Hướng dẫn tạo lập mẫu hợp đồng mua hàng

Hợp đồng mua hàng là giấy tờ căn bản cần thiết trong nghiệp vụ mua nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có. Một mẫu hợp đồng mua hàng đầy đủ và rõ ràng tạo ra khuôn khổ công bằng, trong đó bên bán cam kết giao đúng hàng hóa, đúng chất lượng, còn bên mua cam kết thanh toán đúng cam kết.

Purchasing Work VN hiểu khó khăn của doanh nghiệp trong biên soạn hợp đồng, vì vậy chúng tôi hi vọng những chú ý sau đây sẽ giúp bạn tạo lập được mẫu hợp đồng mua hàng phù hợp nhất cho mình

Các bước chuẩn bị soạn thảo mẫu hợp đồng mua hàng

1. 1. Xác định nhu cầu và yêu cầu kỹ thuật: Đầu tiên, người mua cần xác định chính xác nhu cầu (sản phẩm/dịch vụ, số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật) và nguồn ngân sách. Ví dụ, khi cần mua máy in, hãy ghi rõ loại máy, tốc độ in, khổ giấy, các yêu cầu đặc biệt (như in màu hay in mạng nội bộ). Điều này giúp viết hợp đồng cụ thể và tránh sai sót.
   2. Khảo sát thị trường và chọn lọc nhà cung cấp: Tìm hiểu thông tin và yêu cầu báo giá từ nhiều nhà cung cấp tiềm năng. So sánh giá, chất lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán của mỗi bên để chọn ra đối tác phù hợp. Ở bước này, hãy yêu cầu nhà cung cấp cung cấp tài liệu chứng nhận (như COC, C/Q nếu cần) để đảm bảo họ đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng.
   3. Chuẩn bị hồ sơ và phê duyệt nội bộ: Lập dự toán, chuẩn bị đề xuất mua hàng, xin phê duyệt sơ bộ từ cấp quản lý hoặc phòng tài chính (căn cứ vào quy mô dự án). Việc này giúp đảm bảo kinh phí đã được thông qua trước khi soạn thảo hợp đồng chính thức. Ví dụ: Trong công ty, hợp đồng mua trên 100 triệu thường cần Giám đốc tài chính hoặc Ban Giám đốc phê duyệt trước khi đàm phán chính thức.
   4. Soạn thảo khung hợp đồng sơ bộ: Dựa trên mẫu hợp đồng chuẩn của công ty, soạn thảo khung hợp đồng với các điều khoản chung và các mục chính như thông tin hai bên, mô tả hàng hóa, giá cả, thanh toán, giao hàng, bảo hành,… Bản khung này thường là cơ sở để thảo luận với nhà cung cấp.
   5. Thương thảo và hoàn thiện: Gửi bản dự thảo cho nhà cung cấp và cùng đàm phán chi tiết các điều khoản. Chú ý nghe ý kiến từ phòng pháp chế hoặc cấp quản lý, sau đó chỉnh sửa hợp đồng cho phù hợp. Trong quá trình này, hai bên sẽ thống nhất các điều khoản về giá, tiến độ, trách nhiệm,… để cả hai đều rõ ràng trước khi ký kết.

Các yếu tố quan trọng khi soạn thảo mẫu hợp đồng mua hàng

• • Yêu cầu kỹ thuật và chất lượng: Hợp đồng phải mô tả chính xác hàng hóa/dịch vụ và tiêu chuẩn chất lượng. Ví dụ: nếu mua linh kiện điện tử, nên nêu rõ mã hàng, nguồn gốc và chứng chỉ kỹ thuật. Chất lượng không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là tiêu chuẩn nghiệm thu (tiêu chí chấp nhận khi nhận hàng).
  • Giá cả và thanh toán: Cần ghi rõ giá trên mỗi đơn vị, tổng giá trị hợp đồng, kèm theo điều kiện thanh toán (ví dụ thanh toán theo tiến độ, chuyển khoản hoặc L/C, thời hạn trả tiền sau khi giao hàng). Đề xuất phương án thanh toán cụ thể giúp tránh tranh cãi. Ví dụ: Đặt cọc 30% khi ký hợp đồng, thanh toán 70% còn lại sau khi bên mua nhận đủ hàng và nghiệm thu đạt yêu cầu.
  • Thời gian và điều kiện giao hàng: Đảm bảo hợp đồng quy định rõ thời hạn giao hàng (ngày tháng hoặc số tuần kể từ khi ký hợp đồng), địa điểm giao hàng và phương thức giao nhận (ví dụ giao tại kho công ty bên mua hoặc tận nơi). Cần ghi rõ trách nhiệm chịu phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa (nếu có). Ví dụ: “Bên bán giao hàng đến kho A, phí vận chuyển do bên bán chịu; thời gian giao không muộn hơn ngày…”.
  • Phương thức nghiệm thu và bàn giao: Thỏa thuận cách thức kiểm tra và tiếp nhận hàng. Ví dụ: bên mua có quyền kiểm tra hàng trong 5 ngày kể từ khi nhận; nếu sai sót, bên mua báo ngay và bên bán phải khắc phục. Điều này giúp tránh trường hợp sau giao hàng mới phát hiện chất lượng kém.
  • Bảo hành và hậu mãi: Xác định thời gian bảo hành (thông thường ít nhất 6-12 tháng với thiết bị, hoặc theo quy định nhà sản xuất), phạm vi bảo hành và dịch vụ hậu mãi. Ví dụ: “Bên bán bảo hành sửa chữa miễn phí trong 12 tháng kể từ ngày bàn giao, bảo hành tất cả các bộ phận trừ hao mòn do sử dụng bình thường”.
  • Phí phạt và bồi thường: Quy định rõ mức phạt nếu một bên vi phạm hợp đồng. Ví dụ: “Bên bán trễ giao hàng, bên bán phạt 0,05% giá trị hợp đồng/ngày trễ (tối đa 5%)”. Ngược lại, nếu bên mua chậm thanh toán, bên mua cũng có thể chịu lãi suất phạt. Khoản phạt giúp khuyến khích thực hiện đúng cam kết.
  • Trách nhiệm của các bên: Phân định rõ vai trò và nghĩa vụ của bên mua và bên bán (ví dụ bên mua cung cấp mặt bằng bốc xếp, bên bán chịu lắp đặt, hoặc bên mua có trách nhiệm thanh toán đúng hạn). Rành mạch trách nhiệm sẽ giảm thiểu tranh chấp.
  • Điều khoản bảo mật và quyền sở hữu trí tuệ (nếu có): Với các hợp đồng liên quan đến bản quyền, thiết kế hoặc thông tin nhạy cảm, nên thêm điều khoản bảo mật thông tin. Đảm bảo bên mua và bán không tiết lộ thông tin nội bộ cho bên thứ ba.
  • Bất khả kháng và giải quyết tranh chấp: Ghi rõ định nghĩa trường hợp bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh…), quy định thủ tục báo cáo và xử lý khi xảy ra sự kiện đó. Đồng thời nêu rõ phương thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, trọng tài hoặc tòa án). Ví dụ: “Hai bên sẽ thương lượng giải quyết; nếu không thành, đưa ra Trọng tài Thương mại Việt Nam tại Hà Nội”.

Quy trình phê duyệt và ký kết hợp đồng

• • Phê duyệt nội bộ: Sau khi hoàn thiện hợp đồng, trình lên cấp quản lý/phòng tài chính – kế toán để xin ý kiến và phê duyệt. Tuỳ theo quy định công ty, giá trị hợp đồng càng lớn thì cấp duyệt càng cao (Ví dụ: Dưới 100 triệu Giám đốc phòng có thể phê duyệt, trên 500 triệu cần Giám đốc điều hành). Hãy chuẩn bị các phụ lục kèm theo (bảng báo giá, biên bản đàm phán, đề xuất kinh phí) để quá trình duyệt diễn ra suôn sẻ.
  • Thẩm định pháp lý: Nếu hàng hóa phức tạp hoặc hợp đồng đa quốc gia, có thể đưa hợp đồng cho phòng pháp chế hoặc luật sư xem xét. Họ giúp rà soát các điều khoản pháp lý, đảm bảo hợp đồng tuân thủ Luật Thương mại và các quy định liên quan (ví dụ thuế xuất nhập khẩu, VAT).
  • Ký kết và đóng dấu: Khi được phê duyệt, hợp đồng sẽ được ký kết chính thức. Đảm bảo cả hai bên kí và đóng dấu (nếu có). Theo thông lệ, ký ít nhất 2 bản (1 bản bên mua giữ, 1 bản bên bán giữ) hoặc 3 bản (có thêm bản lưu hồ sơ). Sau khi ký, gửi bản sao hợp đồng đến các bộ phận liên quan (kế toán, kho vận, pháp chế) để họ biết và thực hiện theo.
  • Lưu trữ: Hợp đồng gốc cần được lưu giữ cẩn thận. Nhiều công ty số hóa hợp đồng để dễ tra cứu và theo dõi. Ngoài ra, thiết lập hệ thống nhắc nhở để giám sát tiến độ thực hiện và thời hạn bảo hành, thanh lý hợp đồng.

Lưu ý kinh nghiệm thực tiễn

• • Rà soát chi tiết: Luôn kiểm tra kỹ thông tin chính xác như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, đơn vị tiền tệ. Sai sót nhỏ như thiếu chữ trong mã số thuế hoặc sai tên sản phẩm có thể gây nhiều phiền toái sau này. Ví dụ: Có trường hợp hợp đồng chỉ ghi “thiết bị điện tử”, quá chung chung khiến bên bán giao mẫu không đúng và không thể phạt vì hợp đồng không rõ ràng.
  • Ngôn ngữ rõ ràng, tránh mơ hồ: Sử dụng từ ngữ đơn giản, cụ thể, tránh các thuật ngữ dễ gây hiểu lầm. Nếu có số lượng hoặc thời hạn, ghi số rõ ràng và đơn vị (ví dụ: “90 (chín mươi) ngày” để tránh tranh cãi về cách tính thời gian). Với hợp đồng quốc tế, nên soạn song ngữ hoặc nêu rõ ngôn ngữ chính sẽ áp dụng khi có tranh chấp.
  • Gắn liền với thực tế dự án: Hãy nhắc lại các thỏa thuận đã đồng ý trong quá trình đàm phán. Đôi khi, thỏa thuận miệng về “cập nhật phần mềm miễn phí trong 6 tháng” sẽ bị quên nếu không ghi vào hợp đồng. Kinh nghiệm cho thấy, hợp đồng chỉ nên chứa các điều khoản chính yếu; những cam kết nhỏ khác nên đính kèm phụ lục rõ ràng để cả hai bên không hiểu lầm.
  • Phù hợp với quy định hiện hành: Cập nhật quy định pháp luật mới (ví dụ: mức thuế VAT hiện tại 8% hay 10%, quy định chuyển giao rủi ro mới) để hợp đồng không bị lỗi thời. Trong thực tế, có hợp đồng tại công ty chậm ghi lại mức phí mới dẫn đến tranh cãi khi thanh toán. Luôn xác nhận phiên bản mẫu hợp đồng bạn đang dùng là mới nhất.
  • Luôn học hỏi và cải tiến: Sau mỗi hợp đồng, hãy tổng kết lại kinh nghiệm: điều khoản nào hiệu quả, điều gì gây ra tranh cãi, thời gian thực hiện có thực tế không. Việc này giúp cải tiến mẫu hợp đồng chuẩn và quy trình mua hàng ngày càng hoàn thiện hơn.

Kết luận

Hợp đồng mua hàng là cơ sở pháp lý quan trọng trong hoạt động mua hàng. Để soạn thảo mẫu hợp đồng hiệu quả, người làm công tác mua hàng cần chuẩn bị kỹ từ yêu cầu ban đầu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và bàn bạc thỏa đáng các điều khoản. Thực tế, khi ý thức trách nhiệm pháp lí ngày càng tăng cao, bạn có thể bị kiện bất kỳ lúc nào. Hãy để tâm nhé!

(Đọc thêm một mẫu hợp đồng mua hàng theo chuẩn quốc tế tại đây)