5 nhóm chi phí không thể bỏ sót trong chuỗi cung ứng

Quản lý hiệu quả chi phí chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong kết quả kinh doanh doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là một nhiệm vụ đầy thách thức do nhiều yếu tố tác động. Một số nguyên nhân chính bao gồm:

• KPI liên quan đến giảm chi phí thường mâu thuẫn với các KPI khác, chẳng hạn như gia tăng doanh thu, đảm bảo giao hàng đúng hạn (OTIF), cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa hàng tồn kho.
• Khi chuỗi cung ứng ngày càng mở rộng và trở nên phức tạp, việc cắt giảm chi phí ở một khâu có thể làm giảm hiệu suất hoặc tăng chi phí ở khâu khác.
• Một số nhà quản lý chỉ chú trọng vào việc thúc đẩy doanh số mà chưa đánh giá đúng mức tác động của chi phí chuỗi cung ứng. Điều này khiến doanh nghiệp chưa nhận thấy lợi ích dài hạn từ việc tối ưu hóa chi phí trong chuỗi cung ứng đối với hiệu quả tài chính tổng thể và lợi thế cạnh tranh.

Trước khi xây dựng và triển khai chiến lược quản lý chi phí chuỗi cung ứng, điều quan trọng là cần xác định rõ những yếu tố chính ảnh hưởng đến tổng chi phí.

Tuy doanh nghiệp sẽ có cách phân chia khác nhau nhưng chúng tôi nêu ra 5 nhóm chính như sau để các bạn tham khảo: chi phí đầu tư (Investment Costs), chi phí vận chuyển (Transportation Costs), chi phí mua hàng (Procurement Costs), chi phí sản xuất (Production Costs) và chi phí tồn kho (Inventory Costs).

Chi phí đầu tư

Chi phí đầu tư trong chuỗi cung ứng là tổng hợp các khoản tài chính mà doanh nghiệp cần chi trả nhằm xây dựng, mở rộng hoặc duy trì cơ sở hạ tầng và nguồn lực phục vụ cho việc quản lý, vận hành chuỗi cung ứng.

Các hạng mục đầu tư chính có thể bao gồm tài sản cố định như kho bãi, nhà máy, trung tâm phân phối, thiết bị sản xuất, phương tiện vận chuyển, công nghệ hỗ trợ, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, cùng với chi phí nhân công, đào tạo và phát triển sản phẩm mới nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.

Một trong những thách thức lớn nhất khi đầu tư vào chuỗi cung ứng là nguy cơ phân bổ vốn không hiệu quả, chẳng hạn như đầu tư vào địa điểm hoặc thời điểm không phù hợp, hoặc triển khai chiến lược chưa tối ưu, dẫn đến tổn thất tài chính.

Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển thường đóng góp một phần lớn vào tổng chi phí trong chuỗi cung ứng. Ngoài sự biến động khó lường của giá nhiên liệu, một trong những nguyên nhân chính làm gia tăng chi phí vận chuyển là việc lập kế hoạch và tối ưu hóa tuyến đường phân phối chưa hợp lý. Điều này bao gồm việc không tận dụng tối đa khả năng vận chuyển của các phương tiện, cũng như việc phân bổ nguồn lực và phương tiện vận tải không hiệu quả.

Chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng bao gồm tất cả các khoản chi liên quan đến việc mua nguyên vật liệu và hàng hóa phục vụ cho sản xuất và phân phối. Ngoài các khoản chi trực tiếp, chi phí mua hàng (Procurement costs) còn bao gồm các phí phát sinh khác như chi phí lập hợp đồng đối với những hợp đồng phức tạp hoặc phí xử lý đơn hàng, đặc biệt khi các nhà cung cấp áp dụng phụ phí cho một số phương thức thanh toán.

Sự gia tăng chi phí mua hàng thường có thể được lý giải bởi những yếu tố sau:

Biến động trong nền kinh tế và thị trường.

Sự gia tăng nhu cầu của người tiêu dùng.

Nhà cung cấp điều chỉnh tăng giá bán.

Chi phí phát sinh từ việc đàm phán hợp đồng hoặc xử lý các thủ tục pháp lý.

Do đó, việc lựa chọn và xây dựng một mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong chiến lược mua hàng hiện đại. Một nhà cung cấp đáng tin cậy không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì giá cả cạnh tranh mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm, đồng thời mối quan hệ hợp tác lâu dài có thể giúp tối ưu chi phí trong dài hạn.

Các nhà cung cấp cũng có thể đóng góp vào việc đổi mới và cải tiến chuỗi cung ứng bằng các giải pháp sáng tạo, giúp nâng cao hiệu quả hoặc giảm thiểu chi phí trong quá trình sản xuất và vận chuyển.

Để tối ưu chi phí mua hàng, doanh nghiệp cần:

Chuẩn hóa quy trình mua hàng để tránh các khoản chi phí không cần thiết.

Đánh giá nhà cung cấp dựa trên giá trị tổng thể (Total Cost of Ownership) thay vì chỉ chú trọng vào giá bán.

Hiểu rõ các điều khoản và chính sách có thể thương thảo trong hợp đồng.

Xây dựng chiến lược duy trì mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp.

Sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất trong chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Các khoản chi này có thể bao gồm chi phí sử dụng tài sản như máy móc, thiết bị, nhà xưởng, chi phí nhân công, phí thiết lập và vận hành máy móc (bao gồm điện, nước, bảo trì), và chi phí quản lý nhà máy.

Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, và việc kiểm soát, tối ưu hóa chi phí sản xuất có thể tác động lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Chi phí sản xuất cao thường xuất phát từ một số nguyên nhân sau:

Sử dụng máy móc và thiết bị không hiệu quả, khi các nhà quản lý chưa thực hiện đầy đủ việc đánh giá hiệu quả của các thiết bị, dẫn đến việc không tối ưu hóa được nguồn lực.

Thời gian ngừng hoạt động của máy móc kéo dài, gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến năng suất.

Thay đổi thường xuyên trong dây chuyền sản xuất dẫn đến việc tiêu hao nhiên liệu không cần thiết.

Việc phải sản xuất lại do sản phẩm lỗi, làm phát sinh chi phí nguyên vật liệu mới và tốn thêm thời gian, năng lượng.

Quản lý và phân bổ lao động không hợp lý, khiến thời gian làm việc kéo dài và làm gia tăng chi phí nhân công.

Chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho liên quan đến các khoản chi phí để lưu trữ hàng hóa, bao gồm chi phí không gian kho bãi, quản lý, bảo vệ và bảo trì kho, cũng như chi phí tổn thất do hư hỏng, mất mát, lỗi thời, và chi phí kiểm kê định kỳ.

Nhiều doanh nghiệp thường sử dụng tồn kho như một biện pháp để đối phó với sự bất ổn và biến động trong cung cầu.

Mặc dù việc duy trì tồn kho giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nhưng nếu không có chiến lược quản lý hiệu quả, tồn kho có thể trở thành gánh nặng. Việc duy trì mức tồn kho quá cao không chỉ gia tăng chi phí quản lý và lưu trữ mà còn làm giảm nguồn vốn, vốn có thể được sử dụng cho các mục đích đầu tư và phát triển khác.

Việc kiểm soát chi phí tồn kho không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn cải thiện năng lực cạnh tranh và tăng trưởng lợi nhuận của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và quản lý tồn kho một cách thông minh.

Kết luận