Purchasing là gì? Vai trò của Purchasing trong doanh nghiệp

Những năm gần đây, cùng xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hóa đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam. Thuật ngữ Purchasing nói riêng và Quản lý chuỗi cung ứng xuất hiện ngày càng phổ biến. Vậy Purchasing là gì và vai trò Purchasing gì trong doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng Purchasing Work VietNam tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.Khái niệm về Purchasing

Purchasing (hay Mua hàng) là quá trình mà một doanh nghiệp thực hiện để thu mua hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh sản phẩm của mình. Để tạo ra sản phẩm bán ra thị trường, các doanh nghiệp cần có nguồn tài nguyên đầu vào phù hợp.

Quy trình mua hàng (Purchasing) trong một tổ chức bao gồm nhiều bước. Từ lập kế hoạch mua sắm, xác định nhu cầu hàng hóa. Tiếp theo là lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp, đàm phán và thương lượng giá cả. Sau cùng là việc ký kết hợp đồng, tiếp nhận hàng hóa cho đến thanh toán. Mỗi bước trong quy trình này đều cần sự quản lý và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả.

Nhìn tổng thể, hoạt động mua hàng là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng doanh nghiệp. Khi nghe về chuỗi cung ứng, người ta thường nghĩ ngay đến hoạt động Logistics . Họ thường bỏ qua sự quan trọng của hoạt động mua. Nhưng nếu xem xét trên tổng thể, vai trò của hoạt động mua xuyên suốt toàn bộ, có ý nghĩa vô cùng lớn.

Hình ảnh minh họa: Hoạt động Purchasing gắn liền với giấy tờ, số liệu, hàng hóa và các mối quan hệ

2. Hoạt động Purchasing trong doanh nghiệp

Trong mỗi doanh nghiệp, bán hàng là yếu tố trực tiếp tạo ra doanh thu. Trong khi đó, hoạt động mua hàng lại đóng vai trò nền tảng, cung cấp các tài nguyên thiết yếu để duy trì và phát triển sản xuất. Tuy nhiên, hoạt động này không phải lúc nào cũng được chú trọng. Một phần do nhiều doanh nghiệp không có nhu cầu mua sắm lớn, dẫn đến việc quản lý mua hàng có thể được thực hiện kiêm nhiệm.

Tuy vậy, đối với các doanh nghiệp sản xuất lớn, hoặc các công ty thương mại hàng hóa lại khác hoàn toàn. Các công ty này cần đảm bảo nguồn cung ổn định, từ nguyên vật liệu cho đến thiết bị và dịch vụ hỗ trợ. Tại đó, bộ phận mua hàng có trách nhiệm chính trong việc kiểm soát việc cung ứng.

Tùy theo mức độ chuyên môn hóa, hoạt động mua cũng có sự khác biệt giữa các doanh nghiệp. Tại một số đơn vị vừa và nhỏ, hoạt động mua có thể bao gồm cả làm thủ tục nhập khẩu. Hoặc bao gồm lên kế hoạch đặt hàng, quản lý kho,… Với các doanh nghiệp lớn, chuyên môn hóa cao, hoạt động mua chia tách nhỏ thành nhiều nhóm. Có thể kể đến như nhóm đặt hàng, nhóm quản lý giá, nhóm quản lý kho, nhóm phân tích data,…

Hoạt động Purchasing cũng có mối liên kết chặt chẽ với sự vận động của doanh nghiệp. Đồng thời, cũng là hoạt động gắn liền với nhiều hoạt động khác. Hoạt động Purchasing có tính linh hoạt, không lặp đi lặp lại, và mang cả tính rủi ro cao nếu không quản lí tốt.

3. Vai trò của Purchasing trong doanh nghiệp

Mua hàng là trung tâm vận hành chuỗi cung ứng

Bạn có thể sẽ hơi nghi ngờ khi nghe nhận định này. Nhưng thực tế với một doanh nghiệp có sự luân chuyển hàng hóa, điều này không còn xa lạ. Sự liên kết giữa hoạt động mua hàng với dòng luân chuyển hàng hóa từ đầu vào đến thành phẩm vô cùng chặt chẽ. Nếu chỉ nhận định vai trò của hoạt động mua hàng dừng lại ở việc hoàn thành đầu vào doanh nghiệp thì sẽ hơi hạn hẹp. Vì hoạt động mua là điểm bắt đầu của một chuỗi. Bất kì sự thay đổi nào từ điểm đầu sẽ dẫn đến một hướng đi ngoài dự tính. Dù hoạt động mua dù chỉ xuất hiện nhiều đến khi hoàn thành giao hàng. Nhưng ảnh hưởng của nó lại lan tỏa toàn chuỗi cung ứng.

Mua hàng tạo tiền đề cho hoạt động kinh doanh

Bất kì một doanh nghiệp nào cũng không thể tạo ra sản phẩm nếu không có nguồn đầu vào. Giá thành, chất lượng, tính sẵn có,…  sẽ quyết định sức cạnh tranh hoạt động bán hàng. Trong cạnh tranh lành mạnh, mọi yếu tố hấp dẫn khách hàng đều trở nên quan trọng. Ngoài ra, cạnh tranh về giá là vô cùng khốc liệt. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn tối ưu chi phí đầu vào để duy trì và tăng trưởng lợi nhuận. Sức khỏe doanh nghiệp giờ đây phụ thuộc nhiều vào thế mạnh của hoạt động mua hàng.

Để trở thành một nhân viên mua hàng, hãy cùng tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây: Nhân viên mua hàng cần kiến thức và kỹ năng gì?

(Tham khảo thêm về mức lương trung bình của ngành tại đây.)