6 bước phát triển chiến lược danh mục – Từ chiến lược đến hành động

Bài viết này tập trung vào quy trình từng bước chi tiết để phát triển chiến lược danh mục (Category Strategy Development), đây là bước thực thi chính để chuyển đổi các mục tiêu chiến lược chung cấp doanh nghiệp thành hành động mua hàng cụ thể.

Quá trình phát triển chiến lược danh mục là một quy trình ra quyết định, lặp lại, được sử dụng để xác định nhà cung cấp, hình thức hợp đồng, biện pháp đo lường hiệu suất, và mức giá/chất lượng/giao hàng thích hợp cần được đàm phán cho một nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Chiến lược này thường được thực hiện bởi một nhóm liên phòng ban (Cross-functional Team) bao gồm procurement, operations, finance, R&D và các bên liên quan khác.

Dưới đây là 6 bước của quy trình phát triển chiến lược danh mục:

Bước 1: Xây dựng nhóm và điều lệ dự án (Build the team and the project charter)

Giai đoạn đầu tiên của quá trình quản lý danh mục là xác định những người nên tham gia và các chuyên gia có liên quan (Subject Matter Experts – SME) có thể là một phần của nhóm mở rộng.

1. 1. Thành lập nhóm và xác định phạm vi: Nhóm có thể bao gồm nhân sự từ operations, R&D/thiết kế, kỹ thuật, marketing/sales (nếu liên quan), finance, legal, những người quen thuộc với danh mục đang được đánh giá.
   2. Công bố điều lệ dự án (Project Charter): Điều lệ này là một tuyên bố rõ ràng về các mục tiêu của dự án tìm nguồn cung ứng, được công bố ngay sau các cuộc họp đầu tiên của nhóm. Mục đích của điều lệ dự án là để chứng minh sự hỗ trợ của ban lãnh đạo cấp cao cho dự án và người quản lý dự án.
   3. Thu hút các bên liên quan (Stakeholder Engagement): Điều quan trọng là phải xác định “nền tảng cấp bách” (burning platform) đã thúc đẩy quản lý cấp cao xem xét danh mục này (ví dụ: rủi ro đứt gãy, giá đầu vào tăng 30%,…), phạm vi của danh mục, những người sẽ bị ảnh hưởng bởi quyết định, và bản chất của giá trị hoặc khoản tiết kiệm tiềm năng có thể được tạo ra.
   4. Kỹ năng cần thiết: Cá nhân thành công trong vai trò này cần có kỹ năng mạnh mẽ về xây dựng nhóm, lãnh đạo, ra quyết định, và khả năng thỏa hiệp để đạt được sự đồng thuận.

Bước 2: Tiến hành nghiên cứu thị trường về nhà cung cấp (Conduct market intelligence research on suppliers)

Mục tiêu của bước này là xây dựng sự hiểu biết thấu đáo về yêu cầu mua hàng so với mục tiêu đơn vị kinh doanh và điều kiện thị trường cung ứng.

1. 1. Phân tích chi tiêu (Spend Analysis): Tiến hành phân tích chi tiêu danh mục (Category Spend Analysis) chi tiết hơn để xác định các đơn vị kinh doanh cụ thể đang mua sản phẩm/dịch vụ và những nhà cung cấp họ đang sử dụng.
   2. Nghiên cứu thị trường: Nghiên cứu thị trường cung ứng (Supply Market Intelligence – SMI) bao gồm việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp chính, năng lực sẵn có, xu hướng công nghệ, dữ liệu giá cả và chi phí, các vấn đề về ESG. SMI là một bước đệm quan trọng và nền tảng cho một chiến lược danh mục hiệu quả.
   3. Công cụ phân tích thị trường:
      • Phân tích Porter’s Five Forces: Được sử dụng để mô tả các lực lượng cạnh tranh trong một thị trường và giúp dự đoán hành vi của nhà cung cấp và người mua, từ đó định hình chiến lược cung ứng.
      • Phân tích SWOT: Đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu (nội bộ), cơ hội và mối đe dọa (bên ngoài).
      • Phân tích nhà cung cấp: Xác định các nhà cung cấp lớn nhất trên thị trường và nghiên cứu cơ cấu chi phí, tình hình tài chính, khả năng hỗ trợ, chiến lược và văn hóa của họ.

Bước 3: Quy trình phát triển chiến lược (Strategy Development Process)

Nhóm chuyển đổi dữ liệu đã thu thập thành kiến thức có ý nghĩa bằng cách sử dụng các công cụ cấu trúc.

1. 1. Ma trận phân tích danh mục (Portfolio Analysis Matrix) (ví dụ Kraljic-style): Công cụ này phân loại mọi giao dịch mua hàng hoặc nhóm mua hàng vào một trong bốn góc phần tư dựa trên mức độ phức tạp hoặc tác động rủi ro (Complexity or Risk Impact) và tiềm năng giá trị (Value Potential).
      • Critical (Quan trọng): Chi tiêu lớn, rủi ro/phức tạp cao, ít nguồn cung cấp đủ điều kiện. Mục tiêu là phát triển quan hệ đối tác (Partnerships) và tận dụng năng lực cốt lõi của nhà cung cấp.
      • Leverage (Đòn bẩy): Chi tiêu lớn, rủi ro thấp, nhiều nhà cung cấp đủ điều kiện. Mục tiêu là tối đa hóa lợi thế thương mại thông qua đấu thầu cạnh tranh và khai thác chu kỳ thị trường.
      • Bottleneck (Nút thắt cổ chai): Chi tiêu thấp, rủi ro cao, yêu cầu độc đáo hoặc nhà cung cấp thích hợp. Mục tiêu là đảm bảo tính liên tục của nguồn cung, backup suppliers, safety stock.
      • Routine (Thường xuyên): Chi tiêu thấp, rủi ro thấp, sẵn có. Mục tiêu là đơn giản hóa quy trình mua hàng (tự động hóa, tiêu chuẩn hóa, e-procurement) và giảm thiểu chi phí hành chính.
   2. Chiến lược danh mục xanh (Green Category Strategy): Tích hợp tiêu chí môi trường vào chiến lược, chẳng hạn như thay thế vật liệu thân thiện với môi trường, giảm vật liệu độc hại, và hỗ trợ các nhà cung cấp có ý thức về môi trường.
   3. Xác định tactical toolkit: single vs multi-sourcing, consignment, quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp (VMI), framework agreements, strategic alliances.

Bước 4: Quy trình phân khúc nhà cung cấp (Supplier Segmentation Process)

Bước này tập trung vào việc đánh giá từng nhà cung cấp riêng lẻ và phân loại họ dựa trên cách họ nhìn nhận người mua.

1. 1. Ma trận ưu tiên nhà cung cấp (Supplier Preference Matrix): Nhà cung cấp được phân loại dựa trên hai yếu tố: (1) Chi tiêu tương đối (Relative Spend – Cao/Thấp) và (2) Mức độ hấp dẫn của “tài khoản” (khi là khách hàng lớn, quan trọng) đối với nhà cung cấp (Attractiveness of Account – Cao/Thấp).
   2. Các Phân khúc:
      • CORE (Cốt lõi): Chi tiêu cao, hấp dẫn cao. Nhà cung cấp sẵn sàng đầu tư vào mối quan hệ và cam kết cải thiện chi phí/hiệu suất.
      • DEVELOP (Phát triển): Chi tiêu thấp, hấp dẫn cao. Nhà cung cấp muốn phát triển “tài khoản” của họ và sẵn sàng cam kết để tăng thị phần.
      • EXPLOIT (Khai thác): Chi tiêu cao, hấp dẫn thấp. Nhà cung cấp có thể không quan tâm đến nỗ lực giảm chi phí, có thể tăng giá, và thường là nhà cung cấp độc quyền.
      • NUISANCE (Gây phiền toái): Chi tiêu thấp, hấp dẫn thấp. Nhà cung cấp không coi người mua là quan trọng và có thể cung cấp dịch vụ kém.
   3. Mục tiêu chiến lược: Mục tiêu của quản lý danh mục là không có/giảm nhà cung cấp nào trong các góc phần tư Exploit và Nuisance, vì những nhà cung cấp này không có động lực để hỗ trợ mục tiêu của người mua; tăng số nhà cung cấp trong Core phù hợp.
   4. Thẻ điểm đánh giá nhà cung cấp (Supplier Selection Scorecards): Đây là công cụ hỗ trợ quyết định để đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên nhiều tiêu chí định lượng và định tính, như chi phí, chất lượng (PPM), giao hàng đúng hẹn (OTIF), quản lý ổn định, độ tin cậy (financial health, capacity, innovation capability, ESG).

Bước 5: Đàm phán Hợp đồng (Contract Negotiation)

Sau khi chiến lược tìm nguồn cung ứng và nhà cung cấp được đề xuất, nhóm chuyển sang giai đoạn thực hiện và đàm phán.

1. 1. Phân tích giá cả: Thực hiện phân tích thị trường và giá cả để xác định giá hợp lý cho cả hai bên, bao gồm giá benchmark, cost breakdown, target price, BATNA.
   2. Kế hoạch đàm phán:

      Người mua phải phát triển:

      • Một kế hoạch đàm phán: negotiation team, roles (lead negotiator, legal, technical), walkaway points, concession plan, schedule
      • Một hợp đồng lý tưởng với các điều khoản chính: pricing model (fixed, indexed, cost-plus), service levels (OTIF, quality PPM), lead times, penalty/bonus, confidentiality, IP, termination, escalation & governance.
      • Một kế hoạch dự phòng trong trường hợp đàm phán không thành công: alternate suppliers, temporary sourcing, stock buffers.
   3. Lựa chọn cuối cùng: Việc lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng có thể thông qua đấu thầu cạnh tranh (sử dụng yêu cầu báo giá – RFQ) hoặc đàm phán trực tiếp.

Bước 6: Quản lý quan hệ nhà cung cấp (Supplier Relationship Management – SRM)

Quá trình tìm nguồn cung ứng chiến lược không kết thúc khi hợp đồng được ký kết.

Mục tiêu: duy trì hiệu suất, cải tiến và đảm bảo target đạt được.

1. 1. Giám sát Liên tục: Một thành viên của nhóm, thường là người quản lý quan hệ nhà cung cấp, sẽ liên tục theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và chiến lược tìm nguồn cung ứng đã thiết lập.
   2. Thẻ điểm nhà cung cấp (Supplier Scorecard): Đây là một trong những công cụ quan trọng nhất được sử dụng để giám sát hiệu suất của nhà cung cấp, thường được cập nhật hàng quý và được xem xét với nhà cung cấp. Thẻ điểm thường bao gồm giá cả, chất lượng, độ tin cậy giao hàng và khả năng phản ứng nhanh (Responsiveness).
   3. Xem xét và cải tiến: Chiến lược tìm nguồn cung ứng nên được xem xét lại theo các khoảng thời gian đã định trước để đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra và thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết.

Kết luận

Phát triển chiến lược danh mục là quy trình liên tục lặp lại gồm 6 bước: (1) build team & charter, (2) spend analysis & SMI, (3) portfolio strategy, (4) supplier segmentation, (5) negotiation, (6) SRM. Mỗi bước cần outputs rõ ràng (baseline, matrix, scorecards, contracts) và quản lý để đảm bảo mục tiêu chiến lược được thực thi.