Nhóm chính sách xác lập vai trò của Bộ phận mua hàng

Nhóm chính sách này thiết lập vai trò Bộ phận mua hàng, mô tả các mục tiêu định hướng hoạt động mua hàng và xác định trách nhiệm của các cấp mua hàng khác nhau. Đây thường là những tuyên bố chính sách mang tính tổng quát, từ đó phát triển các chính sách cụ thể hơn.

(Bài viết này nằm trong loạt nội dung thảo luận về việc xây dựng chính sách mua hàng trong doanh nghiệp.)

Phạm vi quyền hạn của Bộ phận mua hàng

Nhân sự mua hàng ở tất cả các cấp cần nhận thức rõ về quyền hạn của bộ phận mua hàng khi đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp để tiến hành giao dịch kinh doanh. Do đó, quyền hạn của Bộ phận mua hàng thường do Ban điều hành (executive committee) phê duyệt và ban hành.

Chính sách được ban hành này làm rõ các nội dung sau:

• • Phạm vi quyền hạn tổng thể của Bộ phận mua hàng, được ủy quyền bởi Ban điều hành, mô tả chức năng và những giới hạn của Bộ phận mua hàng
  • Quyền hạn của Bộ phận mua hàng trong việc ủy quyền hoặc phân công một số nhiệm vụ cho các phòng ban hoặc bộ phận khác trong doanh nghiệp
  • Phạm vi mà Mua hàng có thẩm quyền quyết định hoặc không. Ví dụ: có thể không chịu trách nhiệm mua các tài sản như bất động sản, bảo hiểm y tế, hoặc những lĩnh vực mà Bộ phận mua hàng không có chuyên môn trực tiếp. Tuy nhiên, hiện nay Bộ phận mua hàng ngày càng tham gia nhiều hơn vào các khoản chi tiêu gián tiếp (indirect spend)

Việc quy định rõ ràng quyền hạn sẽ giúp đảm bảo sự tuân thủ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với chính sách mua hàng.

Mục tiêu của hoạt động mua hàng

Bộ phận mua hàng thường có thẩm quyền cuối cùng đối với các khía cạnh nhất định. Điều này được nêu trong chính sách mô tả các mục tiêu hoặc nguyên tắc chung hướng dẫn hoạt động mua hàng.

Các mục tiêu hoặc nguyên tắc mua hàng của doanh nghiệp có thể là:

• • Chọn nhà cung cấp phù hợp các yêu cầu mua hàng và đạt hiệu quả mong đợi
  • Mua nguyên vật liệu và dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng
  • Khuyến khích quan hệ tốt với nhà cung cấp, thúc đẩy sự đóng góp từ họ
  • Đối xử công bằng và có trách nhiệm với tất cả các nhà cung cấp
  • Hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác trong doanh nghiệp
  • Tạo giá trị cho cộng đồng thông qua hoạt động mua hàng
  • Hỗ trợ các mục tiêu và chính sách chung của doanh nghiệp
  • Phát triển chuyên môn, duy trì đội ngũ nhân sự có năng lực trong lĩnh vực mua hàng.

Mặc dù các mục tiêu hoặc nguyên tắc trên có vẻ mang tính khái quát, nhưng lại rất quan trọng vì thể hiện cam kết của Ban điều hành về sự chuyên nghiệp trong hoạt động mua hàng. Đồng thời, những nguyên tắc này là nền tảng để xây dựng các chính sách cụ thể hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động mua hàng.

Trách nhiệm của Bộ phận mua hàng cấp tập đoàn

Chính sách này mô tả mối quan hệ giữa Bộ phận mua hàng cấp tập đoàn với các Bộ phận mua hàng ở cấp nhỏ hơn như tại các chi nhánh hoặc nhà máy. Bộ phận mua hàng cấp tập đoàn thường đảm nhiệm vai trò hỗ trợ, chỉ đạo và điều phối tổng thể các nguồn lực trong hoạt động mua hàng, bao gồm các nhiệm vụ sau:

• • Thực thi chính sách từ Ban điều hành
  • Soạn thảo và ban hành các chính sách và quy trình mua hàng theo từng nhóm hàng (category) để hỗ trợ hoạt động mua hàng hiệu quả và nhất quán cho toàn hệ thống
  • Phối hợp xây dựng chiến lược giữa các Bộ phận mua hàng và phòng ban khác trong doanh nghiệp nhằm tận dụng sức mạnh mua hàng quy mô lớn
  • Đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng bằng cách xây dựng và theo dõi các chỉ số KPI
  • Hỗ trợ chuyên môn cho các Bộ phận mua hàng ở cấp nhỏ hơn. Ví dụ: phân tích dữ liệu, thông tin thị trường cung ứng, hoặc xây dựng trung tâm điều phối (“control tower”)
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác nhằm điều phối hiệu quả vai trò mua hàng trong toàn tổ chức.

KẾT LUẬN

Nhóm chính sách xác lập vai trò của Bộ phận mua hàng giúp doanh nghiệp:

• • Rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của Bộ phận mua hàng
  • Đảm bảo sự phối hợp giữa các cấp và các bộ phận trong doanh nghiệp
  • Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn hoạt động chuyên nghiệp
  • Là cơ sở để xây dựng và triển khai các chính sách cụ thể hỗ trợ hoạt động mua hàng hiệu quả hơn.

(Đọc thêm về vai trò của bộ phận mua hàng trên góc nhìn quốc tế tại đây)