Ứng dụng phần mềm ERP trong quản trị doanh nghiệp

Tại sao trong series các bài viết về mua hàng, ERP lại xuất hiện? Bạn đã từng nghe qua về nó chưa. Thực tế, với những người từng làm trong các chuỗi cung ứng sản xuất, ERP đã không còn lạ lẫm. Nó một cơ sở số nền tảng quan trọng. Đặc biệt, với quản lý mua hàng, mọi thao tác gắn liền với hệ thống này. Vậy ứng dụng của phần mềm ERP là gì? Nó có thực sự là công cụ toàn năng như chúng ta vẫn nghĩ? Hãy cùng PWV điểm qua những điều cơ bản nhất trước khi đi vào tìm hiểu chuyên sâu trong một bài viết khác nhé.

Hệ Thống ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Lập kế hoạch nguồn lực, quản trị tổng thể doanh nghiệp) là một công nghệ tiên tiến được thiết kế để tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Hệ thống này giúp kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp trên một nền tảng dữ liệu chung. Từ đó hiệu quả của nó đem lại sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

Đối với phòng mua hàng, ERP giống như một cuộc cách mạng. Thay vì phải quản lý hàng tá công việc thủ công với một đội ngũ lớn, giờ đây chỉ với một số nhân sự, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng một cách hiệu quả. Các hoạt động từ việc xử lý đơn hàng, kiểm tra tồn kho đến lập kế hoạch mua sắm đều được thực hiện trên hệ thống ERP, giúp giảm thiểu sai sót do con người và tăng cường tính minh bạch trong công việc.

Các Phân Hệ Của Hệ Thống ERP

Để giúp các phòng ban trong doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả trên cùng một nền tảng, hệ thống ERP được chia thành các phân hệ khác nhau. Mỗi phân hệ sẽ đảm nhận một phần công việc của từng bộ phận, giúp dễ dàng quản lý và giảm thiểu các rủi ro phát sinh.

Một số phân hệ cơ bản của hệ thống ERP bao gồm:

Finance (Phân hệ kế toán – tài chính)

Purchase Control (Phân hệ quản lý mua hàng)

Project Management (Phân hệ quản lý dự án)

Sales and Distribution (Phân hệ quản lý bán hàng, phân phối)

Production Planning and Control (Phân hệ lập kế hoạch & quản lý sản xuất)

Human Resource Management (Phân hệ quản lý nhân sự)

Stock Control (Phân hệ quản lý tồn kho)

Tax Reports (Phân hệ báo cáo thuế)

Management Reporting (Phân hệ báo cáo quản trị)

Ngoài ra, các phân hệ như quản lý kiểm tra chất lượng hay quản lý hồ sơ thiết bị cũng có thể được tích hợp vào hệ thống ERP tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Hình ảnh minh họa. Phần mềm ERP kết nối những nghiệp vụ của một doanh nghiệp trên một nền tảng chung

Ứng Dụng Phần Mềm ERP vào Quản Trị Doanh Nghiệp

Phần mềm ERP không chỉ giúp các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn mà còn hỗ trợ doanh nghiệp đạt được những lợi ích lớn trong việc quản lý và vận hành.

Tích hợp thông tin tài chính: ERP giúp kết nối thông tin tài chính giữa các phòng ban, giảm thiểu việc đối chiếu và bảo đảm dữ liệu chính xác.

Tích hợp các đơn hàng: Hệ thống ERP giúp quản lý từ đơn hàng, sản xuất, kho bãi đến phân phối một cách hiệu quả, giảm thiểu lỗi và tiết kiệm thời gian.

Giúp thấu hiểu khách hàng: Với công cụ CRM, ERP giúp theo dõi và phân tích hành vi khách hàng, từ đó đưa ra các chính sách phù hợp.

Chuẩn hóa việc mua sắm: Phần mềm ERP hỗ trợ quản lý mua sắm theo nhóm, giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích tối ưu khi đàm phán với nhà cung cấp.

Tiêu chuẩn hóa và tăng tốc sản xuất: ERP giúp chuẩn hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu sự đa dạng trong cách thức sản xuất, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí.

Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Với ERP, thông tin nhân sự được lưu trữ và cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và sắp xếp nhân sự hợp lý.

Những Lợi Ích Mà ERP Mang Lại

Việc triển khai hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích quan trọng, đặc biệt trong việc tối ưu hóa quy trình và quản lý dữ liệu.

Hiệu suất nội bộ: Hệ thống ERP giúp giảm thiểu thời gian hoàn thành các quy trình công việc, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của các bộ phận.

Quyết định tốt hơn: Việc chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận giúp việc ra quyết định trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Thông qua các báo cáo và phân tích dữ liệu, các bộ phận có thể đưa ra các quyết định chính xác, phù hợp với tình hình thực tế.

Tăng sự linh hoạt: ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi và thích ứng với các điều kiện mới, giảm bớt các cấu trúc cứng nhắc trong công việc.

Bảo mật nâng cao: Hệ thống ERP giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng trong doanh nghiệp bằng cách tập trung tất cả dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, dễ dàng quản lý và bảo vệ.

Hình ảnh minh họa. SAP là hệ thống ERP được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Ứng Dụng Phần Mềm ERP Vào Quản Lý Mua Hàng

Để nói sâu hơn về những gì ERP gắn với công việc của một nhân viên mua hàng, có lẽ cần cả một bài viết. Tuy nhiên, tôi sẽ điểm qua một vài điểm chính để bạn hiểu tầm quan trọng của nó thế nào.

Đảm bảo chính xác dữ liệu quy trình mua hàng

Quy trình mua khởi nguồn từ yêu cầu đặt hàng, sau đó đến việc lựa chọn nhà cung cấp, đơn hàng, hóa đơn nhập hàng, thanh toán cho hóa đơn. Ít nhất 3 phòng ban sẽ tham gia vào 1 dữ liệu này gồm bộ phận đặt hàng, bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán. Dữ liệu mua rất quan trọng, một sai sót cũng có thể gây thiệt hại trực tiếp cho doanh nghiệp. Điều này càng làm nổi bật vai trò của ERP, nơi mà thông tin là xuyên suốt, có tính tham chiếu lẫn nhau, hạn chế rủi ro sai sót. Nó cũng giúp thông tin luân chuyển nhanh chóng theo nguyên tắc Realtime.

Lưu trữ và Tra soát dữ liệu lịch sử

Mua hàng luôn cần sự tra soát. Bạn hãy nhớ rằng, dữ liệu của bạn luôn cần phải phản ánh chân thực và chính xác quá trình của bạn. Một hệ thống mua hàng tốt phải có một cơ sở dữ liệu đầy đủ và hợp lí. Bạn không thể mua 1 sản phẩm vào tháng 01 giá 5,000 VND nhưng tháng 10 giá 500,000 VND (trừ trường hợp đặc biệt). Đó là lí do bạn cần dữ liệu lịch sử và cũng cần quản lý, tổng hợp, tra soát nó. Ngoài mục đích đối chiếu, nó còn hỗ trợ cho bạn làm báo cáo, từ đó đưa ra những kế hoạch, định hướng cho tương lai.

Thống nhất về các biểu mẫu

Nếu mọi thứ được đồng bộ, nghĩa là nó có tính thống nhất cao. Bạn có một mẫu đơn hàng giống nhau cho tất cả các nhà cung cấp trong cùng một phân loại. Bạn có một mẫu lệnh thanh toán giống nhau cho tất cả các hóa đơn cùng loại… Điều này rất quan trọng, thứ mà xét theo phương diện thực hiện thủ công, sẽ chẳng bao giờ làm được.

Trên đây, tôi chỉ nêu ra 3 ứng dụng nổi bật ERP đem đến cho bộ phận mua. Bạn muốn làm một người quản lý mua hàng chuyên nghiệp, trước hết, bạn phải giỏi tận dụng tất cả từ ERP.

(Đọc thêm về ERP với bài viết của công ty tạo ra phần mềm phổ biến nhất hiện nay SAP)