2 công cụ so sánh báo giá trong mua hàng

2 công cụ so sánh báo giá trong mua hàng

Tác giả: Purchasing Vietnam

Ngày đăng: 29/04/2025

Trong quản trị mua hàng hiện đại, việc lựa chọn nhà cung cấp không chỉ dừng lại ở việc so sánh đơn giá hay điều khoản thanh toán, mà còn đòi hỏi cái nhìn toàn diện về chi phí trong suốt vòng đời sản phẩm. Việc này ngoài những kinh nghiệm cá nhân, nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng công cụ so sánh báo giá trong hoạt động mua hàng của mình.

RFQ Comparison Matrix và Total Cost of Ownership (TCO) có thể xem là hai công cụ quan trọng. Mỗi công cụ phục vụ những mục tiêu khác nhau trong quá trình ra quyết định mua sắm chiến lược và vận hành.

Phân biệt RFQ Comparison Matrix và Total Cost of Ownership (TCO)

Bảng tổng hợp dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ điểm tương đồng, khác biệt và ứng dụng phù hợp của từng công cụ:

Tiêu chí RFQ Comparison Matrix Total Cost of Ownership (TCO)
Mục đích chính So sánh nhanh các báo giá và điều khoản thương mại giữa các nhà cung cấp tại thời điểm chào giá để chọn nhà cung cấp cho một gói mua cụ thể. Đánh giá toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong suốt vòng đời của sản phẩm, dịch vụ hoặc tài sản để ra quyết định mua dài hạn.
Thời điểm áp dụng Trước khi ký hợp đồng/đặt PO – giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp. Trước khi ký hợp đồng (giúp lựa chọn) và sau khi mua (giúp kiểm soát, cải tiến).
Phạm vi chi phí – Chỉ xem xét đến một số chi phí:
1. Giá mua ban đầu: Đơn giá (unit price)
2. Chi phí mua hàng: vận chuyển, quản lý, thuế (nếu nhà cung cấp đưa vào báo giá)
3. Chi phí sử dụng: Thường không (chỉ đưa vào nếu các bên thống nhất báo giá bao gồm bảo dưỡng, sửa chữa)
4. Chi phí kết thúc vòng đời: Không xem xét
– Còn xem xét đến các điều khoản thương mại khác: Thời gian giao hàng, bảo hành, thanh toán,…		 – Bao gồm tất cả chi phí:
1. Giá mua ban đầu
2. Chi phí mua hàng (tìm kiếm, quản lý, vận chuyển, thuế)
3. Chi phí sử dụng (vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, đào tạo, chi phí cơ hội,…)
4. Chi phí kết thúc vòng đời (thu hồi, xử lý, thanh lý,…)
Dữ liệu cần thiết Báo giá tính do nhà cung cấp cung cấp, các điều khoản thương mại. Dữ liệu nội bộ (A/P, vận hành, bảo trì, tài chính, khảo sát hiện trường…) và bên thứ ba (báo giá + khảo sát thị trường)
Phương pháp đánh giá – Quy đổi giá và điều khoản thành điểm (score) trên thang 1–10
– Nhân với trọng số và cộng tổng để xếp hạng		 – Xác định và lượng hóa từng yếu tố chi phí theo thời gian
– Quy đổi về giá trị hiện tại (PV) dựa trên cost of capital
– Cộng tổng PV để ra TCO
Trọng số (Weight) Do mua hàng quy định, thường ưu tiên giá và lead time Có thể gán trọng số cho từng nhóm chi phí theo chiến lược tài chính và chuỗi cung ứng
Kết quả đầu ra Bảng xếp hạng nhà cung cấp theo “Weighted Score” để chọn nhà cung cấp cho đơn hàng cụ thể. Một con số TCO (hoặc biểu đồ) thể hiện tổng chi phí sở hữu, giúp so sánh các phương án đầu tư/mua sắm dài hạn.
Vai trò chiến lược Hỗ trợ ra quyết định “ngắn hạn” cho từng đơn hàng, đảm bảo minh bạch và công bằng. Hỗ trợ ra quyết định “dài hạn”, tối ưu hóa chi phí vận hành, bảo trì và giảm rủi ro tài chính.

Hình ảnh minh họa. Nên lựa chọn dùng công cụ thế nào cho hiệu quả trong việc so sánh báo giá mua hàng?

Khi nào dùng công cụ nào?

Thực tế, chúng ta sẽ gặp nhiều trường hợp khác nhau cần phải so sánh báo giá nhà cung cấp trong công việc mua hàng của mình. Mỗi trường hợp đó cũng sẽ có những điểm khác biệt. Vậy câu hỏi đặt ra là ta nên áp dụng linh hoạt hai công cụ kể trên thế nào?

    • Dùng RFQ Comparison Matrix khi:
      • Cần so sánh giá và điều khoản ngay lập tức cho một hợp đồng/đơn hàng cụ thể.
      • Khi mục tiêu là lấy giá tốt, điều khoản tốt nhất cho gói mua hiện tại.
      • Muốn đảm bảo ít nhất 3–5 báo giá minh bạch, tạo cơ sở đàm phán nhanh chóng.
    • Dùng TCO khi:
      • Sản phẩm/dịch vụ/tài sản có vòng đời dài, chi phí vận hành và bảo trì chiếm tỷ trọng lớn.
      • Cần ra quyết định đầu tư chiến lược, cân nhắc rủi ro và giá trị hiện tại của dòng tiền.
      • Muốn đánh giá, so sánh không chỉ khi lựa chọn nhà cung cấp mà còn khi đánh giá hiệu quả và tối ưu chu trình mua sắm.

KẾT LUẬN

  • RFQ Comparison Matrix tập trung vào giá và điều khoản để lựa chọn nhà cung cấp cho nhu cầu ngắn hạn.
  • TCO mở rộng phạm vi ra toàn bộ chi phí vòng đời, hỗ trợ cả lựa chọn và quản lý dài hạn.

Hai công cụ không thay thế mà bổ trợ cho nhau: Sử dụng RFQ để chọn nhà cung cấp phù hợp ngay lập tức, sau đó áp dụng TCO để xác nhận chiến lược dài hạn và tối ưu hóa chi phí tổng thể.

Bạn đã có thể tự tin hơn về việc so sánh báo giá mua hàng chưa? Hãy để lại ý kiến để Purchasing Work VN biết nhé!

(Đọc thêm về một số phương pháp đánh giá nhà cung cấp hiệu quả tại link)

TỔNG KẾT:

Tôi làm tốt việc của tôi, bạn làm tốt việc của bạn, chúng ta có thể học hỏi thêm từ nhau

Liên hệ ngay
Chuyên gia đầu ngành

Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Hãy liên hệ để được tư vấn miễn phí.





    Một số
    bài viết liên quan

    Cập nhật liên tục, thông tin chính xác. Đừng bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào!

    Tổng chi phí sở hữu – Total Cost of Ownership (TCO) Analysis

    Chuyên gia:

    So sánh báo giá nhà cung cấp bằng ma trận?

    Chuyên gia:

    Purchasing Work VN

    5W1H về Yêu cầu báo giá (RFQ) trong mua hàng

    Chuyên gia: