Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng (Phần 2/5)

Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, việc theo dõi và đo lường hiệu quả thông qua các chỉ số tài chính và vận hành đã trở thành một phần thiết yếu nhằm tối ưu chi phí và nâng cao lợi nhuận. Các chỉ số này không chỉ phản ánh hiệu quả đàm phán, khả năng kiểm soát chi phí, mà còn cho thấy năng lực ra quyết định chiến lược trong bối cảnh thị trường biến động.

Bài viết này sẽ đi sâu vào trình bày một cách hệ thống các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng từ góc độ chi phí (Cost Perspective).

Xem thêm bài viết về Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng:

• • Phần 1/5. Tổng quan Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng

Tiết giảm chi phí (Cost Reduction) là một trong những KPI then chốt trong lĩnh vực thu mua. Từ góc nhìn chi phí, tiết giảm phản ánh phần trăm thay đổi giữa đơn giá hiện tại và đơn giá trước đó, theo công thức:

Cost Reduction = (Đơn giá hiện tại – Đơn giá trước đó)/Đơn giá trước đó × 100%

Chỉ số này có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo lãi lỗ (P&L), và thường bắt nguồn từ các yếu tố như đàm phán lại thành công, thay đổi nhà cung cấp, chiết khấu từ mua số lượng lớn, hay biến động tích cực của thị trường nguyên vật liệu. Tuy nhiên, để đánh giá đúng mức độ hiệu quả nội tại của hoạt động thu mua, cần loại trừ các yếu tố ngoại sinh như giảm phát.

Ngược lại, tránh phát sinh chi phí (Cost Avoidance) là một chỉ số có tính chất “mềm”, không thể hiện ngay trên báo cáo P&L, nhưng lại mang ý nghĩa đáng kể, nhất là trong môi trường lạm phát. Chỉ số này đánh giá khả năng tránh được việc chi phí gia tăng, dù không giảm giá cụ thể. Phương pháp tính thường dựa vào việc so sánh giữa tình huống có và không có hành động can thiệp, như ký hợp đồng dài hạn hoặc tái cấu trúc điều khoản.

Tỷ lệ So sánh Giá Chuẩn (Price Benchmark Ratio) là một công cụ so sánh giá mua hiện tại với giá tham chiếu thị trường hoặc báo giá từ các nhà cung cấp khác. Công thức như sau:

Price Benchmark Ratio = Giá mua hiện tại / Giá chuẩn

Khi chỉ số vượt quá 1, điều đó cho thấy có dư địa để tiết kiệm nếu đàm phán hoặc thay đổi nguồn cung. Ví dụ, tỷ lệ 1.2 cho thấy mức giá hiện tại cao hơn 20% so với giá chuẩn – điều này đặc biệt hữu ích khi theo dõi giá các loại nguyên vật liệu có tính thị trường cao.

Tiếp theo, Chênh lệch giá mua (Purchase Price Variance) phản ánh sự chênh lệch giữa giá thực tế và giá tiêu chuẩn, nhân với khối lượng đặt hàng:

Purchase Price Variance = (Giá thực tế − Giá tiêu chuẩn) × Khối lượng

Chênh lệch âm là dấu hiệu tích cực, cho thấy doanh nghiệp chi ít hơn so với ngân sách. Chỉ số này đôi khi được gọi là “Tuân thủ ngân sách” hoặc “Chênh lệch so với Chi phí mục tiêu” khi quy đổi thành phần trăm.

Tỷ suất Lợi nhuận trên Đầu tư của Bộ phận Thu mua (Procurement ROI) là chỉ số phản ánh hiệu quả sinh lời của bộ phận mua hàng so với chi phí đầu tư. Được tính bằng:

Procurement ROI = (Tiết kiệm chi phí thực hiện hàng năm / Tổng chi phí mua hàng) × 100%

Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp đầu tư 100.000 USD/năm cho phần mềm quản lý mua hàng, và thu về tiết kiệm 300.000 USD/năm, thì ROI đạt 300% – cao hơn mức kỳ vọng thông thường từ các kênh đầu tư khác như cổ phiếu hoặc tiền gửi.

Chi phí cho mỗi quy trình đặt hàng (Cost per Order Process) là chỉ số tổng hợp phản ánh chi phí hệ thống, nhân sự, và hành chính cho mỗi đơn đặt hàng. Chỉ số này chỉ thực sự có ý nghĩa khi đặt trong bối cảnh so sánh với thời điểm trước hoặc giữa các bộ phận, nhằm đánh giá hiệu quả cải tiến quy trình.

Số ngày phải nợ trả trung bình (Days Payable Outstanding – DPO) thể hiện khả năng kéo dài thời gian thanh toán trung bình cho nhà cung cấp:

DPO = (Nợ phải trả trong kỳ × Số ngày trong kỳ) / Tổng chi phí mua hàng hoặc COGS

Ví dụ: Trong quý I/2025, nếu Công ty A có 1 tỷ VND nợ phải trả, COGS là 4 tỷ, và số ngày trong kỳ là 90, thì DPO là 22,5 ngày – tức trung bình công ty mất 22,5 ngày để thanh toán. DPO cao giúp doanh nghiệp giữ thanh khoản tốt, thể hiện vị thế đàm phán mạnh.

Tỷ lệ đàm phán giá thành công (Negotiation Success Rate) phản ánh hiệu quả trong quá trình đàm phán:

Negotiation Success Rate = (Báo giá ban đầu – Giá cuối cùng) / Báo giá ban đầu × 100%

Chỉ số này đôi khi còn được gọi là Tỷ lệ chiết khấu trung bình (Average Discount Rate), thể hiện mức độ thành công của quá trình đàm phán. Trong thực tế, không hiếm khi giá ban đầu được giảm từ 10–20% sau đàm phán. Đấu giá điện tử (E-auctions) cũng có thể giúp giảm giá thêm.

Cuối cùng, Tần suất thay đổi giá (Frequency of Price Change) giúp theo dõi mức độ ổn định của giá mua hàng. Hợp đồng cố định giúp kiểm soát tốt hơn, trong khi hợp đồng dựa trên chỉ số thị trường có thể biến động liên tục – điều này ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của ngân sách.

KẾT LUẬN:

Quản lý hiệu quả chi phí thu mua không chỉ dừng lại ở việc cắt giảm giá mà còn đòi hỏi một hệ thống đánh giá toàn diện với nhiều chỉ số KPI khác nhau. Từ những chỉ số “cứng” như tiết giảm chi phí hay chênh lệch giá mua đến các chỉ số “mềm” như tránh phát sinh chi phí hay tần suất thay đổi giá, mỗi thước đo đều mang lại góc nhìn giá trị trong việc điều hành và tối ưu hóa nguồn lực. Việc theo dõi định kỳ và phân tích sâu các chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường vị thế cạnh tranh và đạt được sự bền vững tài chính trong dài hạn.