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• • ISO 20400 là gì,
  • Các nguyên tắc và chủ đề cốt lõi của mua sắm bền vững,
  • Cách tích hợp tính bền vững vào chính sách, tổ chức và quy trình mua sắm,
  • Và các tiêu chuẩn liên quan mà doanh nghiệp nên biết (như ISO 26000, ISO 14001).

I. ISO 20400 là gì?

1. Giới thiệu chung

ISO 20400 là tiêu chuẩn quốc tế cung cấp hướng dẫn (guidance), mang tính tham khảo (không yêu cầu bắt buộc) cho mọi tổ chức – dù công hay tư, lớn hay nhỏ – về cách tích hợp yếu tố bền vững vào toàn bộ chu trình mua sắm, từ hoạch định nhu cầu cho đến đánh giá kết quả.

• • Xuất bản lần đầu: Tháng 4 năm 2017 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO)
  • Cơ sở xây dựng: Dựa trên ISO 26000 – Hướng dẫn về Trách nhiệm Xã hội
  • Phạm vi áp dụng:
    • Toàn cầu, không giới hạn loại hình hay quy mô tổ chức (từ doanh nghiệp tư nhân, tổ chức phi lợi nhuận đến cơ quan nhà nước).
    • Áp dụng cho quy trình mua hàng hàng hóa, dịch vụ và hợp đồng xây dựng.
    • Thích hợp cho các chuỗi cung ứng đa cấp, đa vùng địa lý.
  • Cấu trúc và nội dung chính của ISO 20400: Tiêu chuẩn gồm 7 chương, trong đó trọng tâm tập trung chương 4–6
    • Chương 1. Phạm vi và Định nghĩa
    • Chương 2. Mục tiêu và Nguyên tắc chung của sustainable procurement
    • Chương 3. Thuật ngữ và Định nghĩa liên quan
    • Chương 4. Tổ chức và cam kết lãnh đạo (Organizational context & leadership commitment)
    • Chương 5. Lập kế hoạch (Planning): xác định chính sách, mục tiêu bền vững, phân tích rủi ro và cơ hội
    • Chương 6. Triển khai và vận hành (Implementation and operation): quản lý danh mục, đánh giá supplier, hợp đồng, giám sát
    • Chương 7. Đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục (Performance evaluation & continual improvement)

2. Mục tiêu của tiêu chuẩn

ISO 20400 giúp tổ chức:

• • Hiểu rõ khái niệm mua sắm bền vững (Sustainable Procurement)
  • Xác định tác động kinh tế, xã hội và môi trường trong suốt vòng đời sản phẩm/dịch vụ
  • Tích hợp yếu tố bền vững vào chính sách, chiến lược, quy trình mua hàng
  • Đáp ứng và đóng góp cho Mục tiêu Phát triển Bền vững của Liên Hợp Quốc (UN SDGs)

II. Khái niệm và Nguyên tắc Cốt lõi (Điều khoản 4)

1. Mua sắm Bền vững là gì?

Mua sắm Bền vững (Sustainable Procurement) là hoạt động mua sắm có tác động kinh tế, xã hội và môi trường tích cực nhất có thể trong toàn bộ vòng đời (life cycle).

Mục tiêu là giảm thiểu tác động tiêu cực, đồng thời tối đa hóa giá trị bền vững – không chỉ với hàng hóa hoặc dịch vụ, mà còn với nhà cung cấp dọc theo chuỗi cung ứng.

2. Các Nguyên tắc Cốt lõi của Mua sắm Bền vững

Các nguyên tắc chính cho mua sắm bền vững bao gồm:

• • Trách nhiệm giải trình (Accountability): Tổ chức phải chịu trách nhiệm về các tác động của mình lên xã hội, kinh tế và môi trường, đặc biệt là các tác động trong chuỗi cung ứng, với quan điểm vòng đời đối với hàng hóa hoặc dịch vụ.
  • Minh bạch (Transparency): Minh bạch trong các quyết định và hoạt động mua sắm, đồng thời khuyến khích các nhà cung cấp cũng minh bạch.
  • Hành vi đạo đức (Ethical behaviour): Hành xử có đạo đức và thúc đẩy hành vi đạo đức trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
  • Cơ hội đầy đủ và công bằng (Full and fair opportunity): Tránh thiên vị, đảm bảo tất cả các nhà cung cấp, bao gồm cả nhà cung cấp địa phương và tổ chức quy mô nhỏ và vừa (SMOs), có cơ hội cạnh tranh công bằng.
  • Phân tích tất cả chi phí (Analysis of all costs): Cần xem xét chi phí phát sinh trong toàn bộ vòng đời (Life Cycle Costing – LCC), giá trị đạt được, cũng như chi phí và lợi ích cho xã hội, môi trường và kinh tế.
  • Tích hợp (Integration): Đảm bảo tính bền vững được tích hợp vào tất cả các hoạt động mua sắm hiện có.
  • Cải tiến liên tục (Continual improvement): Hướng tới cải thiện liên tục các hoạt động và kết quả bền vững của mình, đồng thời khuyến khích các tổ chức trong chuỗi cung ứng làm điều tương tự.

3. Các Chủ đề Cốt lõi của Mua sắm Bền vững

ISO 20400 đề cập đến bảy chủ đề cốt lõi của mua sắm bền vững (dựa trên ISO 26000), bao gồm:

1. 1. Quản trị tổ chức (Organizational governance): Các cấu trúc và quy trình ra quyết định.
   2. Nhân quyền (Human rights): Bao gồm thẩm định chuyên sâu (due diligence), tránh đồng lõa, giải quyết khiếu nại, chống phân biệt đối xử và tôn trọng các nguyên tắc và quyền cơ bản tại nơi làm việc.
   3. Thực hành lao động (Labour practices): Quan hệ việc làm, điều kiện làm việc, đối thoại xã hội, sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc.
   4. Môi trường (The environment): Ngăn ngừa ô nhiễm, sử dụng tài nguyên bền vững, giảm thiểu và thích ứng với biến đổi khí hậu, bảo vệ môi trường và đa dạng sinh học.
   5. Thực hành vận hành công bằng (Fair operating practices): Chống tham nhũng, cạnh tranh công bằng, thúc đẩy tính bền vững trong chuỗi giá trị, và tôn trọng quyền sở hữu.
   6. Các vấn đề người tiêu dùng (Consumer issues): Tiếp thị công bằng, thông tin chính xác, bảo vệ sức khỏe và an toàn, và thúc đẩy tiêu dùng bền vững.
   7. Sự tham gia và phát triển cộng đồng (Community involvement and development): Góp phần vào giáo dục, tạo việc làm và thu nhập, và đầu tư xã hội.

III. Tích hợp Tính Bền vững vào Chính sách & Chiến lược (Điều khoản 5)

Để mua sắm bền vững thành công, sự cam kết của quản lý cấp cao là rất quan trọng.

• • Cam kết: Các cân nhắc về tính bền vững nên được tích hợp ở cấp độ chiến lược cao nhất của chức năng mua sắm để thiết lập ý định, định hướng và ưu tiên rõ ràng cho toàn bộ tổ chức.
  • Chính sách (Policy): Chính sách mua sắm bền vững nên phản ánh các giá trị, nguyên tắc, mục tiêu và cam kết của tổ chức, đồng thời tính đến ba trụ cột của tính bền vững: môi trường, xã hội và kinh tế.
  • Phân tích Chuỗi cung ứng: Để đặt ưu tiên cho mua sắm bền vững, tổ chức cần có cái nhìn tổng quan về các hoạt động mua sắm và chuỗi cung ứng của mình, bao gồm độ phức tạp và số lượng tầng (tiers) của chuỗi cung ứng.
  • Quản lý Triển khai: Việc triển khai nên bao gồm việc thiết lập các mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound), truyền đạt hiệu quả tới các bên liên quan, và đánh giá/giám sát triển khai.

IV. Tổ chức Chức năng Mua sắm (Điều khoản 6)

ISO 20400 cung cấp hướng dẫn về cách tổ chức chức năng mua sắm để hỗ trợ tính bền vững:

• • Quản trị (Governance): Cần tích hợp tính bền vững vào các sắp xếp quản trị hiện có.
  • Quy trình và Hệ thống: Quản trị cần được hỗ trợ bởi các quy trình và công cụ như chính sách, hệ thống và mẫu, phải phù hợp với các mục tiêu bền vững và mua sắm của tổ chức.
  • Trao quyền cho con người (Enabling people): Cần đảm bảo các cá nhân liên quan đến mua sắm hiểu được lý do thực hiện mua sắm bền vững, thông qua văn hóa tổ chức hỗ trợ, quản lý hiệu suất, giáo dục, đào tạo và hỗ trợ.
  • Quản lý Hiệu suất: Các mục tiêu bền vững cần được đưa vào các thỏa thuận và đánh giá hiệu suất.
  • Thiết lập Ưu tiên (Setting Priorities): Cần áp dụng quản lý rủi ro để xác định và quản lý các rủi ro bền vững (bao gồm cả cơ hội). Có thể sử dụng các phương pháp tiếp cận khác nhau để đặt ưu tiên, chẳng hạn như theo danh mục (categories), theo nhà cung cấp, hoặc theo vấn đề bền vững.

V. Tích hợp Tính bền vững vào Quy trình Mua sắm (Điều khoản 7)

Điều khoản này hướng dẫn cách tích hợp các cân nhắc về tính bền vững vào từng bước của quy trình mua sắm hiện có, từ lập kế hoạch đến đánh giá hợp đồng:

1. Lập kế hoạch (Planning)

• • Đánh giá Rủi ro: Đánh giá và ưu tiên các rủi ro (và cơ hội) bền vững phù hợp và đáng kể nhất cho từng hoạt động mua sắm.
  • Phân tích Chi phí (Cost Analysis): Phân tích Chi phí Vòng đời (LCC – Life Cycle Costing) là phương pháp để tính toán chi phí của hàng hóa hoặc dịch vụ trong suốt vòng đời của chúng.
  • Phân tích Nhu cầu: Xem xét các lựa chọn thay thế để đáp ứng nhu cầu theo cách tốt hơn, bao gồm: loại bỏ nhu cầu, giảm tần suất sử dụng, khuyến khích tái chế/tái sử dụng, minh họa khái niệm kinh tế tuần hoàn (circular economy).

2. Tích hợp Yêu cầu vào Quy cách kỹ thuật (Specifications)

• • Xác định Tiêu chí: Các tiêu chí bền vững phải khách quan và có thể xác minh được.
  • Loại Yêu cầu: Có thể sử dụng các yêu cầu vật lý (ví dụ: hàm lượng tái chế), hiệu suất (ví dụ: tiêu chuẩn về thời gian giao hàng), hoặc chức năng (ví dụ: độ bền).
  • Yêu cầu Tối thiểu và Tùy chọn: Các yêu cầu có thể là tối thiểu (minimum) (thiết lập mức hiệu suất chấp nhận được) hoặc tùy chọn (optional) (được sử dụng để thưởng cho hiệu suất vượt mức tối thiểu).

3. Lựa chọn Nhà cung cấp (Selecting Suppliers)

• • Đánh giá Năng lực: Đánh giá khả năng của nhà cung cấp để đóng góp vào các yêu cầu và kỳ vọng bền vững của tổ chức.
  • Tiền điều kiện (Prequalification): Sử dụng các tiêu chí tiền điều kiện (go/no-go criteria) liên quan đến các vấn đề bền vững. Ví dụ, tuân thủ các tiêu chuẩn của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) đối với điều kiện làm việc và nhân quyền có thể là tiêu chí bắt buộc.
  • Quản lý Đấu thầu: Cần đảm bảo minh bạch, trách nhiệm giải trình và đạo đức trong giai đoạn đấu thầu. Việc đánh giá có thể bao gồm việc định lượng tiền tệ (monetizing) một số tác động nhất định (ví dụ: tiêu thụ năng lượng).

4. Quản lý Hợp đồng (Managing the Contract)

• • Quản lý Mối quan hệ Nhà cung cấp: Cam kết bền vững nên được phản ánh trong chất lượng mối quan hệ. Cần tập trung vào mối quan hệ song phương dựa trên sự tin cậy, minh bạch và lập kế hoạch hợp tác.
  • Giám sát Hiệu suất: Cần thiết lập kế hoạch quản lý hợp đồng phản ánh các mục tiêu bền vững và KPI liên quan. Việc giám sát liên tục là rất quan trọng, bao gồm cả đánh giá hai chiều (two-way evaluations).
  • Quản lý Thất bại: Thoát khỏi mối quan hệ với nhà cung cấp (exit the relationship) nên là biện pháp cuối cùng (last resort) sau khi tổ chức đã nỗ lực hỗ trợ nhưng nhà cung cấp không cải thiện.
  • Quản lý Thải bỏ (Disposal) và Hết vòng đời: Cần xem xét các lựa chọn thải bỏ để quản lý các tác động môi trường, tối đa hóa tái chế và tái sử dụng, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng bãi chôn lấp và ô nhiễm.

VI. Lợi ích vs. Thách thức khi áp dụng ISO 20400

1. Lợi ích

• • Giảm rủi ro ESG: Phát hiện sớm và ngăn ngừa vi phạm môi trường, lao động, tham nhũng trong chuỗi cung ứng.
  • Tối ưu chi phí toàn diện (TCO): Cân nhắc chi phí xử lý rác thải, phạt vi phạm, bảo trì… giúp quyết định mua hàng kinh tế – bền vững hơn.
  • Nâng cao uy tín thương hiệu: Chứng minh cam kết phát triển bền vững với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và cộng đồng.
  • Đáp ứng yêu cầu khách hàng & pháp lý: Hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu báo cáo ESG, các tiêu chí xanh trong đấu thầu hoặc thị trường xuất khẩu.
  • Tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài: Thiết lập mối quan hệ bền vững với supplier xanh, ổn định đội ngũ cung ứng, linh hoạt ứng phó khủng hoảng (thiên tai, biến động giá nguyên liệu).

2. Thách thức và kinh nghiệm khắc phục

• • Phức tạp trong đánh giá ESG → Có thể áp dụng công cụ chuẩn như EcoVadis, SA8000; hợp tác với bên thứ ba độc lập để audit và xác thực thông tin.
  • Chi phí đầu tư ban đầu cao → Cần tính toán ROI dài hạn, tận dụng hỗ trợ từ chính phủ/quỹ phát triển bền vững, chia nhỏ dự án pilot trước khi roll-out toàn diện.
  • Kháng cự nội bộ → Xây dựng nhóm change agent, truyền thông rõ ràng lợi ích, liên kết KPI bền vững trong đánh giá hiệu suất cá nhân và phòng ban.
  • Chuỗi cung ứng đa cấp → Phát triển chương trình hợp tác (partnership) với supplier tier 1 để cascade yêu cầu ESG xuống tier 2, tier 3 qua hội thảo và tài liệu.

VII. Các Tiêu chuẩn Liên quan Khác về Bền vững

Mặc dù ISO 20400 cung cấp hướng dẫn tổng thể, các nguồn khác cũng nhấn mạnh việc sử dụng các tiêu chuẩn quản lý môi trường:

• • ISO 14001: Được thiết lập để thúc đẩy nhận thức và bảo vệ môi trường cũng như ngăn ngừa ô nhiễm. Nhiều công ty yêu cầu nhà cung cấp đạt chứng nhận ISO 14001 như một cách để đánh giá khả năng của nhà cung cấp trong việc quản lý chủ động tác động môi trường và lượng khí thải carbon của họ.

Kết luận: Mua sắm không chỉ là chi tiêu – đó là đầu tư cho tương lai

ISO 20400 nhắc chúng ta rằng: mua sắm có thể trở thành công cụ chiến lược để thúc đẩy phát triển bền vững.

Việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp tổ chức không chỉ tuân thủ quy định, mà còn nâng cao uy tín, hiệu quả và khả năng cạnh tranh dài hạn.