Quản lí leadtime và tồn kho trong mua hàng

Trong quản lý tồn kho, khái niệm Lead time đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Lead time trong chuỗi cung ứng được hiểu là khoảng thời gian từ khi một đơn đặt hàng được nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà kho, nhà phân phối, hay nhà bán lẻ tiếp nhận và xử lý, cho đến khi sản phẩm được hoàn thành và giao đến tay khách hàng. Lead time có liên quan mật thiết với điểm đặt hàng lại (Reorder Point) và mức dự trữ an toàn (Safety Stock), ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất trong việc quản lý tồn kho.

Phân loại nhóm Leadtime

Ở đây chúng tôi chia Lead time thành ba nhóm chính: Material Lead time, Production Lead time và Delivery Lead time.

Material Lead Time (Thời gian cung cấp nguyên vật liệu)

Đây là khoảng thời gian mà nhà cung cấp cần để cung cấp nguyên vật liệu sẵn sàng cho quá trình sản xuất. Thời gian này bao gồm các bước như đặt hàng (Order Time), vận chuyển nguyên vật liệu và kiểm tra chất lượng (Quality Check Time).

Production Lead Time (Thời gian sản xuất)

Thời gian này kéo dài từ lúc nguyên vật liệu được nhận vào cho đến khi sản phẩm hoàn thành. Nó bao gồm các bước như lập kế hoạch sản xuất (Planning Time), sản xuất (Production Time), kiểm tra chất lượng (Quality Check Time), đóng gói (Packing Time), và lưu kho thành phẩm (Delivery Time to Warehouse).

Delivery Lead Time (Thời gian giao hàng)

Đây là khoảng thời gian cần thiết để vận chuyển hàng hóa từ kho hoặc cửa hàng đến tay khách hàng. Thời gian này bao gồm việc đóng gói (Packing Time), vận chuyển và giao nhận (Delivery Time to Customer).

Mối quan hệ giữa Inventory Levels và Lead Time

Do nhu cầu khó có thể dự đoán chính xác và sự ảnh hưởng của các yếu tố bất ngờ như tai nạn hoặc điều kiện thời tiết xấu, việc duy trì một mức tồn kho nhất định tại các điểm khác nhau trong chuỗi cung ứng là điều cần thiết. Lead time đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến mức tồn kho; việc quản lý tồn kho hiệu quả có thể đạt được thông qua việc tối ưu hóa cả Lead time và mức tồn kho.

Khi Lead time dài, tức là thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng hóa được giao lâu, mức tồn kho phải duy trì cao hơn để đảm bảo có đủ hàng trong suốt thời gian chờ đợi. Điều này có thể dẫn đến một số vấn đề như tăng chi phí lưu kho, rủi ro tồn kho cao và nguy cơ hàng hóa không bán được trong thời gian dài. Tuy nhiên, quản lý tồn kho kém có thể gây ra tình trạng overstocking (tồn kho quá mức), khi số lượng hàng hóa vượt quá nhu cầu thực tế.

Ngược lại, khi Lead time ngắn, mức tồn kho có thể giảm vì hàng hóa được cung cấp nhanh chóng. Điều này giúp giảm chi phí lưu trữ, giảm rủi ro tồn kho và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời. Tuy nhiên, việc giảm tồn kho quá mức có thể dẫn đến stock out (hết hàng) khi không có đủ hàng hóa để đáp ứng yêu cầu.

Để đạt được sự cân bằng giữa Lead time và mức tồn kho, việc xác định mức tồn kho an toàn (safety stock) dựa trên thời gian Lead time và sự biến động trong nhu cầu là điều cần thiết.

Cân bằng giữa mức tồn kho và Lead time là một thách thức lớn trong quản lý tồn kho, nhưng các doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng này thông qua việc chú trọng vào các yếu tố quan trọng và áp dụng chiến lược quản lý hợp lý.

Yếu tố ảnh hưởng đến quản lí leadtime và tồn kho

Nhận biết được tầm quan trọng kể trên, chúng tôi liệt kê ra 4 yếu tố có ai trò quyết định đến sự hiệu quả của quản lý leadtime và tồn kho:

Dự báo nhu cầu (Demand Forecast)

Để duy trì sự cân bằng giữa mức tồn kho và thời gian chờ, việc dự báo chính xác nhu cầu của khách hàng và lập kế hoạch sản xuất, cung ứng là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ và phương pháp phù hợp để ước tính nhu cầu hàng hóa trong tương lai. Trên cơ sở những dự báo này, họ có thể xây dựng kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho sao cho phù hợp với nhu cầu dự kiến.

Quản lý dự trữ an toàn (Safety Stock Management)

Xác định mức tồn kho an toàn (safety stock) dựa trên sự biến động của nhu cầu và thời gian Lead time là một yếu tố quan trọng trong kế hoạch quản lý tồn kho. Safety stock hoạt động như một phương án dự phòng, giúp đảm bảo có đủ hàng hóa khi có sự thay đổi bất ngờ trong nhu cầu hoặc khi gặp phải sự chậm trễ trong quá trình Lead time. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hết hàng (stock out) và đồng thời duy trì mức tồn kho hợp lý.

Quản lý nhà cung cấp (Supplier Management)

Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp có thể giúp rút ngắn thời gian Lead time trong quá trình giao hàng. Bằng cách đánh giá và lựa chọn những nhà cung cấp đáng tin cậy, cùng với việc thiết lập các thỏa thuận về thời gian giao hàng và quy trình phân phối hiệu quả, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có, từ đó đáp ứng đúng kế hoạch sản xuất. Một số cam kết quan trọng cần thiết bao gồm:

Cam kết về thời gian giao hàng

Mức phạt đối với việc giao hàng muộn

Yêu cầu thông báo trước khi có sự thay đổi về giá hoặc gián đoạn trong nguồn cung

Tối ưu hóa quy trình (Process Optimization)

Các quy trình nội bộ của công ty cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự cân bằng giữa mức tồn kho và Lead time. Việc tối ưu hóa các quy trình như sản xuất, đặt hàng và vận chuyển có thể giúp giảm thiểu thời gian xử lý và chờ đợi. Áp dụng các phương pháp như Lean hoặc Six Sigma để tối ưu hóa quy trình là một kỹ thuật hiệu quả giúp cải thiện sự cân bằng giữa mức tồn kho và Lead time.

3 giải pháp bạn có thể tham khảo

Lean Six Sigma

Lean Six Sigma tập trung vào việc loại bỏ các yếu tố lãng phí trong quy trình công việc, bao gồm việc giảm thời gian xử lý và thời gian chờ đợi, qua đó tối ưu hóa Lead time tổng thể.

Bên cạnh đó, việc áp dụng Six Sigma giúp giảm thiểu sự biến động và không ổn định trong các quy trình, từ đó giảm thiểu các sai sót và lỗi trong quản lý tồn kho, nâng cao độ chính xác và độ tin cậy của thông tin tồn kho.

Jabil, một trong những tập đoàn điện tử hàng đầu, đã thành công trong việc áp dụng Lean Six Sigma vào hoạt động của mình.

Kaizen

Kaizen tập trung vào việc cải tiến liên tục và thực hiện những thay đổi nhỏ trong quy trình công việc. Thông qua việc triển khai những cải tiến nhỏ, Kaizen giúp tối ưu hóa thời gian xử lý và giảm thời gian chờ đợi, từ đó tối ưu hóa Lead time. Những cải tiến này không chỉ loại bỏ lãng phí mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, giúp giảm mức tồn kho cần thiết để đáp ứng nhu cầu.

Ngoài ra, sự sáng tạo và sự tham gia của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp theo triết lý Kaizen đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu lãng phí và cải thiện hiệu suất tổng thể, giúp tối ưu hóa Lead time và mức tồn kho.

JIT – Just in Time

JIT tập trung vào việc cung cấp hàng hóa và vật liệu đúng thời điểm khi cần thiết, với số lượng chính xác, và giảm thiểu thời gian xử lý trong quy trình. Bằng cách tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung ứng, JIT giúp rút ngắn thời gian chờ đợi và giao hàng, từ đó giảm Lead Time, hạn chế sự lưu trữ dư thừa, giảm rủi ro tồn kho, và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.