Tìm hiểu về Incoterms trong hoạt động mua hàng

Incoterms trong hoạt động mua hàng? Trong mua hàng quốc tế, việc xác định rõ ràng các điều kiện giao hàng giữa người mua và người bán là cực kỳ quan trọng. Điều này không chỉ giúp tránh tranh chấp mà còn đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong các giao dịch xuyên biên giới. Incoterms (International Commercial Terms) – các điều kiện thương mại quốc tế – được thiết lập để giải quyết những điều đó.

Khái Niệm Về Incoterms

Incoterms là các điều khoản tiêu chuẩn được sử dụng trong hợp đồng mua bán quốc tế để xác định trách nhiệm của người bán và người mua trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất khẩu đến điểm nhập khẩu. Các điều khoản này xác định rõ ràng:

• • Người nào chịu chi phí vận chuyển và bảo hiểm.
  • Người nào chịu rủi ro trong suốt quá trình vận chuyển.
  • Khi nào quyền sở hữu hàng hóa chuyển từ người bán sang người mua.
  • Các thủ tục hải quan cần thiết.

Incoterms không phải là luật mà là một tập hợp các quy định chuẩn mà các bên trong giao dịch có thể tham khảo và lựa chọn để hợp đồng của mình trở nên rõ ràng hơn. Các điều kiện này không bao gồm các quy định về việc trả tiền thuế nhập khẩu hay thuế giá trị gia tăng (VAT), cũng như không điều chỉnh các vấn đề tài chính khác.

Các Nhóm Incoterms sử dụng trong mua hàng

Incoterms 2020 chia các điều kiện giao hàng thành 11 nhóm chính:

EXW (Ex Works): Người bán giao hàng cho người mua tại cơ sở của mình hoặc địa điểm chỉ định (ví dụ: nhà máy, kho bãi). Người mua sẽ chịu mọi chi phí và rủi ro từ điểm giao hàng đó cho đến đích đến cuối cùng.

FCA (Free Carrier): Người bán giao hàng cho người vận chuyển do người mua chỉ định tại một địa điểm đã thỏa thuận. Người bán sẽ chịu chi phí và rủi ro cho đến khi hàng hóa được giao cho người vận chuyển.

CPT (Carriage Paid To): Người bán trả chi phí vận chuyển cho đến điểm đích đã thỏa thuận. Tuy nhiên, rủi ro vẫn chuyển cho người mua khi hàng hóa được giao cho người vận chuyển.

FOB (Free on Board): Người bán giao hàng trên tàu do người mua chỉ định tại cảng xuất phát. Người bán chịu chi phí và rủi ro cho đến khi hàng hóa được chuyển lên tàu.

CFR (Cost and Freight): Người bán chịu chi phí vận chuyển cho đến cảng đích, nhưng rủi ro chuyển giao cho người mua khi hàng hóa được giao lên tàu.

CIF (Cost, Insurance and Freight): Người bán chịu chi phí vận chuyển và bảo hiểm cho đến khi hàng hóa đến cảng đích. Tuy nhiên, rủi ro vẫn chuyển giao cho người mua khi hàng được giao lên tàu.

DDP (Delivered Duty Paid): Người bán chịu toàn bộ chi phí và rủi ro, bao gồm cả thuế và thủ tục hải quan, cho đến khi hàng hóa được giao tại nơi người mua chỉ định.

CIP (Carriage and Insurance Paid To): Tương tự như CPT, nhưng người bán còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển.

DAP (Delivered at Place): Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro cho đến khi hàng hóa được giao tại địa điểm người mua chỉ định.

DPU (Delivered at Place Unloaded): Người bán chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa và dỡ hàng tại nơi người mua chỉ định. Đây là một thay đổi so với phiên bản trước (DAP), vì người bán cần chịu trách nhiệm dỡ hàng.

FAS (Free Alongside Ship): Người bán giao hàng tại bến cảng, bên cạnh tàu mà người mua chỉ định. Người bán chịu chi phí vận chuyển đến bến cảng, nhưng người mua sẽ chịu trách nhiệm từ đó trở đi.

FOB, CIF, EXW, DDP là các điều kiện Incoterms phổ biến nhất trong mua hàng ở Việt Nam. Với các công ty lớn, có sở hữu đội ngũ FWD toàn cầu và mạnh mẽ, họ thường áp dụng FOB, EXW để tối đa hóa chi phí vận chuyển. Ngược lại, dùng DDP hay CIF sẽ phù hợp với mua hàng tại các công ty nhỏ. Ngoài ra, do vận chuyển đường biển chiếm đa số trong vận tải hàng hóa quốc tế nên bạn sẽ cần hiểu rõ và chú ý nhất đến FOB và CIF.

Ứng Dụng Và Lợi Ích Của Incoterms

Incoterms đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch trong giao dịch quốc tế. Lợi ích của việc sử dụng Incoterms bao gồm:

• • Giảm thiểu tranh chấp: Các điều kiện rõ ràng giúp giảm thiểu sự mơ hồ trong hợp đồng, từ đó giảm bớt nguy cơ xảy ra tranh chấp giữa người mua và người bán.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Các điều khoản Incoterms giúp các bên dễ dàng xác định trách nhiệm của mình, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc xử lý hợp đồng.
  • Tính linh hoạt: Incoterms cho phép các bên linh hoạt trong việc chọn lựa các điều kiện giao hàng phù hợp với nhu cầu và tình hình cụ thể của mình.

Trong mua hàng quốc tế, Incoterms phát huy cả 3 công dụng trên một cách hiệu quả. Hai bên giao dịch đặt được sự thông hiểu nhất định dù không cần giải thích nhiều. Từ việc báo giá, lấy hàng tại xưởng, load hàng lên tàu, giao nhận tại cảng đi-cảng đến,… tất cả đều được gói gọn trong 3 chữ cái.

Áp Dụng Incoterms Vào Nghiệp Vụ Mua Hàng

Dưới đây Purchasing Work VN liệt kê một số hoạt động mua hàng quốc tế sử dụng Incoterms nhiều nhất

• • Xác nhận giá của nhà cung cấp: Thông qua thể hiện trên báo giá, đơn hàng, hợp đồng, giá được xác định dựa trên điều kiện Incoterms hai bên lựa chọn. Ở các điều kiện Incoterms khác nhau, giá mua của Nhà cung cấp có sự khác biệt, ví dụ giá EXW< giá FOB < giá CIF < giá DDP
  • Giao hàng của nhà cung cấp: Như bạn đã biết, mỗi Incoterm sẽ quy định trách nhiệm trong giao hàng của nhà cung cấp khác nhau. Bạn sẽ luôn quan tâm đầu tiên đến Incoterm trước khi check chứng từ nhập khẩu và tìm kiếm forwarder phù hợp theo đó.
  • Kiểm soát và lựa chọn forwarder: Thực tế, nhiều forwarder chỉ mạnh một mảng giao vận nào đó. Ví dụ có những forwarder sẽ offer giá rất rẻ cho cước vận tải biển nhưng lại cao hơn nên bạn yêu cầu Incoterm EXW. Việc khai thác forwarder theo Incoterms cũng là một điều bạn cần chú ý. Ngoài vận chuyển, khâu giao nhận còn bao gồm cả thủ tục hải quan, bảo hiểm, bốc xếp dỡ hàng,… Bạn đừng bỏ quên nhé

Kết Luận

Dù các quốc gia khác biệt về ngôn ngữ, tập quán nhưng trong thế giới mở, Incoterms xóa nhòa khoảng cách đó. Trong mua hàng quốc tế, Incoterms là nền tảng mà ai cũng cần biết. Tuy nhiên, với những nhà cung cấp mới, Purchasing Work VN khuyên bạn hãy xác định với họ về mức độ hiểu Incoterms họ đang sử dụng để chắc chắn hai bên đã suy nghĩ giống nhau nhé!

(Đọc thêm chi tiết về Incoterms tại link tham khảo sau)