Khi xem xét lựa chọn một nhà cung cấp, Purchaser thường gặp khó khan trong việc xếp hạng các tiêu chí để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Thông thường trong thực tế khi xem xét lựa chọn nhà cung cấp, các doanh nghiệp thường chia ra làm 2 giai đoạn chính. Giai đoạn 1- Lựa chọn vendor và Giai đoạn 2- Lựa chọn theo yêu cầu mua hang. Hãy cũng tôi phân tích 2 giai đoạn này có gì khác biệt nhé!

Giai đoạn Lựa chọn Vendor

Như bạn đã biết, để đánh giá 1 nhà cung cấp có phù hợp với doanh nghiệp mình hay không, cần căn cứ vào rất nhiều yếu tố, trong đó có thể kể đến những yếu tố chỉ cần đánh giá khi nhà cung cấp đó là giao djch lần đầu hoặc đánh giá thường niên (một hoặc một vài năm một lần). Nói một cách dễ hiểu, giai đoạn này giống như cánh cổng nhà, nhà cung cấp bước qua cánh cổng này sẽ được phép chào giá khi có yêu cầu. Dưới đây là một số tiêu chí thường đẹp xem xét:

Quy mô doanh nghiệp, uy tín và kinh nghiệm

Căn cứ vào năm thành lập, các khách hang tiêu biểu, quy mô sản xuất, số lượng công nhân viên, cơ cấu tổ chức, các chứng chỉ quốc tế,… (thường thể hiện trên Profile/ Website) Purchaser sẽ có những cái nhìn ban đầu về yếu tố này. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, những đánh giá dựa trên những yếu tố trên thường khá định tính và trong một số trường hợp, những gì thể hiện trên profile cũng không phản ánh thực tế uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp.

Vậy làm thế nào để xác định gần chính xác yếu tố này?

Đánh giá thực tế là một lựa chọn khả thi. Nhưng trước hết, Purchaser nên đặt câu hỏi có thực sự cần thiết phải xác định không?

Nếu nhà cung cấp bạn muốn phát triển sẽ cung cấp loại hang hóa dịch vụ quan trọng cho công ty bạn, hãy tiến hành các quá trình kiểm tra đánh giá thực tế, và ngược lại, bạn không cần tốn nhiều tài nguyên của bạn dành cho việc kiểm chứng những nhận định ban đầu kể trên.

Khả năng tài chính

Đánh giá về tài chính của nhà cung cấp là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện lựa chọn nhà cung cấp mới. Purchaser cần yêu cầu đối tác cung cấp báo cáo tài chính (hoặc tài liệu tương tự) trong 3 năm gần nhất để xem xét tính ổn định của doanh nghiệp. Với các công ty lớn, nếu nhà cung cấp của từ 3 năm lỗ liên tiếp trở lên hoặc có sự suy giảm doanh thu/ lợi nhuận đột ngột, nhà cung cấp đó có nguy cơ bị hạ xếp hạng hoăc thậm chí bị dừng hợp tác. Xem xét nguy cơ về tài chính của đối tác cũng là một cách để đảm bảo doanh nghiệp của bạn không bị động trước những sự cố lớn của họ như đình công, hạ năng lực sản xuất, phá sản,…

Trong những năm suy thoái kinh tế hay ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan như chính trị, y tế, xã hội,… nhiều công ty do suy giảm về năng lực tài chính đã không còn đủ năng lực cạnh tranh, từ một nhà sản xuất có năng lực và uy tín đã nhanh chóng suy yếu và phá sản.

Năng lực sản xuất

Trong giai đoạn này, đánh giá năng lực sản xuất được coi là khâu quan trọng nhất.

Năng lực sản xuất theo quy mô.

Tùy vào từng mảng ngành nghề mà năng lực sản xuất có thể được cụ thể bằng các chỉ số khác nhau. Ví dụ, trong ngành sản xuất sản phẩm kim loại, năng lực của xưởng thường được cụ thể bằng số sản phẩm của các công đoạn như đúc khuôn, mài, gia công bề mặt, đục lỗ, mạ,… Hoặc ngành sản xuất năng lượng, sẽ được đo bằng số công suất điện tạo ra từ hệ thống năng lượng mặt trời… Dựa vào thông tin về năng lực sản xuất hiện tại sẵn có của đối tác, bạn cũng có thể cân nhắc lựa chọn đơn hang theo quy mô phù hợp với họ.

Năng lực sản xuất theo độ khó

Ngoài ra, năng lực sản xuất cũng được xem xét dựa trên việc nhà cung cấp có thể thực hiện được loại sản phẩm độ khó như thế nào. Cũng có thể đánh giá được tiêu chí này thông qua máy móc đối tác đang sở hữu, trình độ lao động, bí quyết công nghệ,…

Hãy xem xét kĩ vì có thể sản phẩm của bạn sẽ có yêu cầu cao hơn mức họ có thể đáp ứng được.

Năng lực sản xuất theo tính hiệu quả

Đây là một yếu tố không nhiều người nghĩ tới nhưng nó có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng nhà cung cấp của bạn. Hãy xem xét liệu đối tác của bạn có đang có một tỷ lệ đạt cao và ổn định trong sản xuất hay không? Có sử dụng hiệu quả và tối ưu nguồn đầu vào không? Thời gian sản xuất và chi phí cho sản xuất thế nào?

Năng lực sản xuất theo sự ổn định

Không cần giải thích nhiều về điều này nhưng hãy luôn quan tâm và đặt câu hỏi cho đối tác của bạn về vấn đề này. Nhiều đối tác do thiếu kinh nghiệm và trình độ sản xuất, thường rất bất ổn trong việc duy trì năng lực sản xuất. Các vấn đề khác như lực lượng lao động, bảo trì bảo dưỡng máy móc, tính ổn định của nguyên vật liệu đầu vào,… cũng thường gây ra những gián đoạn trong sản xuất của nhà cung cấp.

Năng lực sản xuất theo trình độ quản lý

Cuối cùng, hãy quan tâm đến cơ cấu tổ chức và quy trình quản lí sản xuất của đối tác. Họ có những vị trí giám sát không? Chất lượng nhân lực của các vị trí quản lí này thế nào? Họ có quy trình chặt chẽ không? Các công nhân có được đào tạo cụ thể công việc không?…

Thông qua việc audit nhà cung cấp  qua việc đặt câu hỏi, kiểm chứng thực tế, bạn sẽ đánh giá được năng lực sản xuất của họ. Tuy nhiên, hãy lưu ý kĩ về năng lực thực tế của nhà cung cấp vì đôi khi họ sẽ không thực hiện được như họ cam kết.

Quản lý chất lượng

Hãy luôn có những câu hỏi dành cho nhà cung cấp của bạn về việc họ đang quản lí chất lượng thế nào? Mỗi doạnh nghiệp sẽ có những yêu cầu về chất lượng riêng, hãy tạo ra các tiêu chuẩn chất lượng của bạn và đối chiếu chúng với những gì hiện có của đối tác.

Purchaser thông thường sẽ không tạo ra những tiêu chí này, hãy phối hợp với các bộ phận như bộ phận kĩ thuật, bộ phận kiểm soát chất lượng, bộ phận bán hang,.. để cùng đánh giá nhà cung cấp.

Việc kiểm soát chất lượng rất quan trọng, đặc biệt với các đối tac là nhà máy sản xuất có quy mô. Nếu bạn từng trả qua việc trả lại 50-60% lô hang vì lỗi, bạn sẽ hiểu mức độ ảnh hưởng của việc thiếu đánh giá sát sao về chất lượng nguy hiểm thế nào?

Tuân thủ quy định pháp lý và trách nhiệm xã hội

Bạn sẽ không muốn một ngày tin tức về đối tác của bạn vi phạm pháp luật hiển hiện trên các trang báo chứ? Điều này ngoài việc đem lại rủi ro đơn hang của bạn sẽ bị ảnh hưởng, còn có thể làm uy tín doanh nghiệp của bạn suy giảm nghiêm trọng. Vì vậy hãy luôn xem xét đến việc tuân thủ quy định pháp luật của đối tác trong các vấn đề về môi trường, sử dụng lao động, thuế và các vấn đề khác

Ngoài ra, hiện nay, các yếu tố về CSR (corperation social resposibilit- trách nhiệm của doanh nghiệp với xã hội) cũng rất đươc quan tâm. Hãy nhìn vào những đóng góp của đối tác với giáo dục, môi trường, sự phát triển kinh tế,… để đánh giá xem đó có phải là một doanh nghiệp tốt không?

Và đừng quên, trách nhiệm trong việc đánh giá tiêu chí này của bạn sẽ giúp góp phần thúc đẩy ý thức trách nhiệm với cộng đồng của nhà cung cấp, qua đó cũng dem lại nhiefu giá trị cho xã hội