Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng- Chất Lượng & Giao Hàng

Tiếp tục series bài viết Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng, chúng ta sẽ cùng đến với phần 3. Bài viết này trình bày hệ thống các chỉ số hiệu quả từ hai góc độ: chất lượng và thời gian giao hàng, giúp làm rõ vai trò và cách ứng dụng từng chỉ số trong thực tiễn quản trị thu mua.

Xem thêm bài viết về Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng: 

• • Phần 1/5. Tổng quan Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng
  • Phần 2/5. Các chỉ số đánh giá hiệu quả mua hàng từ góc độ chi phí (Cost Perspective)

Góc độ chất lượng (Quality Perspective)

Tỷ lệ lỗi (Defect Rate)

Là tỷ lệ phần trăm giữa số lượng sản phẩm lỗi trên tổng số đơn vị được kiểm tra, với công thức:

Defect Rate = (Số đơn vị lỗi / Số đơn vị kiểm tra) × 100%

Ngoài cách biểu diễn theo phần trăm, tỷ lệ lỗi còn thường được thể hiện dưới dạng phần triệu (ppm) – tức số lỗi trên mỗi một triệu đơn vị sản phẩm. Ví dụ, tỷ lệ lỗi 10.000 ppm tương đương với mức lỗi dưới 1%. Trong nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là sản xuất linh kiện chính xác, tỷ lệ lỗi yêu cầu phải nhỏ hơn 25 ppm. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng đây là chỉ số mang tính thống kê, dựa trên mẫu và không nhất thiết phản ánh đầy đủ toàn bộ lô hàng. Do đó, cần tính đến hai khả năng sai lệch:

• • Sai lầm loại I (alpha): Từ chối một lô hàng đạt chất lượng.
  • Sai lầm loại II (beta): Chấp nhận một lô hàng không đạt yêu cầu.

Tỷ lệ từ chối (Rejection Rate)

Là chỉ số phản ánh tỷ lệ số lô hàng bị từ chối trên tổng số lô hàng nhận được. Công thức tính như sau:

Rejection Rate = (Số lượng lô bị từ chối / Tổng số lô hàng nhận) × 100%

Tỷ lệ đạt chứng nhận (Certification Rate)

Là chỉ số thể hiện phần trăm nhà cung cấp đạt chứng nhận ISO trên tổng số nhà cung cấp:

Certification Rate = (Số nhà cung cấp đạt ISO / Tổng số nhà cung cấp) × 100%

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng tỷ lệ nhà cung cấp đã được đánh giá hoặc kiểm toán thay thế nếu phù hợp với chiến lược kiểm soát chất lượng.

Góc độ thời gian giao hàng (Lead Time Perspective)

Thời gian giao hàng trung bình (Average Lead Time) 

Average Lead Time = Thời điểm giao hàng − Thời điểm đặt hàng

Chỉ số này ảnh hưởng trực tiếp đến việc lên kế hoạch tồn kho an toàn (safety stock). Điển hình, trong giai đoạn đầu những năm 2020, ngành công nghiệp bán dẫn ghi nhận thời gian giao hàng tăng vọt từ khoảng 10 tuần lên 30 tuần, buộc nhiều doanh nghiệp phải tăng lượng tồn kho dự phòng để ứng phó. Nhìn chung, thời gian giao hàng phụ thuộc vào ngành hàng cụ thể và vị trí địa lý, trong đó Chỉ số thời gian giao hàng của chuỗi cung ứng (Supply Delivery Time Index) là một chỉ báo tham khảo hữu ích.

Thời gian xử lý đơn hàng (PO Cycle Time)

Là chỉ số phản ánh tổng thời gian từ khi yêu cầu đặt hàng được gửi đến khi nhà cung cấp xác nhận. Chỉ số này tập trung vào quy trình mua hàng thay vì quy trình vận chuyển.

Tỷ lệ giao đủ số lượng (Delivery in Full – DIF)

Là chỉ số đánh giá việc số lượng giao có khớp với đơn đặt hàng hay không, với công thức:

DIF = (Số lượng giao / Số lượng đặt hàng) × 100%

Tỷ lệ giao đúng hạn (Delivery on Time – DOT)

Là chỉ số đo lường tính đúng giờ, được tính theo:

DOT = (Số lần giao đúng hạn / Tổng số lần giao) × 100%

Trong thực tế, một tỷ lệ DoT trên 90% thường được xem là tiêu chuẩn cao trong ngành. Tỷ lệ trễ hạn (Delay Rate) được xác định bằng cách lấy 100% trừ đi tỷ lệ DoT.

Tỷ lệ giao hàng đủ và đúng hạn (Delivery in Full on Time – DIFOT)

Còn gọi là độ chính xác đơn hàng (PO accuracy) hoặc tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (Perfect Order Rate). Chỉ số này tích hợp cả yếu tố đúng thời gian và đúng số lượng, đồng thời đảm bảo hàng hoá phù hợp và không có sự cố trong quá trình giao nhận:

DIFOT = (Số đơn hàng hoàn tất chính xác / Tổng số đơn hàng) × 100%

Cần lưu ý rằng cách hiểu về “đúng hạn” có thể khác nhau giữa các bên trong chuỗi cung ứng (ví dụ: giao hàng trong một khoảng thời gian xác định hoặc chậm nhất đến thời điểm nào hàng được giao). Do đó, doanh nghiệp nên xác định rõ khung thời gian hợp lệ trước khi đánh giá.

KẾT LUẬN

Việc áp dụng các chỉ số hiệu quả trong đánh giá nhà cung cấp không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và chất lượng, mà còn tạo nền tảng cho các quyết định chiến lược về tồn kho, mua hàng và quản trị rủi ro. Từ tỷ lệ lỗi đến thời gian giao hàng trung bình, mỗi chỉ số đều cung cấp một khía cạnh quan trọng của hiệu quả chuỗi cung ứng. Khi được triển khai một cách nhất quán và có hệ thống, những chỉ số này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hoạt động bền vững, nâng cao vị thế cạnh tranh và cải thiện toàn diện hiệu quả vận hành trong dài hạn.