Nhóm chính sách liên quan đến vận hành hoạt động mua hàng

Bài viết này nằm trong loạt nội dung thảo luận về việc xây dựng chính sách mua hàng trong doanh nghiệp.

Nhóm chính sách rộng nhất trong các nhóm chính sách mua hàng, đưa ra định hướng cho các vấn đề vận hành mà doanh nghiệp phải thực hiện trong công việc hằng ngày.

Xử lý chất thải nguy hại của quá trình sản xuất

Nhân sự mua hàng phải đóng vai trò tích cực trong việc kiểm soát chất thải nguy hại. Nhiều quy định và chính sách mới đã được ban hành để hướng dẫn cách xử lý đúng cách các chất thải độc hại và nguy hiểm, nhấn mạnh yêu cầu doanh nghiệp phải có kế hoạch rõ ràng và chiến lược với các sáng kiến về môi trường.

Một xu hướng quan trọng khác là yêu cầu các doanh nghiệp phải đạt chứng nhận ISO 14000 để có thể tham gia giao dịch kinh doanh toàn cầu. Chứng nhận này yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập hệ thống quản lý môi trường (EMS) để xử lý các vấn đề môi trường. Một EMS yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các bước sau:

• • Xây dựng chính sách môi trường.
  • Đặt ra các mục tiêu và chỉ tiêu phù hợp.
  • Thiết kế và triển khai chương trình nhằm đạt được các mục tiêu đó.
  • Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chương trình này.
  • Theo dõi và đánh giá hiệu quả tổng thể của các hoạt động quản lý môi trường trong doanh nghiệp.

Tham gia triển khai EMS là trách nhiệm then chốt của Bộ phận mua hàng, vì việc ký kết hợp đồng dịch vụ xử lý chất thải thường thuộc phạm vi của Mua hàng. Đối với những doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hoặc sản xuất tạo ra các chất thải nguy hại, pháp luật yêu cầu phải có một chính sách mô tả chi tiết các phương án xử lý chất thải nguy hại. Không có chính sách như vậy có thể bị coi là vi phạm pháp luật.

Chính sách này xác định trách nhiệm của Bộ phận mua hàng trong việc chỉ được lựa chọn các nhà thầu/nhà cung cấp tuân thủ pháp luật. Trước khi ký hợp đồng với nhà thầu/nhà cung cấp để vận chuyển và xử lý chất thải nguy hại, chính sách mô tả yêu cầu nhà thầu cung cấp:

• • Bằng chứng về giấy phép và giấy chứng nhận hợp lệ.
  • Danh mục các loại dịch vụ xử lý mà nhà thầu được cấp phép.
  • Bằng chứng về các biện pháp phòng ngừa tai nạn, cùng với kế hoạch dự phòng trong trường hợp có sự cố tràn/rò rỉ chất thải nguy hại.
  • Mô tả quy trình cụ thể kiểm soát chất thải nguy hại sau khi rời khỏi cơ sở của người mua.
  • Bằng chứng về bảo hiểm trách nhiệm đầy đủ từ phía nhà thầu.
  • Bằng chứng cho thấy nhà thầu sử dụng các bãi xử lý chất thải được chứng nhận hợp pháp.

Việc lựa chọn một nhà thầu xử lý chất thải nguy hại đủ điều kiện là yếu tố sống còn. Ở quy mô lớn hơn, điều này đòi hỏi một chính sách môi trường rõ ràng và nhất quán. Áp lực ngày càng gia tăng từ chính phủ và công chúng về các vấn đề môi trường đang thúc đẩy yêu cầu này.

Trách nhiệm của nhà cung cấp đối với nguyên vật liệu không đạt yêu cầu

Chính sách này xác định trách nhiệm của nhà cung cấp đối với các lô hàng nguyên vật liệu không đạt yêu cầu hoặc các hành vi không hoàn thành nghĩa vụ khác. Chính sách thường quy định rõ các loại chi phí truy thu (charge-back) mà nhà cung cấp phải chịu trong trường hợp không thực hiện đúng cam kết. Các chi phí này có thể bao gồm:

• • Chi phí sửa chữa nguyên vật liệu.
  • Chi phí đóng gói lại để trả hàng.
  • Chi phí xử lý vật liệu bổ sung.
  • Chi phí vận chuyển trả hàng.
  • Chi phí do sản xuất bị mất hoặc chậm trễ.

Trong các môi trường sản xuất Just-in-Time (JIT), người mua thường rất nghiêm ngặt về các khoản phí áp dụng cho sự cố nguyên vật liệu do nhà cung cấp gây ra. Một lô hàng lỗi trong môi trường JIT có thể khiến toàn bộ dây chuyền sản xuất phải dừng lại, trong một số trường hợp có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Chính sách về nguyên vật liệu không đạt yêu cầu cũng xác định quyền hạn của Bộ phận mua hàng trong việc thương lượng và giải quyết các khiếu nại đối với nhà cung cấp. Điều này yêu cầu Mua hàng phải xem xét cẩn thận từng trường hợp để đưa ra phương án xử lý công bằng. Chính sách này giúp bảo vệ người mua trong các tình huống phát sinh lỗi từ phía nhà cung cấp, nhưng phải được quy định rõ trong hợp đồng thì mới có hiệu lực pháp lý.

Đánh giá hàng hóa, dịch vụ đã mua

Chính sách này thể hiện quan điểm của Ban điều hành về việc đánh giá định kỳ các mặt hàng đã mua. Việc đánh giá này yêu cầu doanh nghiệp xem xét lại các mặt hàng hoặc dịch vụ được mua để xác định liệu các nhà cung cấp hiện tại còn giữ được vị thế dẫn đầu trên thị trường hay không. Việc đánh giá có thể bao gồm so sánh về chi phí, chất lượng, thời gian giao hàng và công nghệ.

Đối với các mặt hàng mua thông qua hình thức đấu thầu cạnh tranh, so sánh hàng hóa thường có nghĩa là yêu cầu báo giá mới từ các nhà cung cấp đủ điều kiện. Chính sách này thường nêu rõ tần suất mà Ban điều hành mong muốn có sự đánh giá cạnh tranh và quy trình chung để thực hiện. Đối với các hợp đồng mua hàng dài hạn, việc so sánh có thể thông qua Ma trận đánh giá hoặc so sánh Tổng chi phí sở hữu ̣(TCO) giữa các nhà cung cấp và với đối thủ cạnh tranh trong ngành.

Các chính sách vận hành khác

Nhiều chính sách vận hành khác cũng hướng dẫn hoạt động mua hàng. Một số ví dụ bao gồm các chính sách quy định:

• • Tuân thủ luật pháp và quy định của Việt Nam.
  • Hạn chế thẩm quyền của Bộ phận mua hàng trong một số hoạt động mua hàng nhất định.
  • Xử lý đúng cách tài sản không còn sử dụng.
  • Quyền hạn của Bộ phận mua hàng trong việc chấm dứt hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
  • Trách nhiệm của nhà cung cấp đối với chi phí vận chuyển nhanh.
  • Các thay đổi trong điều khoản hợp đồng theo yêu cầu của nhà cung cấp.
  • Việc sử dụng nhãn hiệu hoặc logo của doanh nghiệp bởi nhà cung cấp và ngược lại.

Tất cả các chính sách vừa nêu đều có điểm chung: làm rõ lập trường của Ban điều hành về một vấn đề nhất định đồng thời cung cấp hướng dẫn cho các nhân sự chịu trách nhiệm thực thi chính sách. Kết quả mong muốn là tạo ra hành động nhất quán từ nhân sự ở các địa điểm hoặc cấp độ tổ chức khác nhau.

Một bộ chính sách cơ bản nêu rõ quan điểm của Ban điều hành về nhiều chủ đề khác nhau nên luôn sẵn sàng và được phổ biến rộng rãi trong tổ chức. Tất cả các chính sách cần được xem xét và cập nhật định kỳ. Việc đăng tải chính sách lên mạng nội bộ của doanh nghiệp giúp nhân viên dễ dàng truy cập.